同窓会幹事のスケジュールの個人開催と代行業者依頼の違いとは？

同窓会を個人開催する場合と代行業者に依頼する場合とではスケジュールに違いが生じることがよくあります。当日に至るまでにはかなりの準備が必要になるでしょう。当日の準備が整うまでにどのような違いが生じるのかを理解しておきましょう。

幹事の決定から会場決定までの違い

同窓会の幹事が決まってから、幹事代行を依頼するかしないかでどのような違いが生じるのでしょうか。まずは幹事会を開いて会場や日時を決定し、参加者名簿を手に入れて案内状を送付するという流れになります。

およそのスケジュール感としては開催することを決定した後、二ヶ月から一年後くらいに実施することになるのが通例です。案内状の送付をするまでの準備がどんなタイムコースで進んでいくかを比較してみましょう。

幹事が決まったらおよその参加人数を見積もり、適切な場所を探して会場の予約をしなければなりません。これを個人開催で行う場合には規模が大きいときほど早めに予約しなければならず、半年程度前からでないとコストパフォーマンスが良くてアクセスも優れている会場は見つかりにくいでしょう。

しかし、代行業者を利用すると会場との提携があったり、業界で知られている穴場情報を持っていたりするため、三ヶ月前くらいでも良い場所が見つかることが多くなっています。

会場決定から案内状送付までの間の違い

次に、名簿については整理をして発送することになりますが、個人開催の場合にも代行を依頼した場合にも幹事が人脈や過去の履歴から連絡先を探さなければならないのは同じです。案内状の作成には慣れていない人が作ると何週間も時間がかかることもあります。

しかし、代行業者はプロのスタッフを抱えているので一日もあれば原案を作ってくれるでしょう。そして、連絡のためのホームページなども作成してもらうことができるため、比較的簡単に情報を広めることができます。それを個人がやろうとすると長大な時間が必要になるのは明らかでしょう。

最後に、案内状の印刷と発送も代行業者に頼むとすぐに終わりますが、自分で印刷したり印刷業者に依頼したりすると数日はかかることになります。これだけの手間がかかることを考えると、個人開催の場合には連絡準備のために一ヶ月くらいは見ておかなければなりません。

しかし、幹事代行業者に依頼すれば、連絡先さえ整えば一週間もあれば案内状を送付することが可能です。

案内状送付後から当日に至るまでの違い

案内状を送付してから当日までのスケジュールは案内への返信はがきから参加者リストを作成し、会場に連絡を入れて最終的な当日の段取りを決定するという形になります。大まかには一ヶ月前には参加人数を確定して会場に連絡しなければなりません。

ここから逆算して案内状送付の期日を考え、返信期限を設定しなければならないでしょう。同窓会の案内状は転居先不明で届かないことがよくあり、その後で他の人から情報を探して連絡先を見つけ出すためにかなりの時間を費やすことになります。

個人開催の場合には返信があった人に電話などで連絡し、転居先不明の人の所在を知っているかを逐一確認していくのが一般的です。仕事をしている人には連絡がつきにくいことも多いため、一ヶ月近い時間を同窓生探しに費やすことになるかもしれません。それを考慮すると二ヶ月前には返信の締め切りにする必要があるでしょう。

そして、参加の可否を判断するために一ヶ月は時間の猶予を与えるのがマナーなので、トータルで三ヶ月前には案内状を送付することが必要です。しかし、代行業者に任せた場合にはもっと遅くても問題ありません。例えばホームページを介して情報共有を行えるようにし、時間を問わずに電話やメールで連絡をして転居不明者を探してくれます。

また、会場とも交渉をしてくれるので最終人数の決定を遅らせることもできるでしょう。すると、二ヶ月前くらいの送付になっても十分に当日のスケジュールを立てられるのです。

個人開催に比べると代行業者を活用した方が同窓会を短期間で開催できるようになります。名簿などが整っていれば二ヶ月から三ヶ月前からでもスピーディーに準備を整えられるでしょう。個人開催の場合には半年から一年前から準備を始めないと当日までに準備が間に合わないこともあります。

このようなスケジュール感の違いを理解し、幹事に任命されたときには個人開催にするか、代行業者にサポートしてもらうかを決めるようにしましょう。

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