同窓会幹事代行サービスは同窓会以外にも利用できるのか？

同級生と久しぶりに集まり昔話に花を咲かせることができる同窓会。とはいえ、当日参加するだけならまだしも幹事として一から同窓会を企画・運営するのは大変なことです。そこで最近では同窓会幹事代行サービスを使う場合も増えています。今回はその同窓会幹事代行サービスがどのようなものなのか、詳しく解説します。

そもそも同窓会幹事代行サービスとは

数人で行う同窓会ならともかく、学年全体で行う大規模な同窓会は準備にたくさんの手間がかかるものです。まず同窓会があることをみんなに通知する必要があるうえ、そこから出席者を募り、人数に合った会場を探して予約し、提供する料理や同窓会全体のプログラムを決定して、場合によっては全員に配る記念品やお土産も手配しなければいけません。

また同窓会当日も受付や司会で人手がいるうえ、ドタキャンにも対応しなければならず、幹事をやっている人はずっとバタバタしていて同級生との再会を噛み締める余裕などないのが現実です。しかし同窓会幹事代行サービスを使えば、それらの面倒な準備をすべてプロが取り仕切ってくれます。

素人だと、どのような会場を選べばよいのかも分かりませんよね。また同窓会の形式も着席がよいのか、立食パーティーがよいのか、年代や人数によっても変わってくるため悩むところです。同窓会幹事代行サービスであれば、こちらの希望を伝えるだけで理想の同窓会をセッティングしてくれるので失敗がなく安心で、幹事もゆっくりと同窓会を楽しめます。

同窓会以外にも利用できる

ほとんどの同窓会幹事代行サービス会社では、同窓会だけではなく各種イベントにも対応可能です。たとえば大学の謝恩会や卒業記念パーティー、学生時代の部活のOB・OG会、恩師の退職記念パーティーなど、同窓会のように大勢が集まるイベントはたくさんありますよね。

幹事代行サービスを利用することで、「こんなことをやってみたいけど自分で企画するのは大変そうだし無理かな」「久しぶりに懐かしいメンバーで集まってみたいけど、イベントを企画するのは手間がかかるだろうし大変そう」と思っていたような会も実現できます。

面倒くさいことはすべて任せてしまえる！

同窓会幹事代行サービスでは「そんなこともやってくれるの？」とびっくりするようなサービスもあるのです。会社にもよりますが、たとえば以下のようなことを依頼できます。

当日のネームプレート作成

卒業して何年もたつと、誰でも多かれ少なかれ外見が変化しているものです。「久しぶり！」と声をかけられたけれど、相手が誰だか分からず気まずい思いをした経験がある人もいるのではないでしょうか。そんなとき、参加者がネームプレートをつけていたら顔と名前が一致してすぐに誰か思い出せますよね。

参加人数の予測

同窓会幹事代行サービス会社は同窓会運営のプロです。数多くの開催事例から、おおよその参加人数を予測することもできます。同窓会を開催したいけれど何人集まるか分からないという場合も安心して任せられるうえ、経験にもとづいて無駄のない企画をしてくれます。

二次会の手配

久しぶりに懐かしいメンバーで集まったとき、一次会だけでは話し足りず二次会まで開催されることは多々あるのです。多くの同窓会幹事代行サービス会社では、二次会の会場探しや予約まで請け負ってくれます。

写真撮影

同窓会幹事代行サービスを利用しない場合、当日のスタッフもすべて自分たちでやらなければいけません。写真撮影の係になってしまうとみんなの写真を撮るためにずっと席を回り続け、自分は写真にも写ることなく完全に裏方になってしまうということもありえます。同窓会幹事代行サービスを利用すれば、当日の写真撮影までプロが行ってくれるため安心です。

まとめ

手間と時間がかかる同窓会の幹事も、同窓会幹事代行サービスを依頼することで楽に進められます。幹事がスタッフになり楽しみきれない同窓会よりも、全員が等しく楽しめる同窓会になったほうがよいですよね。参加者にとっても、参加の返信がインターネットでできたり、プロが写真を撮ってくれたりとメリットが多いのも魅力です。

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