同窓会の開催が中止に！幹事代行のキャンセル料金の目安

同窓会の幹事を任せられると準備に手間がかかるのはもちろん、当日もやることがたくさんあり楽しむことができません。だからこそ幹事代行サービスを利用する人が増えており、需要を高めています。依頼したものの同窓会自体が開催中止になってしまった場合には、キャンセル料はどうなるのかは気になるポイントではないでしょうか。

一般的なキャンセル料の相場について

一口に幹事代行サービスといっても依頼先は豊富に存在していますが、一般的には申込契約が完了した後で同窓会の開催をキャンセルされたした場合には、キャンセル料が発生するケースが多いです。案内状を発送前と発送した後では、キャンセル料の金額に違いがある場合が多いので気を付けましょう。

基本料金だけではなく、案内状発送の費用や会場施設利用規定に基づいたキャンセル料も追加で支払わなくてはならないこともあるので、基本料金のみ支払えばよいというわけではないということも頭に置いておくべきです。

基本となる金額の何割支払う必要があるのかだけではなく、オプションとして追加している場合には、その金額分もキャンセル料に上乗せされることも珍しくありません。同窓会の日が近づくほど開催中止になったときの負担も大きくなっていくので、中止する可能性が発生した場合には悩まず、すぐに幹事同行サービス会社に連絡するようにしましょう。

プランや依頼先による違いもある

利用するプランやサービス内容だったり、会場の条件によりキャンセル時の料金には違いがあることも多いです。いつの段階から、キャンセル料がいくら程度必要になるのかは、各幹事代行サービス会社による違いがあるので、相談や打ち合わせの際に細かく確認しておくようにしましょう。

完全に中止にしてしまうのではなく、オンラインによる同窓会に変更という対応をしている幹事代行サービスもあるので事前に確認し、変更になる可能性があれば担当しているスタッフに相談することが大切です。

今の時代は大勢で集まることが難しいということが中止する理由の場合には、全面でサポートしてくれる幹事代行サービス会社が多いです。依頼する際には中止になることは考えていない場合が大半ですが、万が一の事態まで考えておき、中止になったときにはどんな対応をしてくれるのかで、依頼先を選ぶことも大切といえます。

注意しておくべきポイントについて

基本的にはキャンセルはするのではなく、できる限り同窓会を予定通り開催できるように手を尽くす必要があり、確実に開催できることがわかるまでは幹事代行サービスに依頼するべきではありません。しかしどうしても開催が困難になってしまった場合には、少しでも早くキャンセルの相談をすることが大切です。

案内状の発送前と後とではキャンセル料金に違いがあるため、少しでも早い時期の方がキャンセル料金の負担を軽減させることにつながる可能性が高いです。リスク補償があるプランが用意されている場合や、オプションとしてつけることができる代行会社も増えているのでチェックしてみましょう。

中止ではなく延期という方法を取る場合には、一旦は規定通りのキャンセル料を支払って、後から本当に延期で開催した場合には、総額から差し引いてもらえて実質キャンセル料は無料となるケースもあります。延期にできる可能性があるならば、それも視野に入れて考えるべきです。

同窓会の開催が中止になってしまったときの幹事代行サービスのキャンセル料は、依頼先によりさまざまです。事前にしっかり規定をチェックするべきですが、万が一中止の可能性が高くなってしまった場合には、早い段階で代行会社にも連絡しておく必要があります。

イメージ	1	2	3	4	5
会社名	同窓会.com	笑屋の同窓会	同窓会ネット	同窓会本舗	yes！同窓会
プライバシーマーク取得	◯	◯	◯	×	×
幹事マニュアルの提供	◯	×	×	×	×
特徴	・参加者に喜ばれる同窓会がモットー ・クルーズ同窓会対応 ・小規模～大規模な同窓会に対応	・当日ベビーシッター派遣可能 ・スポンサーシステムで割引可能 ・大規模な同窓会にしか対応していない	当日キャンセル保証10％まで対応	同窓会旅行プラン提供	・会費5,000円の激安プランあり ・会場ごとのプランの用意は無し
詳細リンク	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく