東京周辺の方に口コミで評判!同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

クオリティの高い同窓会に!幹事代行業者の仕組みとは?

公開日:2019/01/15  最終更新日:2018/12/17

同窓会は懐かしい顔と再び会い思い出話や近況報告で楽しい時間を過ごせますが、より良い会にするために大きな鍵を握っているのが会場選びやイベントプログラムなどになります。

同級生との絆が深いほどそれらを背負う幹事は大きなプレッシャーとなりますが、そんな時のために全てを任せられる幹事代行事業者が提供するサービスがあります。

企画から運営まで任せられるサービス

同窓会を開催する会場選びから出欠の案内や確認、会費制の場合は料金の出納などの事務処理など大きな負担となりますが、そんな時は幹事代行事業者に依頼する方法があります。

幹事代行事業者は同窓会に関することなら何でも相談することができ、同級生の好みに合わせた飲食メニューが用意されている会場の選定や手配、参加者全員が楽しめるイベントの企画出欠の管理当日の運営まで全てを任せることができる仕組みです。

幹事が行うことは出欠の確認を行うハガキなどを送付するために必要な卒業名簿を用意するぐらいで、後は何もすることはありません。

個人情報の管理も法令を遵守し高いコンプライアンス意識やコーポレートガバナンスを持つことが認定された企業や団体に与えられるプライバシーマークを取得した幹事代行業者であれば、安心して預けることができます。

幹事代行業者は優れた企画力を持っており、これまで数々の同窓会を成功させてきた実績があることからハイクオリティな同窓会を実現し参加者も高い満足度を得られるに違いありません。

スポンサーが提供してくれる同窓会

昨今の経済事情やライフスタイルの変化などから同窓会はできるだけシンプルでコンパクトに抑える傾向がありますが、本音では数年に1度しか開催されない大切なイベントであることからできれば派手に楽しみたいというニーズも少なくありません。

しかし、それを実現するためには高額な会費がネックになることから断念せざるを得ないケースがほとんどです。

そんなニーズに応えるために、スポンサーが提供してくれる幹事代行者が登場しました。

会場の選定や出欠の管理、当日の運営などの全てを代行事業者に任せられるのはもちろんのこと、会場にスポンサー企業のロゴマークの入った看板などを設置したり、パンフレットやノベルティグッズの配布を行うことでスポンサーが資金を提供してくれる形となり、参加者ひとりひとりの支払う金額が安くなるという仕組みです。

このサービスが適用されるには参加人数など一定の条件が必要となりますが、従来の形式と同程度の金額で1ランク上のクオリティの同窓会を開催できることから人気となっています。

独自のSNSが提供されている幹事代行業者

同窓会への参加者を募る際に大きな課題となるのが参加意思を確認するための手段です。

かつては卒業名簿を元にハガキを出し出欠に丸を付けて返信してもらい、万が一返信が無かった場合には近しい方に電話をかけて確認するなどして変更後の住所や近況を知るケースがほとんどでしたが、1軒1軒行うのは大変な労力でした。

また、昨今では個人情報保護法などの関係から、住所や電話番号の記載された名簿を作らないケースもあります。

そのような問題を解決するために、独自のSNSを提供している幹事代行業者も登場しています。

SNSは無限の広がりを持ち、まず誰か1人に連絡がつけばさらに次の同級生へと繋がっていきます。

電話であれば基本的に1対1でしか会話ができませんが、SNSであれば同時に複数の相手と会話をすることが可能で、同窓会の企画や運営の相談から出欠の意思確認まで作業が捗ります。

現代ではハガキに丸を付けて返送するのも意外と手間がかかると考える方が多いですが、多くの方が所持しているスマートフォンで手元から気軽に操作が行えるので、出席率が高くなる傾向にあるのも大きなポイントです。

 

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