同窓会幹事代行業者に依頼すると同窓会後のサポートなどもしてくれる？

同窓会の幹事代行業者はたくさんありますが、それぞれ代行してくれる内容は異なります。

どこまでサポートしてもらえるのか確認してから依頼しましょう。

たとえば、同窓会後のサポートもしてくれるのかどうか知りたい人もいるはずです。

転居先不明者に対してどうするか

同窓会を開くためにはいろいろと準備が必要です。幹事になってしまった人は負担がかかります。

そこで最近は、幹事代行業者に全て任せてしまうということが増えてきています。幹事は、幹事代行業者への窓口。運営や業務に関して打ち合わせをしていきます。

もちろん、業者選びも大事です。業者によって代行してくる業務内容は異なるからです。評判が良く実績のある業者を選びましょう。たとえば、さまざまなサポートをしてくれる業者は助かります。

同窓会の案内状を発送するにしても、転居先不明で戻ってきてしまうことも少なくありません。このような場合にもリストアップをしてくれたり、場合によっては転居先を探してくれる業者もあるのです。

ただし、プライベートな情報となるので、情報漏えいのないようにきちんと機密保持をしてくれる業者を選ぶようにしましょう。

欠席者に対してはどのようにするのか

同窓会が滞りなく終わり、幹事代行業者に頼んで良かったと思えるようなら頼んだ甲斐があったというものです。しかし、会が終わってからも幹事にはいろいろとやることがあります。その一つに欠席者への対応です。

欠席した人は案内状の返信からどのような理由で欠席となったのか届くことがあります。出席したかったもののさまざまな事情で今回は出席を見送った人もいることでしょう。このような人たちへのサポートとして、会の様子をビデオ撮影したものを送付するといったこともあります。

つまり、オリジナルのビデオレターを制作するというわけです。これは幹事代行業者がおこなってくれることもあります。欠席者への配慮が行き渡る業者を選びましょう。こうすれば、欠席者も会に出席したような気持ちになってくれるはずです。

終わってからも懇意にすることが大切

同窓会の幹事代行業者を利用するのなら、リピーターになれるような業者を選んでおくと便利です。同窓会はたった一回だけおこなわれるわけではないからです。好評なら二回目、三回目というように、定期的におこなうこともあるでしょう。

小学校、中学校、高校、大学というように、時代ごとにおこなうこともあります。今後も依頼するのなら、その業者とは懇意にしておいた方が何かとお得です。二回目からの利用は割安サービスとなったり、前回好評だったスタッフを指名できたりすることもあるからです。

また、より充実したサポートも期待できます。この手の業者もお得意さんを大事にする傾向となっているので、何度も利用していると必然的にサービス内容も良くなってくるのです。何よりも幹事も楽しめるような会にすることがポイントです。

幹事にとってこの業者なら安心して任せられると思える業者をピックアップしましょう。サポートが充実している業者の場合、会が終わってからもイベント案内や慰労のお手紙を送付するなど、配慮が行き届いているものです。

上記のように、同窓会の幹事代行業者の中には会が終わってからもいろいろとサポートしてくれる業者もあります。今後また利用する機会があるかもしれません。このような業者とは懇意にしておくと何かと便利です。

また、会が始まる前も始まってからも細かなサポートをしてくれるととても助かります。転居先不明者への対応をはじめ、欠席者への対応などもしてもらえると好都合です。何から何まで細かなところまでやってくれるような業者を選びましょう。

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