幹事代行サービスの利用者がやるべきことはある？

近年、利用者が増加しているといわれる、「幹事代行サービス」。とくに同窓会は何度も開催されるものではありません。経験が少ないからこそ抜けやミスがないように、幹事代行サービスを利用する人も多いそう。今回、幹事代行サービスを利用するうえで、幹事がやるべきことを把握するためにも知っていただきたいポイントをいくつか紹介します。

同窓会の幹事がやることとは

幹事代行サービスにどこまで依頼するかにより、幹事がやるべきことが変わってきます。少なくとも、同窓会の希望を幹事代行サービスに伝えるための打ち合わせや確認のための時間の確保。そして、同窓会に招待する人の名簿などを準備する必要があるといえるでしょう。丸投げとはいきませんが、かなりの労力を削減することが期待できますね。

幹事代行サービスが代行してくれること

幹事代行サービスが代行してくれる内容はさまざまです。依頼する業者やプランによっては、同窓会当日までサポートしてくれることもあるそう。そこで、幹事代行サービスに代行を依頼できる内容を3つにわけて解説します。

■同窓会の準備のサポート

会場の手配から、案内状の送付までの業務を代行してもらうことができます。完全にお任せすることも、打ち合わせをして決めることも可能です。時間がかかる、転居不明者の洗い出しを依頼することもできますよ。

■同窓会の当日のサポート

司会や会費の回収・管理、記念撮影を依頼することもできます。二次会の手配など、幹事が当日慌ただしく動く必要がないといえるでしょう。

■個人情報の管理

同窓会を開催するにあたり、連絡先や住所といった個人情報に触れる機会が多くなります。幹事代行サービスというプロに依頼することで、個人情報を正しく厳重に取り扱ってくれるといえるでしょう。きちんと名簿を作成してもらえば、次回開催する同窓会でも役に立つとも考えられますね。

幹事代行サービスで幹事の負担を減らそう

幹事代行サービスでは、幹事が行う必要のある業務を依頼できます。依頼することで、幹事の負担が減るといえるでしょう。負担とはなにも労力だけではありません。幹事代行サービスを利用するうえで減る負担を具体的に解説します。

■手間と時間を省くことができる

名簿作りや案内状の作成・送付は短時間で行えるものではありません。その時間を削減できるだけでなく、参加者からの問い合わせの対応を行ってくれることも。依頼してから開催当日までのサポートをしてくれるのは、心の負担軽減にもつながるでしょう。

■同窓会での赤字のリスクが抑えられる

会費には、飲食費だけでなくいくつかの必要経費が上乗せされます。上乗せする内訳のなかでも、一番頭を悩ませる人が多いといわれているのが「急な欠席によるキャンセル料が発生した場合の予備費」です。設定を誤れば、赤字となってしまいます。

しかし、幹事代行サービスはそういった調整のプロ。赤字を限りなく避けるための会費設定や準備を行ってくれることが多いようです。金銭面での負担も軽減してくれるのが、幹事代行サービスに依頼するメリットのひとつといえるでしょう。

■適切な会場選びや人気のプランを紹介してもらえる

幹事代行サービスは、同窓会の規模や年齢、地域に適した会場やプランの知識を豊富にもっているといえます。そのため、幹事がネットを駆使して情報を集める必要もなく、ウケのよいプランを簡単に選択できるでしょう。空いた時間で、企画・演出の準備をするのもおすすめです。当時の思い出の写真を使用したスライドショーを作ることもできるかもしれません。

■当日の司会や会費の回収といった役割から開放される

同窓会の当日は、幹事であっても楽しみたいものではないでしょうか。また、周囲や時間を気にかけたり、司会や会費の回収を行ったりするような役割を行いたくない人も多いといわれています。幹事代行サービスを利用することで役割から開放されるだけでなく、第三者にお金を管理してもらうことで「クリアで誠実な同窓会」だという印象を与えることができるかもしれませんよ。

需要が高まっていることから、幹事代行サービスを行う業者は年々増加している傾向にあるようです。それほど、幹事の役割は大きく責任のあるものだといえるでしょう。同窓会を成功させるため、プロに頼むのもひとつの手段です。無理にひとりでこなそうとはせず、幹事の仲間や幹事代行サービスと協力して進めていきましょう。

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