同窓会の幹事は誰がやるべき？幹事の決め方を徹底解説！

成人式などの節目に開かれる同窓会は規模が大きいため、まとめ役の幹事が必要です。同窓会の幹事は事前に決まっていないこともあり、誰がやるべきなのか不透明なことも多いかもしれません。今回は同窓会の幹事の決め方と幹事の仕事内容について徹底解説します。同窓会の幹事決めに悩む人は、ぜひ参考にしてください。

同窓会の幹事はやることがたくさん

同窓会は通常の飲み会と違って規模が大きいため、幹事の仕事はたくさんあります。代表的な幹事のやることは以下のとおりです。

■日程調整

同窓会を開催するにあたって、まずは日程調整から入ります。成人式に合わせて同窓会する場合は、成人式当日もしくは成人の日の開催となるでしょう。成人式や成人の日であれば、同級生も集まりやすいので、調整も比較的簡単です。成人式当日の場合は、成人式の終了時間などを考慮して開催時間を決めましょう。

成人式以外の日程であれば、遠方に住む同級生の都合を考慮する必要があります。ゴールデンウイークやお盆休みといった里帰りに合わせた日程を組み、早めの日程調整を行いましょう。

■会場を決める

同窓会は規模によって人数が大きく異なるため、おおよその人数を事前に確認しておきましょう。同窓会によっては、100人以上の大規模となることもあり、宴会用の貸切会場を押さえなければなりません。成人式などのイベント時は、数か月前から予約が埋まる可能性があるため、早めに会場を決めて予約する必要があります。

ただし、大規模な同窓会の場合、会場決めの段階では正確な人数が決まっていないかもしれません。会場側へ空き状況や規模感の確認をしながら、会場候補を絞っていきましょう。会場によっては、予約時に前金が発生する可能性があるため、事前に確認しておくと安心です。

■出欠確認および案内

日程と会場が決まれば、人数確認のため、同窓会の出欠確認を行います。人数が多い同窓会は幹事一人で出欠確認をすることは大変です。連絡先がわからない場合もあるので、他の同級生に手伝ってもらいながら、出欠確認を進めましょう。SNSやLINEといったツールを活用すれば、出欠確認の手間も省けます。案内を出す際は、日程や会場のみならず、会費についても知らせておきましょう。遠方に住む人は飛行機の予約なども必要なので、遅くとも2〜3ヶ月前には案内をした方が良いでしょう。

■当日の準備

受付係や会計係、司会進行などの役割分担を決めなければなりません。前もって会場の設備などを確認しておけば、当日の準備がスムーズに進みます。

■その他

同窓会では同級生のみで集まるのも楽しいですが、お世話になった先生方と久々に会う機会を設けることもできます。同窓会をより良いものにするためにゲストを呼んだり、余興を考えたりとすることがたくさんあります。

同窓会の幹事は誰がやるべき？

同窓会の幹事は、積極的に自ら手を挙げる人がいれば、その人にお願いすれば良いでしょう。学校を卒業する際に、同窓会の幹事を決めている場合があるので、確認しておく必要があります。ただし、同窓会の幹事は前述の通りやることがたくさんあるため、仕事を全うできる人が同窓会の幹事をやるべきでしょう。当然ながら、一人で同窓会の幹事を務めるのは大変なので、副幹事を決めたり、役割分担をしたりするなど周りの協力が必要となります。

同窓会の幹事の決め方

同窓会の幹事は、とくに決まった決め方は無く、学校によってさまざまです。卒業前にあらかじめ幹事を決めておく場合もあれば、同窓会の発起人がそのまま幹事になることもあります。 基本的には誰が幹事になっても良いのですが、同窓会となる地元に住んでいる人や比較的時間に余裕がある人が幹事になると良いでしょう。幹事は大変な仕事なので、連絡をスムーズに取れる人でなければ務まりません。同窓会の規模が大きい場合は、副幹事も決めるなどして、幹事に負担が集中しないようにすることも大事です。

同窓会の幹事にはやることがたくさんあり、日程や会場を早めに決めて案内をする必要があります。同窓会の幹事は、積極的に立候補する人がやるべきですが、事前に卒業時に決まっている場合もあるので、確認しておきましょう。規模が大きい同窓会の幹事は大変なので、周囲の協力も大切です。

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