同窓会の幹事は何をする？

同窓会を開くという場合には、幹事がいろいろと動く必要がでてきます。

幹事がやることは多く事前準備に始まり、当日の運営や開催後まできちんと対応する必要が出てくるため、責任も重大です。

多くの仲間達が集まり楽しい時間を過ごす同窓会のために、幹事はどのようなことをするのでしょうか。

 

事前準備や会場予約をする必要があります

同窓会を開く場合に、幹事がやることといえば、案内状などの発送をすることや会場の手配なども必要です。

どの程度の人数が集まるのかにもよりますが、会場なども選ぶ際にはいろいろと考える必要も出てくるでしょう。

また、いくらほど必要になるのか収支計算なども必要になります。

会場を選ぶ場合も、下見をすることも大切です。

実際に利用することを考えると、直接みたほうが把握しやすい点からも一度は下見に訪れるほうが賢明です。

下見をして問題がなければ、費用的な面などもチェックしてその後正式に予約を入れましょう。

案内状に関しては、発送先リストの作成を行い、データ化しておくことが重要です。

近年では、SNSなどを利用して情報を発信するということも可能なため、多くの方が利用していますが、同窓生に対してSNSなどで連絡を行うと全体に情報がいかずに同窓会があるということ自体を知らなかったという方がでてきてしまうケースもあります。

確実に相手に気付いてもらえるように、きちんと案内状を送ることも必要です。

 

当日にやることも多いため幹事は大変です

同窓会当日に対して、準備をするということも必要です。

１か月程度前から準備を始めるようにしましょう。

どのような会にするかという点も大切ですが、基本久しぶりに会う仲間達との歓談がメインとした会としたほうがいいといえます。

余興なども盛り上がる場合もありますが、会話中心でいろいろな懐かしい話やそれぞれの現状を語り合ったりする場のほうが楽しい時間を過ごせるでしょう。

その点からも、司会進行などはあまりせずにちょっとした余興程度にとどめておくということも大切です。

当日の役割分担や担当者なども決めておき、その後は備品などの準備も必要です。

当日は、開演前の準備に始まり、会の進行や会場の清算なども必要になるため、最後まで気が抜けません。

 

開催後もしっかりと締めくくることが大切です

同窓会が終わり、開催後に関しては当日にみんなで撮った写真や動画などを共有してみるのもいいでしょう。

同窓会に全員が参加するとは限らず、参加できなかった人達のためにもネット上で共有することで、次の同窓会につなげてみましょう。

また、人によってはネットなどを利用しないという方もいるため、そのような方のためには、データや記録した媒体を配布するという配慮をしてみることも大切です。

恩師などが参加した場合には、お礼状などを書くことも忘れないようにしましょう。

そして最後に開催後で最も重要なポイントとして、次回の幹事への引継ぎをすることです。

このように幹事としてやることは多く、大変です。

きちんとこなす必要はありますが、幹事も同窓会を楽しみたい、負担を軽くしたいという場合には、幹事代行などを利用してみるというのも一つの手段といえます。

 

同窓会は、記念すべき会でもあります。

仲間達、恩師などとの楽しいひと時を過ごすためにも成功させたいという気持ちもあるでしょう。

そのために幹事はそれなりに責任重大であるという点からも、負担も大きいものがあります。

ただし、成功させれば、参加した方からも感謝されやりがいを感じるという方もいるでしょう。

幹事などをよくするという方は、慣れているため手順なども把握しておりスムーズにこなすことも可能ですが、誰もがそのようにできるとは限りません。

そのため、幹事代行を頼んでみることや幹事を担当させてしまうとその人に負担がかかるため、全員で楽しむためにも幹事代行を頼むという選択をするということも大切です。