東京周辺の方に口コミで評判!同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

同窓会の幹事代行利用にかかる費用相場

公開日:2020/11/01  最終更新日:2020/12/15


同窓会を開く際、幹事をやるとなったらとてつもなく大変です。それゆえに、代行業者を利用したいと考えたことがある方も結構いらっしゃるのではないでしょうか。一方で、費用への不安から利用の一歩を踏み出しかねている方も多いかもしれません。そこで、ここではそのサービス利用時にかかる費用相場を紹介します。

同窓会の幹事代行を利用するメリットとは

そもそも同窓会の幹事代行を利用する最大のメリットは、幹事の負担を軽減できてみんなが楽をできるということがあります。また、スケジュール自体も自分たちでやるよりもスピーディーになることが多く効率的といえます。

さらに、幹事代行業者を利用すると、同窓会が赤字になるリスクがなくなる点も大きなメリットです。せっかく幹事を引き受けたのに、結果として赤字になってしまったら誰だって悲しいです。

ただ、自分たちで会を開催する限りはそのリスクはなかなか避けられません。これは、案内状発送費用や会場予約金の事前準備にもお金がかかる中、予測していた人数の参加者が確保できなかったり、ドタキャンする参加者が出た場合、収支が赤字になるリスクがあるためです。

一方で、幹事代行業者に依頼すればそのようなリスクはほぼないといっても過言ではありません。これは、これまでの経験や実績に基づき最低ラインをしっかりと計算し、赤字にならないプランを立てることができるためです。

幹事代行を利用する際にかかる費用

魅力的なサービス内容を聞けば聞くほど、一方で幹事代行サービスの費用が高そうというイメージを抱いてしまう方も多いかもしれません。しかし、そのようなことはありません。基本的に多くの業者が「会費」×「参加者」という形の料金システムを採用しているためです。

たとえば、参加者が50人で会費が5,000円の会であれば250,000円が代行を依頼する際にかかる費用となります。そして、この費用には会場費はもちろん飲食費などもすべて含まれており、そのサービスの利用に際して支払いが必要となる額はこれがすべてです。その際には、多くの場合幹事がまとめて費用を支払う必要はなく、幹事代行業者が当日参加者から会費を徴収してくれます。

最終的にそこから経費精算し、残った費用が幹事代行業者の利益となるというシステムになっているためです。また、参加人数が少なくなってしまった際やドタキャンが発生した際にも、基本的に代行業者を依頼した幹事側の費用負担はない点もメリットです。

プランごとの費用のおおよその相場とは

依頼に際しては、会の内容に応じてプランが別れていることが多いです。たとえば、会場のグレードに応じてプランを選ぶシステムを採用している場合などでは、参加者一人あたりの費用の目安としては居酒屋の場合5,000円ほど、レストランの場合6,000円ほど、ホテルの場合7,000円ほどの料金設定になっています。

また、全面的に任せるのではなく、手伝ってもらいたい部分だけを部分的にサポートしてもらうことも可能な点も、利用にあたってのメリットといえます。なお、同窓会は参加者や年齢、地域が絞られているため、スポンサーがついてくれる場合もあります。

このスポンサーはホームページにバナー広告を貼ったり、当日試供品を配る代わりに会費の一部を負担してくれるという心強いサポーターです。規模によってはスポンサーをたくさん集めることで、自分たちで開催するよりも参加費用が安くなる場合もあります。上手にスポンサーも活用するよう心がけましょう。

 

同窓会の幹事代行を利用した際にかかる費用やそのメリットについて紹介してきました。せっかく同窓会を開いたのに、幹事がやることが多く楽しめないという状況になっては本末転倒です。ぜひ幹事代行サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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