同窓会の案内状って必ず送付すべき？

同窓会を開催するには、開催する旨を伝える「案内状」が必要不可欠。しかし、SNSが普及した近年では、案内状の形式も多様化しつつあります。いくら同級生に向けて、旧友に向けての案内状であったとしても、マナー違反はしたくないものです。今回、幹事にとってひとつの難問ともいえる「案内状」について解説します。

最近はSNSで済ませるパターンも多い

参加を呼びかけるにあたり、現在の住所がわからないというケースは多く見受けられます。近年では、長い間会っていないもののSNSでつながっているという関係性も。そういった場合、SNSで「案内状送付」を済ませる人も少なくないようです。

とはいえ、SNSのみで済ませ、案内状を送付しないことはマナー違反だという考えもあります。なにが正解とは一概にはいえませんが、少なくともそういった考えの人がいることを忘れないようにしましょう。SNSで同窓会を開催する旨を伝え、案内状の送付をしたほうがよいか確認するのもひとつの手段かもしれませんね。

一方で、案内状を送付したいと希望する人もいます。紙というかたちで残せるため、管理が楽だという意見があるようです。注意すべきは、先生などの目上の人には、きちんと案内状を送付するということ。失礼のないように対応したいものですね。

同窓会の案内状を作るときの注意点

案内状は同窓会の開催を伝えるためだけのものではありません。いくつか案内状を作るときの注意点を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

■案内状の送付時期に気をつける

案内状はSNSやメール、はがきなどの形式問わず、開催日の3か月前には送るようにしましょう。3か月は、参加者が予定を調整するための期間だけでなく、住所不明者の洗い出しをする期間も含まれます。住所が分からず案内状が届けられない場合は、母校に問い合わせたり知人に聞いたりする必要があるからです。参加率を上げるためにも、幹事が余裕を持って行動するためにも、早めに案内状を送付するようにしましょう。

■出欠返信の締切日を明確にする

出欠返信の締切日は、開催日の1か月前よりも数日早めた日にちに設定しましょう。会場の料理の準備をはじめ、参加人数によっては会場の仮予約の内容を変更する必要があるからです。わかりやすく出欠返信の締切日を記載することで、返信忘れを防ぐことも大切。はがきなどで送付する場合は、往復はがき等を利用し、少しでも返信率を上げましょう。

■参加者を悩ませないような案内状を作る

同窓会の会場により、ドレスコードに悩むケースも考えられます。そのため、ドレスコードについて記載しておくとよいでしょう。また、子どもの同伴が可能であるかなどをあわせて記載することもおすすめします。子どもは参加できるのか、子どもの参加費も必要なのかなど詳細に記載するようにしましょう。ほかにも、アレルギーの有無などを確認するのもよいかもしれませんね。

案内状の送付も代行してくれる業者もある

近年、「幹事代行サービス」という幹事の業務を代行してもらえる業者が増えつつあるようです。案内状を作るとはいえ、作成までに会場や料理を選んだり会費を決定したり、さまざまなことを行う必要があります。また、発送先リストの作成や、住所不明者の洗い出しなど時間がかかることばかりともいえるでしょう。

そういった幹事の手間を引き受けてくれるのが、「幹事代行サービス」です。業者に依頼することで、ミスや抜けといったトラブルの原因も回避できるといえるでしょう。依頼内容によっては、案内状の送付だけでなく当日のサポートをお願いできることも。幹事の役割をまっとうするのも素晴らしいことではありますが、「幹事代行サービス」をうまく活用してみるのもよいかもしれませんね。

まとめ

案内状は同窓会の参加者を呼びかける大切なツールです。また、参加率にも大きな影響を与えると考えられています。紹介した注意点をふまえたうえで、分かりやすい案内状を作成したいものですね。もしうまく案内状を作る自信がないのであれば、「幹事代行サービス」を利用したり他の幹事と協力したりすることをおすすめします。必要事項を簡潔にまとめた、わかりやすい案内状を作成してくださいね。

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