同窓会の幹事代行サービスを利用する方法について解説！

社会に出ると学生時代と違って友人と会う機会が減ってきます。ふと、学生時代の友人に会いたいと思う事もあるのではないでしょうか。同窓会を開いてみんなに会いたい、でも自分が幹事をするのは避けたい、そんな方におすすめするのが、同窓会の幹事代行サービスです。今回は同窓会のそんな悩みを解消する幹事代行サービスについて解説します。

同窓会の幹事代行業者に依頼できること

同窓会を開催するにはとてつもない労力と、時間がかかります。発起人を集めたら、名簿や案内状の作成、そしてお店の選定に参加人数の把握、料理の選定や当日のプランニングなどなど決めなければいけない事が山ほどあるようです。

これに加え、転居した方がいたらその方の所在確認、当日キャンセルが出たらその対応、当日の受付、司会など、やる事はつきません。考えれば考えるほどやらなければいけない事が出てしまいますが、実際、幹事代行に依頼する場合は一体どこまで対応をしてくれるのでしょうか？

■依頼できる事

依頼する幹事代行業者や、プラン内容によってかわってきますが、案内状の作成・発送、出欠者管理、転居者の不明者管理と再発送、会場手配、プログラム作成、看板設置、花束・手土産手配、当日には、受付準備や遅刻者への対応、スタッフの手配、写真撮影、司会進行、二次会手配と、同窓会に関わるほとんど事を依頼する事ができます。幹事代行業者にすべて頼んだ場合、依頼者も当日、参加者と同じように楽しむ事ができます。

■名簿の準備は必要？

名簿は必須になるので準備をしておいた方がいいでしょう。名簿を作成するのも大変ですが、名簿だけ作成できればあとはおまかせできるので頑張りましょう。

同窓会の幹事代行サービスを利用する方法

ほとんどの幹事代行業者では開催したい日の３～４カ月前に依頼する必要があります。幹事代行業者によっては、6カ月前から依頼が必要な場合もあるので、開催したい日に開催できない、なんて事がないように早めのうちから計画を立てましょう。依頼する内容が少ないのであれば短期間で行える場合もあるので、依頼内容と合う幹事代行業者を探しましょう。

■幹事代行業者に依頼する方法

幹事代行業者に依頼する場合、幹事代行業者のHPから依頼する事ができます。電話でも依頼する事ができるので自分に合った方法で依頼をしてください。また、何社か比較したい場合は資料請求ができる幹事代行業者もあるので一度確認してみるとよいでしょう。

■依頼後の流れ

幹事代行業者に依頼が終わると次は打ち合わせに入ります。打ち合わせの際に名簿が必要になるので準備をしておきましょう。打ち合わせの際に詳細を決めることになります。会場に指定がある場合もあるので、そこは幹事代行業者に確認するとよいでしょう。

打ち合わせは全部で2～3回程度の場合が多く、依頼者に過度な負担がいかないように考えられています。また、幹事代行業者によっては同窓会の専用サイトを作成してくれるところもあるので、上手に活用するとよいでしょう。

同窓会の幹事代行業者を選ぶ際に意識するべきポイント

幹事代行業者によって、または幹事代行業者のプランの内容によって、どこまで幹事代行を行ってくれるのかが異なります。そのため、自分にあった内容を選ぶことが重要になってきます。

また、幹事代行業者によって必要な準備期間が異なるため、しっかりと把握しておくとよいでしょう。費用に関しても、参加費のみで行えるのか、別途必要なのか確認しておくとよいでしょう。

まとめ

幹事代行業者に依頼することで同窓会での幹事の仕事を大幅に減らすことができます。幹事代行業者によってプラン内容や費用が異なるためしっかりと吟味した上で、自分に合った幹事代行業者を探しましょう。また、開催までに必要な期間も異なるため、早めのうちから検討しましょう。幹事代行を頼む事によって依頼人も当日存分に楽しむ事ができるので幹事が苦手な方におすすめです。

イメージ	1	2	3	4	5
会社名	同窓会.com	笑屋の同窓会	同窓会ネット	同窓会本舗	yes！同窓会
プライバシーマーク取得	◯	◯	◯	×	×
幹事マニュアルの提供	◯	×	×	×	×
特徴	・参加者に喜ばれる同窓会がモットー ・クルーズ同窓会対応 ・小規模～大規模な同窓会に対応	・当日ベビーシッター派遣可能 ・スポンサーシステムで割引可能 ・大規模な同窓会にしか対応していない	当日キャンセル保証10％まで対応	同窓会旅行プラン提供	・会費5,000円の激安プランあり ・会場ごとのプランの用意は無し
詳細リンク	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく