同窓会を幹事代行にお願いした！みんな都合が合わなくなった場合のキャンセルは何日前まで？

同窓会が開催されるとなれば大いに楽しみたいところですが、幹事を任されてしまったら楽しむどころではないと感じる人も多いでしょう。そんなときに頼りになるのが同窓会を行うために必要な手続きのすべてを引き受けてくれる、同窓会幹事代行業者です。利用することで大いに楽しめますが、申し込む前にぜひ知っておくべきこともあります。

同窓会を楽しむためのお膳立てをしてくれるプロ

同窓会の幹事代行業者とは、幹事を任された人も同窓会を楽しめるように、本来は幹事が行うべきことをすべて代わりに行ってくれるサービス提供のプロフェッショナルのことをいいます。

依頼することによって同窓会開催のお知らせから出欠の管理、さらには参加人数によって適した会場選びから料理のプラン、開催における司会進行に企画から写真撮影まで、ありとあらゆることを引き受けてくれるとあって、幹事を任されても安心です。

幹事であっても同窓会を楽しめて、さまざまなことに気を遣わなくて済むとあって利用者が急増している幹事代行業者ですが、利用者増加と共に業者も増えており、中には利用にあたってトラブルも発生しています。

せっかく楽しみたいからと依頼したのにこんなはずではなかったという残念な結果にならないためにも、事前にどのような規定があるのかをしっかりと調べたうえで、依頼するかどうかを決めることが大事なのは言うまでもありません。

どの時点でキャンセルするかは業者によって異なる

同窓会を行うにあたっては、みんなの都合が合わなくてキャンセルせざるを得なくなってしまうという可能性も考えておかなければなりません。

幹事として自分で飲食店を手配していたなら、飲食店にあらかじめ当日キャンセルにかかる費用がいくらになるかを確認しておく程度で済みますが、同窓会をするのに幹事代行業者に依頼した場合にはそれだけでは済みません。依頼したものの、何日前なら無料キャンセルになるかは業者によって異なるため、事前の確認が不可欠です。

幹事代行業者に依頼してから開催できなくなることが判明するというのは、案内状を発送したところ、当日の開催にみんなの都合が合わずに開催を見送るしかないとなったときです。

この場合、幹事代行業者にすでに案内状を作成してもらい、それを発送してもらったことによって開催ができないことが判明したことになるので、案内状に関する発送費用と代行業者が規定する代行手数料を支払わなければなりません。

無料でのキャンセルは無理と考えておく

いったん同窓会幹事代行業者に依頼してしまうと、基本的にキャンセル料が発生すると考えておいた方がよいでしょう。業者のほとんどが依頼を引き受けた時点で動き始めますので、すでに契約が成立してしまっているからです。

何日前までにキャンセルしたら、依頼したことそのものをなしにできるというサービスではないことが、まだ何もしていない時点でもキャンセル料が発生する理由です。従って、できるだけキャンセル料を抑えるために迅速に行動することが求められます。

案内状を発送する前であれば料金の50％がキャンセル料となりますし、発送が完了してしまってからのキャンセルには100％の基本料金と共に、利用施設に対するキャンセル料も発生してしまいますので、これらの費用はかなりの金額になってしまいます。

案内状作成後のキャンセル料は50％とはいえ、案内状作成費用も必要となりますので、一度契約を結んでしまうと、無料でのキャンセルは受け付けてくれないと考えておきましょう。

代行業者に頼むことによって、幹事を任されても同窓会を楽しめるだけでなく、充実した内容で開催できるとあってその人気はうなぎのぼりです。一方で、いったん契約すると無料でキャンセルはほぼ受け付けてくれないという幹事代行業者の特徴も知ったうえで、慎重に依頼する必要があります。

イメージ	1	2	3	4	5
会社名	同窓会.com	笑屋の同窓会	同窓会ネット	同窓会本舗	yes！同窓会
プライバシーマーク取得	◯	◯	◯	×	×
幹事マニュアルの提供	◯	×	×	×	×
特徴	・参加者に喜ばれる同窓会がモットー ・クルーズ同窓会対応 ・小規模～大規模な同窓会に対応	・当日ベビーシッター派遣可能 ・スポンサーシステムで割引可能 ・大規模な同窓会にしか対応していない	当日キャンセル保証10％まで対応	同窓会旅行プラン提供	・会費5,000円の激安プランあり ・会場ごとのプランの用意は無し
詳細リンク	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく