東京周辺の方に口コミで評判!同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

同窓会の代行業者に依頼をしているのはどんな人が多い?

公開日:2019/12/15  最終更新日:2019/12/23

同窓会の代行業者は近年注目が高まっているサービスです。案内状の作成や会場設定、参加者確認など同窓会の開催にはさまざまな手順が必要になりますが、これらの作業を幹事に代わって引き受けてくれます。

プロの手で楽しい同窓会を企画してくれるため、同窓会を盛り上げられることが魅力です。そんな同窓会代行業者はどんな方が依頼しているのでしょうか。

代行業者はどんな方が依頼することが多いのか

同窓会の幹事は、学年やクラス単位で行われるため多くの人と連絡を取り合うことになります。開催前だけではなく、当日にも注文や全体をまとめたり、2次会の準備をしたりするなど、やるべきことはたくさんあります。代行業者はそういった一連の流れである、幹事代行業を請け負ってくれます。

代行してもらうことで、全体をまとめる負担も最小限となります。代行業者によっては、遠方に住んでいて出席できない方や先生からのビデオレターを撮影してくれるなど、会が盛り上がる催しも企画してくれます。当日は司会進行も任せられるため、負担はさらに小さく済むでしょう。

また、2次会を開催する場合は、2次会も同様に進行してくれます。開催前から2次会まで幹事代行として仕事をしてくれるため、幹事を任されたとしても、皆と会話をしたりお酒を飲んで楽しんだりすることができます。そのため、同窓会代行業者に依頼する方は、幹事を任された方や、幹事にも楽しんでほしいと考えている方が多いでしょう。

代行業者に依頼するときのポイント

幹事代行を業者に依頼するときには、いくつか事前に決めておくことがあります。まず、代行業者とやりとりを行う幹事を決めておくことです。会社によりますが、幹事には同窓会の盛り上げをサポートする役目と、卒業名簿などを準備するという仕事があります。

また、同窓会専用サイトで参加者とメッセージなどでコミュニケーションをとって盛り上げることもやってくれます。会場準備や当日の進行などの業務は、業者が幹事代行として行ってくれるため、幹事が行うのは同窓生への呼びかけのみということがほとんどです。仕事や家庭で忙しくしていても気軽に参加できるでしょう。

開催までの期間は最短でも3ヶ月のようです。規模にもよるところですが、同窓生への呼びかけを行う期間が必要となるため、4ヶ月以上の準備期間があるとよいとされています。会場相場は当日集まった同窓生の会費だけで、幹事の自己負担がかからない業者もあります。会場のグレードに合わせて会費を決定するシステムが採用されている場合が多く、相場は5,000円から1万円ほどとなっています。

小規模の同窓会でも幹事代行業者に任せられる

小規模の同窓会でも幹事代行業者に依頼することができます。小規模になると準備に時間がかかることもなく、自分達に合った会を開くことが可能です。専属のプランナーやスタッフが担当としてついてサポートしてくれます。人数が少ない会でも、実際に行うための会場のリサーチから企画、当日の進行などを行ってくれます。

人数によってサービスの内容が大きく変化することもないため、安心して使用できるといえるでしょう。少ない人数の方がプロと相談しながらある程度自由に内容を決められるので、少人数でも幹事代行業者に依頼することは魅力的です。

案内状発送費用や会場予約金などの事前準備金や、当日ドタキャンが出た場合の赤字など、自分達でやろうと思うと金銭負担やリスクが出る場合がありますが、代行業者に依頼することで経験から最低ラインを計算してくれるため、赤字にならないプラン立てを行ってもらえます。そのため、初めての同窓会で幹事になってしまったという方も安心して取り組むことが可能です。

 

同窓会の代行業者に依頼する方は、幹事や幹事も一緒に会を楽しんでもらいたい方がほとんどでしょう。プロの業者が準備や進行を行ってくれるため、みんなが盛り上がる会を作り上げることができます。同窓会終了後にもいろいろとサポートしてくれる業者もあるため、1回限りではなく、今後の利用についても検討できるかもしれません。

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