同窓会が延期になった場合は幹事代行の料金は据え置き？

同窓会を開く際に便利なサービスが幹事代行ですが、万が一予定していた日に開催できなくなったらどうしようと考える人は多いのではないでしょうか。幹事代行にかかる費用は参加者の人数分の会費なので、依頼料が高額になることも多いためです。もし延期する必要が出てきた場合、料金はどうなるのかはあらかじめ知っておく必要があるでしょう。

延期なら費用が据え置きになることも

案内状の送付から出欠の集計、会場の手配、当日のサポートまで、同窓会の開催に必要なことをさまざまな面で助けてくれるのが幹事代行です。個人で幹事を引き受けると手間や時間の負担がかかりますが、代行サービスを利用すると同窓会準備から当日までスムーズに進められるでしょう。

幹事代行サービスは契約すると、当日に向けての準備を始めてくれます。しかし、災害や感染症の流行など思いがけないことが起こり、予定通りの日に同窓会を開けないケースもあるものです。そのようなときには同窓会を開く時期を延期するか、もしくは会そのものを中止せざるを得ないこともあります。

中止や延期を決める際には、幹事代行の料金がどのようになるのかも業者を決めるときの重要なポイントです。しかし、一般的には同窓会を開くと決めて契約した後は、開催の方向に進めた方が費用の面でよいケースが多くあります。会社にもよりますが、実質的に据え置き料金で延期できることもあるようです。

中止するよりは延期にするほうがおすすめ

災害や感染症の流行などのために予定していた日に同窓会を開くことができなくなった場合、会を中止にするか延期にするかは悩みどころかもしれません。しかし、基本的には予定をなかったものにしてしまうよりは、時期をずらして開催した方がよいことが多いようです。

というのも、同窓会の幹事代行に契約したが途中で中止になる場合、キャンセル料金を支払わなくてはなりません。キャンセル料金の金額は、同窓会の準備を取りやめるタイミングによって変わってきます。案内状を送付する前の段階であれば5割程度で済むこともありますが、送付をしてしまった後に中止するとなると全額支払わなくてはならないこともあるのです。

キャンセル料の観点から考えると、一度計画を進めた同窓会を中止することはできるだけ避けた方がよいでしょう。延期の場合は中止するよりも費用の負担が少なくて済むことが多く、一旦キャンセル料が発生したとしても、延期して開催した際に差し引かれることもあります。

同窓会を延期する際に知っておきたいポイント

同窓会の幹事代行に依頼したが、予定の日に開催できなくなったため中止せざるを得なくなった際は、キャンセル料がかかるのが一般的です。しかし、幹事代行サービスによっては予定日に開けなくなったため同窓会を延期する場合、後で開催するときに支払ったキャンセル料を差し引いてもらえる仕組みになっているところもあります。

そのようなサービスを利用すれば、一度は規定額を支払っても実質キャンセル料がかからないということになるでしょう。もちろん同窓会を計画するときには、必ず開催できるような時期を選ぶのが大切です。

しかし、それでも開催できるかどうかわからなくなるような不測の事態が起こることがあります。そのようなことから幹事代行サービスを利用する時には、契約の内容をよく確認しておく必要があることは知っておきたいポイントです。中止した場合と延期した場合の規定、その際に発生するキャンセル料の扱いなどはよくチェックしておきましょう。

同窓会を延期せざるを得ないときでも、幹事代行のサービスによっては料金が実質据え置きになることがあります。一般的に同窓会の準備を始めている場合は、中止より延期するほうがよいケースが多いため、幹事代行を利用する際に延期に関する規定も確認しておくことが大切です。

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