同窓会は楽しいけど大変！だから代行サービスに任せよう！

人生の大半をそこで過ごし、かけがえのない思い出となる場所と言えば、学校です。

多くの人は小学校、中学校、高校と12年間通っているため、本当にたくさんのできごとがあったでしょう。

それ以外にも職場であったり習い事であったり、人が集まる場には必ず「思い出」というものが生まれます。

そんな思い出をなつかしみ、そして新たに楽しめる場所というのが「同窓会」です。

同窓会は、一度別れたかつての友人たちと一晩限りふたたび出会い、昔のなつかしい日々のできごとを大いに語ることができるという大きなイベント。

毎年日本、とくに東京という場所ではたくさんの元クラスメイトや元グループ、元コミュニティが、さまざまな場所で同窓会を開催し、久しぶりの再会を果たしています。

しかし、そんな同窓会の裏に、幹事の奮闘があるということはあまり知られていません。

その場のノリや、順番によって決められることの多い幹事という仕事ではありますが、幹事に任された人間が行わなければならないことというのは、かなり膨大で面倒なことも多いです。

ひょっとすると、ふだんその方が行っている仕事以上に大変なこともあるかもしれませんね。

その仕事があまりにも大変だったりすると、みんなは楽しめても幹事にとっては負担が大きく、うんざりなものとなりえます。

かといって幹事が手を抜いてしまえば、同窓会はめちゃくちゃになってしまうでしょう。

だからこそ、同窓会の幹事をプロにお願いしてしまうという方法を、私は提案いたします！

この日本には、同窓会の幹事を代行してくれる業者が存在しているのです。

このサイトでは、そんな同窓会幹事の代行業者の中でもとくに評判のよいものを、ランキング形式で5つ紹介しています。

友人の経験から、同窓会幹事の大変さというのを実感

はじめまして、まずはこのサイトをご覧の方々に、ご挨拶をさせていただきます。

私は東京都内にてサラリーマンとして勤務居住している田中（仮名）というものです。

IT系の企業で働いているという経験を活かし、今回このようなサイトの作成を行ってみましたが、いかがでしょうか。

さて、いったいなぜ私が東京都内の同窓会幹事代行業者のランキング系情報サイトを作ったのかということについてですが、これには私自身、そして私の周囲の人間が体験した、ちょっとしたできごとがきっかけとなっているのです。

ことのはじまりは、数年前にさかのぼります。

その日の朝、今でも定期的に会っている中学校の友人から、数年ぶりに同窓会の案内状が届きました。

今まで同窓会には全部ではないにしろ頻繁に参加していましたが、その際の同窓会はその友人が幹事を務めているということもあり、何やら特別な雰囲気がありました。

私たちの中学の同窓会の幹事は完全にランダムで選出されるものであり、ひょっとすると次は私が幹事として選ばれるかもしれません。

そのためにも、友人から「幹事とはいったいどのようなことをすればいいのか」ということを学ぼうと思い、幹事の手伝いをさせてもらえるよう頼みにいったのです。

ところが、これが私の想像を上回る大変さであったのです。

まず、参加者への案内状送付というのがまだ全然送り切れておらず、しかも中には連絡先不明者も少なからず存在していたため、彼らの情報を知るためにさまざまなクラスメイトに連絡を取らなければならなくなり、かなりの時間を費やしてしまいました。

また、同窓会を行うための会場、そして会当日に用意するドリンクやフードの手配、さらには同窓会当日に行うイベントのプランニング等、とにかくやることが膨大。

私以上に友人は大変な思いをしていたようで、ときには深夜までその作業を行うなどしていたようです。

とくに大変だったのが、同窓会当日です。

私と友人はふたりで出席者の受付や会費の徴収、さらには司会の進行に写真撮影等あらゆることを行わなければならなくなり、もうてんてこまい。

会の進行中はずっと何かしらの作業や手続きを行っているといった状態で、とても会を楽しんでいる余裕なんてありませんでした。

さらに応えたのが、それだけの奮闘を行ったにもかかわらず、会の出席者からは「段取りが悪かったように思えた」「もっとちゃんとした料理や会場を用意してほしかった」等のクレームが寄せられたことです。

