同窓会の幹事の具体的な仕事内容を確認！代行サービスを利用するべき？

同窓会の幹事と聞くと面倒、大変、できれば引き受けたくないもの…というイメージを持つ方が多いのではないでしょうか。幹事は同窓会の半年ほど前から準備を始め、当日まで本当にたくさんの仕事があります。実際、同窓会の幹事の仕事にはどんなものがあるのでしょうか。本記事では、同窓会幹事の仕事内容について解説します。

同窓会の幹事の具体的な仕事内容

同窓会の準備には大変時間がかります。半年前～遅くても4ヶ月ほど前から準備を始めることになるでしょう。具体的な仕事内容、流れは次のようになります。

■同窓会の計画を立てる

幹事の仕事は、同窓会準備は開催日時の決定、会場の手配から始まります。居酒屋、レストラン、ホテルなど開催規模に合った会場を探すようです。会場の手配できたら、案内状の発送です。出欠の返事がすべて集まり、人数が確定したら会場に報告します。準備の段階では何度も幹事だけで打ち合わせをし、料理のスタイル、余興の有無、記念品、会のスケジュールを決めていかなければなりません。

■同窓会のリハーサル

当日にいきなり司会進行をするのは難しいため、同窓会の1～2週間前を目途にリハーサルが必要となります。余興に使える音響機材や照明などのチェックもします。

■当日の受付、司会進行、会計

同窓会当日は受付での会費回収に始まり、二次会の出欠をとるようです。会が始まったら始まりや締めの挨拶、料理や飲み物の手配、余興やゲームの進行、記念撮影、など全体の進行を仕切る仕事がメインとなります。会がすべて終わったら会場費用の清算をし、二次会会場への誘導へと続きます。

このように半年の間に幹事が行う仕事はたくさんあるようです。仕事をしながらの準備、当日は開会前から閉会後まで作業に追われ、楽しむ時間もなくヘトヘトになってしまう人も多いでしょう。時間に余裕を持って準備にとりかかるのがおすすめです。

同窓会の幹事を行う上で意識するべきポイント

さて、幹事を引き受けることになったら参加者により満足してもらえる同窓会にするために、どのようなことを意識したらよいのでしょうか。ここでは3つの意識すべきポイントについて紹介します。

■幹事は複数人で行う

幹事は少人数ではなく、できるだけ複数人で行うとよいでしょう。開催する規模にもよりますが、男性メンバーと女性メンバーをそれぞれ2～3人ずつが理想的です。男性目線、女性目線での意見を取り入れることで視野が広がり、アイディアを出し合うことで男女ともに楽しめる会を企画できるでしょう。幹事の仕事も複数人で行うことによって一人一人の負担軽減につながります。

■参加者をできるだけたくさん集める

せっかく参加したのに会いたい人に会えなかった。思っていたより参加者が少なくて物足りなかったと言われてしまっては、幹事としてもがっかりでしょう。連絡が取れない人も誰か一人はつながっているものです。できるだけ多くの同級生に声をかけ、告知してもらうことが必要となります。同窓会前からこまめに連絡をとり、参加者を確保しましょう。また費用が高くて参加できない、ということがないよう、できるだけ会費を抑えることも大切です。

■当日のスケジュールは綿密に計画しておく

同窓会の流れを決めずに行ってしまうと、ただなんとなく歓談、会食をして解散、となってしまいがちです。やりたいことがあったのに時間がなくなってしまった、なんてことにもなりかねません。限られた時間の中でどれだけ充実した内容の同窓会にできるかどうかは、幹事の力量にかかっているのです。できるだけ細かなタイムスケジュールを組み、楽しめる内容にしましょう。

幹事は同窓会は参加してくれる同級生にいかに楽しんでもらえるかを考えることが大切です。仕事量を減らしたいからと手抜きをしてしまうと、一気につまらない同窓会になってしまうこともあります。客観的にどんな同窓会だったら参加したいか、どんな内容なら楽しい、面白いと思えるかを考えながら企画しましょう。

意外と大変な幹事の仕事は代行サービスに依頼するのがおすすめ

想像以上に大変な同窓会幹事の仕事ですが、ここで強力なサポーターとなってくれるのが幹事代行サービスです。同窓会開催までのすべての作業を請け負ってくれるこのサービス。

何よりも、幹事の仕事の負担を減らし、幹事にも同窓会を楽しむ時間が与えられます。自分たちでは連絡先がどうしてもわからなかった相手と連絡がついたり、プロのカメラマンによる写真や動画の撮影が行えたり、余興、パフォーマーの手配、プロの司会進行など、素人だけでは難しい部分もプロの手により容易に実現します。

会計についても人数分の費用の支払いのみで済むため、幹事が赤字にならないよう頭を悩ませる必要がありません。このように同窓会の代行サービスを使うメリットは大きく、今後サービスのさらなる普及により気軽に同窓会を開く機会が増えていくことでしょう。

同窓会幹事なんて自分には務まらないな…と思っていた方も幹事代行サービスを利用すればできそう！と思ったのではないでしょうか。事前準備だけは自分たちで、当日は楽しみたいから全部幹事代行サービスにお任せ、という形で利用することも可能です。幹事が大変だから同窓会は諦めるのではなく、大変だからこそプロに任せるという選択肢があるということを覚えておきましょう。

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