同窓会の幹事が上手な人ってどんな人？

同窓会を行ううえで幹事の存在は必須。幹事により同窓会の会場、会費、日時などが決められます。つまり、同窓会に参加してよかったと参加者に満足してもらえることは、イコールして「幹事が上手な人が開催した同窓会」だといえます。幹事が上手、幹事を任せてよかったと思われるために大切なポイントを3つ紹介しましょう。

会場選びのセンスがいい

同窓会は会場があるからこそ開催できるものです。また、会費のほとんどを占めるのが会場費とその飲食費。つまり、参加者の満足度は会場によって大きく左右されるといっても過言ではありません。そこで、参加者が満足する会場を選ぶために重要なポイントをいくつか紹介します。

■行きやすい、立地のよい会場

同窓会への参加は強制ではありません。そのため、アクセスが悪く、行くだけでも時間がかかる会場にわざわざ行く気持ちにはなれないというものではないでしょうか。幹事の上手な人は、地元であったり交通の便がよかったりする会場を探します。話題のホテルなど、つい行きたくなってしまう会場をチョイスすることもあるそうです。

■料理とドリンク選びのセンスがよい

人の好みはそれぞれ。たとえばバイキング形式を選択するなどで、参加者全員が食事を楽しめる内容にすることも大切です。アルコールが得意でない人のために、アルコール以外のドリンクメニューが豊富であることも忘れてはいけません。季節や地元を感じる料理が提供される会場を選ぶこともおすすめです。

司会進行がうまい人

受付や締めなど、スムーズに対応できるほど、参加者の満足度は高まることでしょう。慌ただしく始まり終わってしまっては、盛り上がりにもかけてしまいます。全員をまとめあげられるよう、司会進行のフォローができるよう、男女ペアで司会を行うこともおすすめです。

気遣いができる人

いくら同窓会であっても、幹事は参加者を楽しませる、満足させる心配りが必要です。幹事の細やかな気遣いは、「同窓会の満足度」に直結するともいえるでしょう。続いて、意識して行いたいポイントを3つ紹介します。

■すべての参加者が楽しめる工夫をする

参加者は同じ会費を支払うものです。同じ出費の中、提供された料理がアレルギーで食べられない場合、その参加者に満足してもらえるでしょうか。

すべての参加者が平等に楽しめるような配慮をする必要があります。たとえば、案内状でアレルギーを確認するのもおすすめです。会場側に相談して、アレルギーの人も楽しめるような料理が提供できるとよいですね。アルコールが飲めない人のために、ノンアルコールドリンクメニューの準備をすることも同様です。

■参加者が悩む、困るようなことをさせない

同窓会のドレスコードや、子どもの同行が可能であるかなど、参加者が案内状を受け取った際に、疑問を抱かないようにすることも大切でしょう。あらかじめ参加者が考えることを想定し、その答えを明記しておく。また、何か相談したいことがある場合、連絡できるように幹事の連絡先を開示しておくなどもおすすめです。

■当日は会場に早く入っておく

参加者が会場にやってきて、幹事が不在であれば不安になってしまいます。トイレの場所などを把握しておけば、参加者への誘導もスムーズに行えるでしょう。また、早めに会場に入り、その日の段取りの確認などを済ませておくとスムーズな同窓会を行えるかもしれません。ただし、あまりにも早く会場を訪れてしまうと、お店側に迷惑をかける可能性も考えられるので注意が必要です。

まとめ

参加者からすれば、幹事はそれほど重要な役割には思えないかもしれません。しかし、会場選びや幹事の細やかな気遣いで、同窓会の満足度が大きく左右されることは間違いありません。紹介した3つのポイントを参考に、参加者が「参加してよかった」「幹事をしてもらえてよかった」と思ってもらえるような同窓会を開催してくださいね。

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