わたしたちのがんばりは、まったくもって不十分であったのです。

友人もこれには少し落ち込んでいました。

自分で幹事をやるより代行させた方が効果的で効率的

「次に私が幹事に選ばれたら、いったいどのように会を運営すればよいのだろうか」その際の失敗から、私はすっかり悩まされてしまいました。

ネットでも「同窓会　幹事　悩み」等のワードであてもなく検索を行い、さらに頭を抱えるといった調子で、ひょっとすると軽いノイローゼに陥りつつあったのかもしれません。

しかし、そのような状態から逆転するきっかけとなったのが、とある代行業者のHPを発見したことでした。

このサイトで、私は「同窓会幹事代行サービス」というものの存在を知ることができたのです。

同窓会幹事代行業者は、いわば同窓会の専門家。同窓会に関してのノウハウなどあらゆることを知っていますから、素人幹事よりもはるかにスピーディで、はるかに効率的に手続きや進行を行ってくれます。

しかも、同窓会開催前の準備や手続きのみならず、会当日の進行までほぼすべてを代行（これは業者側が用意しているプランにもよりますが）してくれますから、幹事の仕事は大幅に削減されます。

同窓会のあれこれにとことん悩まされ、挙句失敗してしまうといったスパイラルに落ち込んでしまうといった事態からはおさらばできるのです！

私はすっかりこの同窓会幹事代行サービスというものに魅了され、あらゆる業者に関してリサーチを行いました。

今度自分が同窓会幹事として指名された場合、どの業者に任せるかを事前に決めておきたいという気持ちからです。

ですので今では、幹事の指名がむしろ楽しみにすら感じています。

このサイトは、私や友人と同じく同窓会幹事の大変さに悩まされた、あるいは悩まされようとしている方のために制作しました。

同窓会を代行するかしないかというのでは、幹事の負担やその後の結果が大きく異なってきます。

だからこそ、私はこうした代行サービスの積極的な利用をおすすめするのです。

このサイトに掲載されている情報は、すべて私が独自にリサーチを行ったものです。

ネットで公式HPを閲覧するだけではなく、直接業者に問い合わせる等して情報を集めました。

ですので、他のランキングサイトとは少々内容が異なっているかもしれませんが、それでもみなさまのお役に立つことができれば、とてもうれしく思います。

サービスで変わる！同窓会の幹事代行業者のおすすめの選び方とは？

小中学校の同窓会の幹事となると案内状を送ったり、出欠の集計を行ったりとかなりの労力が必要となるでしょう。

幹事が決まらずに何年も同窓会を開催していない場合もありますが、同窓会を行う際に幹事代行業者を利用すると、負担がすごく軽くなります。

色々な代行会社が多種多様なサービスを提供しているので利用してみるといいでしょう。

 

転居者探しや出欠の集計作業などを代わりに行ってくれる

同窓会となると、かなりの人数宛てに案内状を送付するだけでも大きな負担になってしまいますが、幹事代行業者を利用することで、そういった大きな負担を軽減することができます。

多くの人が引っ越しなどで当時の住所に住んでいないことがあり、転居先を探すことに苦労することもあるでしょう。

転居先探しについても幹事代行業者のサービスとして行っている会社もあるので、利用することで多くの出席者を集めることに繋がりますし、人数が多くなってしまっても、出欠の集計までも代わって行ってくれるので、大変助かるでしょう。

案内状送付・転居者探し・出欠集計、すべて代わりに行ってもらうことで負担が軽くなるので幹事を引き受けやすくなります。

ですので幹事は、代行サービスが行ってくれた案内ハガキ等の内容の確認や承認等をするだけで済みます。

名簿データを用意するだけで準備費用も立て替えてもらえる

必要に応じて同窓会専用のホームページなどを作成してもらうサポートも受けることができるので本格的な同窓会となることでしょう。

事前準備の際には、ある程度費用の持ち出しが必要なケースが多く、幹事にとっては大きな負担になってしまいますが、必要な準備経費なども業者が代わりに立て替えてくれるサービスもあるので、まとまったお金を用意できない幹事にもおすすめです。

