同窓会を代行業者に依頼！案内状が届いた人たちが行うことはどんなこと？

同窓会の案内状というのはある日、突然届くものですので、誰もが驚くのはもちろんですが、うれしいと感じるか、どうしようと迷うかのどちらかに分かれるのではないでしょうか。案内状が届いたときに受け取った人たちが行うのはどのようなことなのかを考えると、幹事を担当する人がすべきこともある程度予測ができるようになります。

案内状に必ず記載しておくことが大事

案内状の内容は、時候の挨拶から始まってどういう仲間たちによる同窓会をいつどこで開催するかを決定したというお知らせで、記されることはほぼ同じといってよいでしょう。返信用のハガキが同封されていることがほとんどですので、出席か欠席かを選んで投函します。

案内状を受け取った人のほぼすべてがこの作業を行うことになるでしょうが、もし幹事代行業者に依頼して同窓会を開催するのであれば、その旨を記しておく必要があります。幹事代行業者に依頼すると同窓会がどうなるのかが分からない人のために、幹事代行業者に依頼するとはどういうことかを書き添えておくことが不可欠です。

その上で、幹事代行業者に依頼すると案内状を受け取った場合の出欠の返信方法が2通りになるということも、きちんと明記しておきましょう。たいていの幹事代行業者が、依頼を受けてホームページを立ち上げた際に、ホームページから出欠の返事ができるようにしてくれるからです。

案内状にホームページが記載されていたら

一般的な同窓会の案内状は、いつどこで開催するかという日程の案内と出欠の返信用のハガキが添えられています。幹事はこの返信ハガキを元に参加者の人数を把握し、会場をどこにするかを決めますので、もしかすると参加率によっては会場が変更になる可能性もあります。

案内状に同窓会の開催にあたって同窓会幹事代行業者の協力を得ていますといった記載があれば、おそらくURLやQRコードなどが記載されているでしょう。同窓会幹事代行業者が同窓会の開催にあたって、ホームページで情報を発信するサービスを行うからです。

このような記載があれば、まずはホームページを見ます。ここに出欠の返信ができるコンテンツが作られますので、たとえ案内状にハガキが同封されていたとしてもホームページから出欠の返事を速やかに伝えられます。幹事として一番苦労するのが人数の把握だけに、ハガキによる返信よりも幹事の苦労が減るのは明らかです。

友だちを誘って出席できる案内状

幹事として同窓生の名が案内状にあったとしても、幹事代行業者に依頼していることをあらかじめ知らせる案内状を送ってきてくれたら、出欠の返信以外にもできることがあります。それが、SNSやメールなどで知り合いに同窓会が開催されることを、同窓会開催用のホームページから連絡可能になることです。

メールアドレスは知っているものの普段は滅多に連絡を取らないという友だちなら、この機会に専用ホームページから連絡を取ることで一緒に参加しようとなるかもしれません。つながっている人同士がどこかで他のグループとリンクすることによってさらに同窓会開催の情報が広まり、誰が行くのだろうという不安を事前に解消できます。

専用ホームページから連絡がくることによって、誰が出席するつもりなのかが事前にわかるからで、それなら自分も参加しようということになるでしょう。幹事代行業者に依頼すると同窓会の出席率があがる理由は、事前に設けられるホームページによる案内が大きく関与しています。

同窓会の案内状をもらったとき、参加したいもののどうしようかと悩む理由の一番は、誰が参加するのか分からないということでしょう。同窓会幹事代行業者ならホームページを立ち上げてくれるため、ここから連絡を取り合うことが可能です。誰が行くかが分かれば、安心して案内状に同封されたハガキはもちろん、ホームページからも直に出欠の返事ができます。

イメージ	1	2	3	4	5
会社名	同窓会.com	笑屋の同窓会	同窓会ネット	同窓会本舗	yes！同窓会
プライバシーマーク取得	◯	◯	◯	×	×
幹事マニュアルの提供	◯	×	×	×	×
特徴	・参加者に喜ばれる同窓会がモットー ・クルーズ同窓会対応 ・小規模～大規模な同窓会に対応	・当日ベビーシッター派遣可能 ・スポンサーシステムで割引可能 ・大規模な同窓会にしか対応していない	当日キャンセル保証10％まで対応	同窓会旅行プラン提供	・会費5,000円の激安プランあり ・会場ごとのプランの用意は無し
詳細リンク	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく