同窓会の幹事代行サービス利用前にチェックするべきポイントとは？

同窓会を開きたい！でも自分で幹事をするのは面倒だし、仕事が忙しくて準備や打ち合わせの時間がない…と同窓会の開催を諦めてしまったことはありませんか？そんな幹事の面倒を解消してくれる、幹事代行サービスがあることをご存知でしょうか。今回は同窓会の幹事代行サービスについて詳しくご紹介します。

同窓会の幹事代行サービスを活用するメリット・デメリット

幹事代行サービスを活用する最大のメリットは幹事の負担軽減です。幹事の仕事は想像以上に多く、会場の手配、案内状の送付、当日の受付、司会進行、会計、二次会の会場手配など事前準備から当日、同窓会が終わるまで休む暇もありません。これらの面倒な作業をほぼ一気に請け負ってくれるのが同窓会の幹事代行サービスです。仕事で忙しい幹事も、数回の打ち合わせのみで同窓会を開催することが可能です。

何よりも当日に幹事が動き回る必要がないため、幹事も参加者として同窓会をしっかり楽しむことができるのが利点となります。また、連絡先が不明な人にもSNSを駆使してコンタクトを取ってもらえたり、プロの司会進行、余興の手配により一層充実した同窓会を開いたりすることができます。

このようなよい面がある一方で、リスクやデメリットもあるようです。まず案内状作成の際には名簿の開示が必要となる点です。そのため、信頼できる代行業者を選ぶことが重要となります。個人情報の漏洩がないよう個人情報の取り扱いについては、契約の際にしっかり確認しましょう。

また代行サービスを利用することで同窓会の会費が高くなってしまうのも気になる点です。写真撮影や余興、ゲームなどオプションを付けることもできますが、本当に必要なサービスだけを任せ、不要なサービスは省くなど、できるだけ参加者の会費負担が大きくならないようにすることが大切です。

同窓会の幹事代行サービスの費用相場

同窓会の幹事代行サービスを利用するにあたり、気になるのが費用でしょう。基本的に費用は参加費×参加人数となっており、他に手数料はかかりません。費用には会場費用や飲食費用がすべて含まれており、当日ドタキャンがあった場合でも幹事の負担も一切ありません。

会場の規模、場所よって費用のランク分けがされている場合が多く、居酒屋で5,000～6,000円、レストランで6,000～8,000円、ホテルで8,000～1万円が相場となっています。収入の少ない若い年代の人たちが集まる場合はリーズナブルな居酒屋やレストラン。少し金銭的に余裕が出てくる40代、50代以上が集まる場合は格式高いホテルやクルーザーなど、集まる年齢層に見合った会場を探しも必要となるでしょう。

同窓会の幹事代行サービス利用前にチェックするべきポイント

さて、どこの幹事代行サービスを利用しようかと調べる際にはチェックするポイントがあります。

まず、サービスの対応地域の確認です。全国展開している会社もありますが、地域を限定している場合もあります。どんなに魅力的なサービス内容でも、開催予定地が該当地域でなければ利用できません。また、少人数での開催の場合は請け負えないという会社もあるので気をつけましょう。

次に個人情報の扱いがしっかりしているかどうか、費用は希望に合っているか、幹事が求めるサービスの取り扱いがあるか、この3点が重要です。個人情報についてはプライバシーマークを取得している会社を選ぶとより安全でしょう。費用は参加者の人数を左右するため、あまりに高いプランでは参加者が減ってしまう可能性もあります。年齢に見合った金額のプランがあるかどうかチェックしましょう。

また、サービス内容は会社によって異なるので、幹事が本当に必要とするサポートを受けられるかどうかに注目しながら代行業者を探してみましょう。

同窓会はなかなか会えない同級生たちに再会できる貴重な時間。幹事として参加する人もその貴重な時間をゆっくり楽しみたいものです。すべて代行業者に任せるのではなく、できることは自分たちでこなしながら、部分的に作業をお願いすることも可能です。大変な作業を幹事だけで背負い込まずにプロにお任せし、幹事も参加者も一緒に楽しめる同窓会を開いてみてはいかがでしょうか。

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