会場の場所の準備からすべてを業者に任せることができ、必要となるサービスの費用は、同窓会の参加人数×会費だけなので、業者への支払い費用も参加者で案分することになります。

事前準備等だけをお願いすることができるサポートプランもある

同窓会の幹事代行サービスの主なサービス内容としては、名簿データ入力や転居者のデータ更新、案内状の作成や発送などの基本的な業務の他に、会場の手配や料理や飲み放題の準備などがあります。

また、利用する代行業者によっては、司会進行や集合写真撮影、名札や会場の吊り看板の準備など当日のサポートを徹底的に行ってくれるところもあります。

大規模な人数で開催する場合には、細かい作業なども丸ごと請け負っていることが多くなっていますが、小さい規模の同窓会でも代行業務を行ってくれる業者もいます。

面倒な事前準備だけを頼むことができるプランもあり、名簿管理と案内状の発送等だけをお願いすることもできます。

同窓会の準備期間は、どの程度必要となるかや参加人数に応じてどのような規模の会場が向いているかなども、幹事業務に慣れている代行業者と相談しながら決めていくことができるでしょう。

同窓会だけではなく、二次会の準備もお願いしたいという場合には、一緒に依頼をすることができ、会場の予約等のサポートを受けることができます。

同窓会の幹事代行におすすめな業者情報一覧

さて、本サイトではおすすめの同窓会幹事代行業者を比較ランキングにて紹介しましたが、情報を簡潔にまとめて一覧にしてみたので、おさらいしてみましょう。

それぞれ人気の幹事代行会社で、独自のサービス内容を提供していたり、また人数によっては同窓会が開催できないなんてこともあるので、特徴などをしっかり把握して存分に検討してみてください。

各同窓会幹事代行業者の詳細情報をもっと知りたい方は、本サイトのそれぞれの詳細ページや公式サイトもチェックしてみてくださいね。

全部で５社の同窓会幹事代行業者を簡単にまとめてみましたが、いかがでしょうか？

幹事は何かと大変な仕事であり、かつ会を開催するのに重要なポジションです。

幹事がいなければ、参加者も集まらず会も進行できません。

最近では多くの人が情報を得るのにスマホを使うこともあり、専用サイトにて管理してくれる代行業者や、クラス会など少人数での同窓会開催を希望している人向けに小規模開催を可能としている業者も増えてきているようです。

柔軟に対応してくれるのは非常に便利ですよね。

その他+αのサービスなども表にまとめてみたので、参考にしてみてください。

幹事も同窓会を楽しめる！幹事代行のメリットをご紹介！

学生時代の同窓会を開こうとした時、色々やる事があり何をしたら良いか迷ってしまう人も少なくありません。

そんな時は幹事代行サービスに依頼すると良いです。

幹事代行サービスとは、たった数回打ち合わせを行うだけで、あとは参加者の出欠確認や司会から写真撮影までほとんど全て代わりにやってくれるサービスの事で非常に便利な為、おすすめです。

