一番手間がかかる！同窓会の参加者集めをスムーズに進める方法

同窓会において、参加者を集めることは非常に重要なポイントです。参加者が集まらなければ、盛り上がりにかけるだけでなく赤字となってしまう可能性も考えられます。幹事として同窓会を開催するのであれば、参加人数が多く盛り上がる会にしたいものではないでしょうか。そこで、参加者集めをスムーズに進める方法を3つご紹介します。

数人で運営チームをつくるのがおすすめ

同窓会と一言でいっても、その規模はさまざまです。たとえ少人数であったとしても、幹事は複数名集めることをおすすめします。複数名による運営チームをつくることで、なぜ参加者集めがスムーズに進められるかを解説します。

■さまざまな意見を反映できる

同窓会を行う場所や日時、費用を決めるにあたり複数の意見があることは大切といえます。複数の立場からの意見を取り入れることで、より参加者の期待に応える計画が立てられるでしょう。できれば仲のよい友人ばかりではなく、異なる性別や交友関係の人と運営チームを作ることをおすすめします。

■より多くの人に声を掛けることができる

同窓会では、数年振りに連絡をとることになる人がいると考えられます。現在住んでいる場所がわからないことも少なくありません。そのため、より多くの人に同窓会を開催する旨を伝え招集をかけるには、さまざまな人脈が必要であるといえるでしょう。そのため、運営チームをつくることで、一人ではカバーしきれない人脈を補うことが期待できます。

■同窓会は友人が友人を呼ぶ会でもある

幹事が最初に声を掛けるのは、仲のよい友人であることが多いでしょう。同窓会は一人が参加を決めると、つられるように参加者が増える傾向にあります。一人が参加を決めると、その友人へと参加者の輪が広がっていくといえるでしょう。そのため、運営チームをつくることで、その輪をより大きく広げることを期待できます。当時のクラスの人気者や、友人が多い人を運営チームに誘うのもおすすめです。

SNSを利用すると集まりやすい

近年、SNSを利用している人は多いといわれています。とはいえ、いくら同級生との同窓会とはいえ、SNS上で同窓会の案内をするのはマナー違反であるという声もないわけではありません。そこで、SNSで案内を行うという点ではなく、SNSを上手く利用しスムーズに参加者を集める方法を紹介します。

■SNSで住所や連絡先がわからない人を招待してもらう

直接会うことはなくても、SNSでつながっているという関係であるケースがあります。幹事が連絡先を知らなくても、友人のSNSを通じてつながることができるかもしれません。ただし、友人同士でつながっているSNSとはいえ個人情報をオープンに公開しないように注意しましょう。

■SNSで開催前のコミュニケーションの場を設ける

SNSで交流できる場を設けることも効果的です。参加者や参加人数の把握ができるため、同窓会への参加を迷っている人の背中を押す効果も期待できます。また、懐かしい顔ぶれが揃えば自然と再会したくなるともいえるでしょう。ただ出欠の回答を待つだけではなく積極的にコンタクトをとり、参加したいと思わせるように動けるとよいですね。

参加者集めも代行サービスを利用すればスムーズ

代行サービスは、会場決めや案内状を送付するといった業務を行ってくれるばかりではありません。より参加者が集まりやすい会場の選択など、多くの人に興味を持ってもらうためのノウハウを持っているといえるでしょう。

前述で紹介したSNSのように、コミュニケーションの場を設けてくれるサービスがあることも。代行サービスに依頼することで、ノウハウを活かした参加者集め、そして参加者の把握などの手間を省くことができるでしょう。

同窓会の参加者を集めるためには、案内状を送付するだけでは不充分です。また、一人で参加者を集めるにも限界があるといえます。運営チームをつくり、SNSなどで参加者の輪を少しずつ広げていくことが重要なポイントです。紹介した3つの方法を活用し、スムーズな参加者集めを実現してみてはいかがでしょうか。

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