同窓会代行サービスを依頼するタイミングはいつ頃がおすすめ？

そろそろ同窓会を開きたいと思っても、準備や会場探し、なにかと面倒ですよね。ましてや、この大変な仕事を誰が引き受けてくれるでしょうか？幹事をやりたいと言ってくれる方はなかなかいませんよね。そんな時は、すべて同窓会代行サービスに任せてしまいましょう。面倒なことは一切やらず、当日楽しむだけ！そんな素敵なサービスがあるのです。

同窓会代行サービスを活用するメリットは何？

同窓会代行サービスのメリットは何といっても、面倒な準備を会場探しから当日の受付、ましてや、二次会の準備までしてくれるところです。幹事をやるのは大変、幹事を引き受けてくれる人がいない、そんな場合に大活躍してくれます。同窓会代行サービスは同窓会を行うのはもちろん、時には同窓会の専用サイトを作成してくれて、それが同窓会終了後も使用できる場合もあります。

専用サイトがあると、同窓会までみんなで盛り上がることができ、より一層、同窓会が楽しみになりますよね。また、いつもは別途手配しなければいけなかったカメラマンや、看板作成、花束まで用意してくれる場合もあるのでとてもメリットが多いサービスなのです。

同窓会代行サービスを依頼するタイミング

同窓会代行サービスを依頼したいと思った場合、まず依頼したい内容を決めてから依頼します。開催したい日の、3～4カ月前に依頼するところが多いですが、サービス内容によっては6カ月前に依頼が必要な場合があるので、依頼したい内容が決まったら問い合わせをするとよいでしょう。

3～4カ月って思ったより時間がかかるな、と思うかもしれませんが、これは同窓会の出欠確認や、住所不明者の洗い出しなども考慮しての期間になります。同窓会代行を依頼するか迷ったらまずは早めに問い合わせをしてみましょう。

同窓会代行業者の選び方のポイント

同窓会代行業者によってサービス内容が異なります。自分の目指す同窓会にするために、部分的に代行業者に頼むのか、またはすべて代行業者に頼むのか少しイメージして代行業者を探すとよいでしょう。また、金額も変わってくるので、そこも踏まえて検討するとよいでしょう。また、確認したいポイントがいくつかあります。

■名簿の取り扱い

同窓会代行業者を頼む場合、必ず必要なものがあります。それは、名簿です。名簿は名前や住所、電話番号など記載があるため、現代において、取り扱いが大変重要になってきます。悪質な同窓会代行業者の場合、名簿の取り扱いがずさんになっている場合や、流出の恐れ、名簿の売買などもあるため、しっかり管理している業者か確認しましょう。

■当日のキャンセル

当日、やむを得ない場合にキャンセルが出る事もあるでしょう。その場合の対応、補償について確認しておきましょう。当日キャンセルの保証がまったくなく、赤字になってしまったなんて事は避けたいですよね。

■申し込み料金の有無

同窓会代行業者によって、申し込み料金が発生する場合があります。同窓会の会費に含まれていて支払う必要がない場合もあるうえ、出欠確認のはがきの枚数によって料金が発生する代行業者もあります。後で申し込み料金が発生することを知って驚かないように初めに確認しておくことがおすすめです。

まとめ

同窓会代行サービスを利用したいと思ったら早めに問い合わせをしましょう。資料請求できる代行業者もあるのでサービスを比較し、イメージや希望内容に合う代行業者を選びましょう。個人情報の取り扱いは今後、犯罪に利用されないためにもとても重要になってくるので必ず確認してください。同窓会代行サービスを上手に利用し、楽しい同窓会にしましょう。

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