◆自分が幹事でも楽しむ事が出来ます。

幹事代行業者に任せれば、当日も全て業者が色々と業務をしてくれるので、幹事も安心して久々に集まった仲間達と会話を楽しむ事が出来ます。

では具体的にどのような業務をしてくれるのかというと、まず受付業務です。

出席者の出欠具合をチェックしたり、会費の徴収等をやってくれます。

また同窓会会場の担当者との音響や照明等の機材チェック、食べ物や飲み物の調整等細かいやり取りも全てお任せです。

他にも司会進行や会のイベントの進み具合もきちんと時間配分をしながらやってくれますし、写真撮影もしてくれます。

進行もきちんとノウハウがあるので、非常にスムーズです。

そして最後の清算業務まで業者に任せられるので非常に楽です。

特にお金の管理や参加者の取りまとめは、お酒が入っていると頭も回らずミスをしてしまうと大変なので、プロに任せる事が出来るというのはかなり助かります。

このように準備の手間を大幅に減らす事が出来、当日も幹事の自分にほとんど負担がかからず、同窓会を楽しめるというのが最大のメリットです。

◆同窓会の失敗や赤字を防ぐ事が出来ます。
同窓会を成功させるノウハウは色々とありますが、意外と本もないですし、インターネットを探しても出て来ません。

しかし同窓会の幹事代行を利用すれば、プロの意見やアドバイスを色々ともらえるので失敗を防ぐ事が可能です。

例えばお盆や正月は同窓会を開こうとしても参加率が低いから止めた方が良い等適切な開催時期を教えてくれたり、参加率の上がるような案内状の文面の書き方も教えてくれます。

また先生をどう呼んだら良いかや、当日盛り上がる余興やプログラムのアドバイスもしれくれますし、写真撮影で注意すべき事もアドバイスしてくれるので助かります。

他にもプロの業者に任せる事で赤字のリスクがなくなるというのも大きなメリットです。

どうしても自分達だけで同窓会を開こうとすると色々とお金やリスクもかかってしまいます。

例えば案内状の発送費用や会場を予約する為の事前準備金の負担であったり、当日に参加する見込みだった人数に達しなかった時に、集めた会費よりも会場費が高くついてしまう事もあります。

しかし業者に任せれば、こうした事前準備金はかかりませんし、例え参加人数が少なくても後から費用請求される事もありません。

何故なら、業者は過去の色々なデータや経験から、しっかりと計算して赤字にならないようなプランを立てる事が出来るからです。

◆同窓会を一回きりでなく、今後も継続的に開けるようになります。
同窓会は1回だけ開くという事であれば、業者に任せなくても自分達だけでもなんとか都合をつけることが出来るかもしれません。

ところが多くの同窓会の場合、その時は大いに盛り上がりますが、なかなか次回につなげる事が出来ないという事が非常に多いです。

これは何故かと言うと、自分達だけで同窓会を開いた場合、クラス会であったりゴルフコンペといったようなイベントごとを、次回に企画する時のプラットフォーム自体がないからです。

インターネット上での交流場所が設けられていない為、電話番号やメールアドレス交換をしただけだと、連絡も上手くつながらなかったりして、結局次回の計画はそのまま放置状態になり次の会がなかなか開かれないという事はよくあります。

しかし業者に任せればそんな事は心配もありません。

参加者の名簿管理はしっかりと責任をもってやってくれますし、依頼すれば同窓会のホームページを作ってもらう事も出来るので、今後開きたい時に、そのホームページを活用する事で、何回でも継続的に同窓会を開いて楽しめるというのは非常に大きなメリットです。

同窓会は1度だけじゃない！

同窓会というと、「一度きりの催し」というイメージを持たれている方が意外と多いようです。

事実、そうした考えを元にして「確かに幹事は大変かもしれないけれど、たった一度のことなんだし、わざわざ代行を頼む必要がないのでは？」と考えている方も意外と少なくないようです。

