東京周辺の方に口コミで評判!同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

幹事代行を利用するなら準備!同窓会名簿の作り方

公開日:2021/04/01  最終更新日:2021/01/27


同窓会をするときに幹事になると会場を用意したり、参加する人数なども調整したりする必要があります。そんなときに幹事代行のサービスを利用すると、面倒な幹事の仕事を業者に任せられるので楽です。しかしサービスを利用するときに同窓会名簿を各自で用意して、業者側に提供しないといけないので、事前に作り方を知っておくと役立つはずです。

幹事代行とはそもそもどんな存在なのか

同窓会は学生時代の仲間達と交流できる素敵な機会ですが、誰かが幹事として作業をしないといけない特徴があります。幹事になる人はそれぞれの同窓会で違いがありますが、基本的に予算の範囲内で上手く同窓会を開催しないといけません。

社会人として働きながら幹事の作業もするのは大変ですが、そんなときのために幹事代行のサービスを提供している業者が存在します。幹事代行とはネーミング通りに幹事を業者側が代行してくれるサービスになりますから、面倒な手続きなどを任せることができます。同窓会を行う会場を用意したり、飲み物や食べ物の用意なども任せたりすることができますから、とても頼りになる存在です。

同窓会を初めて行う人の場合はどんな風に会場を用意すればいいのかで悩んでしまうはずですから、余計な時間が多く必要になってしまいます。幹事代行の業者を利用すると余計な費用は必要になってしまうものの、時間や精神的な疲労を感じずに済むのでとても素敵なサービスです。

同窓会名簿がサービスを利用するには必要になる

幹事代行は魅力的なサービスですが、サービスを円滑に利用するには同窓会名簿を各自で用意しておく必要があります。名簿にはクラスメイトの名前や連絡先などをまとめて記入しておく必要がありますが、現在の住まいを知らない場合などもあるので、困ってしまうケースがあるでしょう。

そのようなときに幹事代行の業者側が転居先探しなども対応してくれることがあるので、そのような業者を活用すると安心して案内状を送ることが可能です。良心的な業者であれば、転居先探しから案内状の送付と出欠集計までの作業を対応してくれるので、利用すると便利です。

同窓会名簿の作り方は至ってシンプルで、卒業アルバムなどを活用して名前を名簿に記入していけば簡単に作ることができます。同窓生の人数にもよりますが大人数になる場合は、名簿作成のフリーソフトなどを活用するのも賢い作り方になります。名前や連絡先などの基礎的な情報を記入するだけなので、そこまで時間が必要になることはないでしょう。

同窓会名簿を作るときに細かい情報を載せるのは注意が必要

それぞれの勤務先などの情報も載せている同窓会名簿を作ると、その名簿が流出したときに大変なことになってしまいます。現実的にそのような名簿を高額で取引されているケースも存在するので、必要以上の情報を名簿に載せるのは控えたほうが安全です。

勤務先や子どもの人数などを載せてしまうと、その人の家庭環境などがバレやすくなりますから、シンプルに名簿を作成するのが正しい作り方です。サービスを利用する幹事代行の業者側に事前に問い合わせをしておき、どの程度の情報が必要になるのかを聞いておくのも大切になります。

また昨今では個人情報の取扱いに注意している人も増えているので、同窓生自体にどのような感じで名簿を作成するのかを教えておくのも大切です。後になってから個人情報関連で揉めてしまうと折角の同窓会が台無しになってしまいますし、大切な仲間との信頼関係を失うリスクすらあります。幹事代行の業者ではそのような所も気配りしながら作業してくれるので、充実したサービスを提供してくれるでしょう。

 

同窓会をするときに幹事代行のサービスを利用すると便利です。サービスを利用するときに名簿を用意する必要がありますが、名前や連絡先などの基本的な情報を記入するのが基本的な作り方になります。作り方がわからない場合は幹事代行の業者が教えてくれるので、迷わずに尋ねるのが賢い方法です。

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