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同窓会の案内状を作成する際に意識するべきポイントとは?

公開日:2022/03/01  最終更新日:2022/03/30


同窓会は高頻度で行われるものではないといえます。そのため、同窓会の案内状を作成する際、戸惑う人も多いようです。とはいえ、円滑に同窓会を開催するためにも、抜けがあってはいけません。案内状を作成する際に意識するべきポイントを知り、不備のない案内状を作成しましょう。

同窓会の種類ごとの特徴

同窓会とはいえ、開催される規模や参加者はさまざまです。まずは開催しようとしている同窓会の規模を把握したうえで、案内状の作成に取りかかりましょう。

学年規模などの人数の多い同窓会

同年代の卒業生で開催するケースや、OB・OGも参加可能な学校規模で開催するケースが該当します。主催者は複数いることが多く、役割を分担して同窓会開催に向けて準備を進めるでしょう。

クラス単位で集まる同窓会

10人から30人といった、中規模の同窓会です。先生を招待するケースもあります。主催者が少ない人数で計画されることも多いでしょう。

同窓会の案内状を作成するときのポイント

同窓会の案内状がもつ役割は3つあります。1つは「同窓会についてのお知らせ」。同窓会の日時や場所、主催者を知らせるものが該当します。2つめは「同窓会に招待すること」。3つめは「同窓会への出欠の確認」です。これらの役割を果たす案内状を作成するためのポイントを解説します。

宛先リストを作成する

案内状を送り忘れることや、逝去者に案内状を送ることはあってはならないことです。そのため、同窓会名簿や母校への問い合わせなどで発送先リストを作成しましょう。

同窓会の詳細に関して簡潔にまとめる

同窓会の情報を詳しく、わかりやすく記載することで出席率を高める効果が期待できます。学校名や卒業年度、開催場所と日時の記載、問い合わせ先、出欠の申請方法などを忘れずに記載しましょう。

出席を確認できる形式を利用する

相手から返信をもらいやすくするため、返信はがきや往復はがきを利用することも大切です。この際、とくに往復はがきを利用する場合は、個人情報保護シールを用意するとよいでしょう。また、回答期日を記載することも忘れないようにします。

同窓会の案内状を出す際に注意するべきポイント

規模の大きさにかかわらず、同窓会の案内状を出す際に注意するべきポイントがあります。失礼なことをしないためにも、参加者に分かりやすい案内状を作成するためにも、紹介するポイントをしっかり確認しましょう。

案内状を発送する時期

案内状の発送は、開催日の3か月前を目安に行いましょう。遅くても2か月前には発送しておく必要があるといえます。参加者の予定調整だけでなく、会場の予約など主催者側の調整にも関わる大切なポイントです。

出席の回答期日

開催日の1か月前よりも、数日早めに設定しておくとよいでしょう。期日を過ぎても出席の回答がないことも考えられます。また、予約人数のキャンセルや変更が必要になるケースも。そのため、余裕をもった期日の設定が重要になるといえるでしょう。

戸惑いや不明点のないように作成する

同窓会の会場によっては服装に悩むことが考えられます。そのため、ドレスコードについて記載するとよいでしょう。また、子どもの参加が可能であるかどうか。もしくは、子どもの参加の有無を回答できるようにすることもおすすめします。主催者側としても、子どもの参加の有無を事前に知ることで、予約時の混乱を防ぐことができるでしょう。

メールやSNSを使用した案内状の送付が避ける

規模や開催頻度によっては、メールやSNSで案内状を送ることも少なくありません。しかし、規模が大きい場合や久しぶりに開催される同窓会であれば、はがきや手紙で案内状を作成するようにしましょう。住所が分からない場合、案内状を送るために住所を確認するような、メールやSNSの活用がスマートです。

先生を招く場合は別に案内状を作成する

先生宛の案内状は丁寧に作成するようにします。また、会費をいただくことが一般的です。事前に会費制を伝えておくことで、先生からの寸志の用意を避けることができます。一方で、先生の退職祝いを兼ねている場合は招待制にするのもよいでしょう。

まとめ

同窓会の案内状を作成するうえで大切なのは、時間に余裕をもった行動を行うこと。参加者の予定だけでなく、主催者側の予約や段取りにも直結するといえるからです。また、案内状に不備があれば、思わぬハプニングが発生する可能性も。あらかじめ注意するべきポイントを把握し、慎重に作成することで、同窓会を円滑に進めることができるといえるでしょう。

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