しかし、それは同窓会というものをよく知らないがために言えること。

同窓会というのはほとんどの場合、一度きりで終わるものではありません。

むしろ、定期的といってもよいほどに行われるものなのです。

たとえば、ほとんど必ずといっていいほど行われるのが、成人式を節目とした同窓会です。

これは最初に開催される同窓会なのではないでしょうか。

ほとんどのメンバーが集まり参加者が多くなるので、開催しやすいというのが特徴ですね。

また、お世話になった先生方なども会に出席して、一緒に成人をお祝いしてくれることもあるでしょう。

ではこの後、どういったタイミングで行われるのかというと、「〇周年」といった年月の経過を節目として行われます。

たとえば「中学卒業20周年」や「高校卒業30周年」等、キリのよい年月の経過に同窓会が行われる場合がとても多いのです。

40代や50代の場合も、ほぼ同様といってもよいでしょう。

この年代になると、子育てが落ち着いてくるなど、生活が安定してくるので参加率が上がるかもしれませんね。

60代になったからといって、同窓会が行われなくなるわけではありません。

キリのよい節目を機会とした同窓会や、ほかにはたとえば「還暦を記念しての同窓会」といったものが、毎日のように東京のどこかで開催されています。

同窓会というのは、決して一過性の催しというわけではないのです。

これはすなわち、同窓会の幹事を務める機会が、一度きりとは限らないということも意味しています。

ひょっとすると、何度か連続して任命指名されるといった可能性も十分にあるのです。

そうなった場合、同窓会幹事代行業者を把握しておくと、スムーズに会の進行が行えるでしょうね。

同窓会代行はいくらかかる？その相場感をチェック

どのようなサービスを利用する場合も気にならざるを得ないのが、値段でしょう。

いくら面倒な同窓会幹事の仕事を代行してくれるからといって、その価格が手に届かないとなれば、だれも利用したがらないはずです。

では、その相場はいくらなのか。

この項目でその相場感をチェックしてみましょう。

ほとんどの主要業者の場合、その費用というのは「参加者×会費」となっているようです。

肝心なのはその会費についてですが、平均は8000～8500円、高くて10000円程度、安くて6000円程度となっております。

たとえば会費8000円のプランを30人が参加する同窓会で代行利用した場合、その金額は24万円となります。

決して安い金額とは言えませんが、個人単位の出費はあくまで8000円であり、一人がこれをすべて支払うというわけではないので、負担としては決して重くはありません。

そのため、費用的には気軽に代行業者にお願いできるのではないでしょうか。

業者ごとの値段の変動についてですが、それほど大きくはなく、どちらかと言えばコストよりもサービス内容を重視して選んだ方がよいと言えるでしょう。

肝心なのは、この代行サービスの費用が参加人数に依存しているということ。

「参加者が多ければ多いほど儲かる」というシステムとなっているため、少人数の同窓会では採算が採れず、代行を行ってくれないという業者も中には存在しています。

もし、同級生の一部で同窓会を開催したい場合は、そこを得意としている代行業者にお願いするなど、自分たちに合った業者を選びましょう。

まとめ

同窓会と聞くと心がウキウキしてしまうのは私だけでしょうか？

数年ぶり…場合によっては数十年ぶりに青春を共にした友人たちと出会うことができる会です。

そんな大切な会の開催を代行業者へ依頼するわけですから、参加者が満足してくれる会にするためにも、本サイトの情報を参考に事前に調べ、しっかりとした業者選びをおすすめいたします。

・レスが早い
・オプションが魅力的
・費用が安い
・使い勝手がいい

など色々あると思いますが、ニーズに合った代行業者を選べば、参加者からのクレームもなく、楽しい会になり安心できます。

もしかしたら同窓会を開催するたびに参加者が増えていくこともあるかもしれません。

幹事になっても負担が少なくてすむように同窓会幹事の代行業者を利用し、ステキな時間を過ごしましょう！

同窓会を開催する上で一番ネックに感じてしまうことは？

ここまで、おすすめの同窓会代行業者を紹介してきました。

とっても便利なことはわかっていただけたと思います。しかし、実際に何が一番大変なのか、気になってしまいますね。そこで、私が独自に「同窓会を開催する上で一番ネックに感じてしまうこと」についてアンケート調査を行いました。

その結果、「出席管理・連絡(案内状作成)」が一番ネックであるということがわかりました。
全員の連絡先を確認するところから始まり、一人一人にお知らせしなくてはいけないこの作業は、想像するだけでも大変であることがわかるかと思います。

他にも「イベント・企画の立案」が上がりました。
どのような同窓会にするのか、どこでやるかを考えなければ、イベントは実行できません。一番重要な作業かもしれません。

このように、同窓会の開催はネックとなる部分が多くあり、幹事が大変だということが改めておわかりいただけたのではないでしょうか？これかの大変なことを、同窓会代行業者に依頼したらやらなくて済むのです！
当サイトで紹介している同窓会代行業者は、どこも安心しておまかせできるところばかり。ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

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