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同窓会幹事の大変さを知り備えよう!

同窓会の幹事になったらどんなことをするのか、実際にやったことのない人には分からないものです。しかし、多くの人はとにかく大変だろうということは何となく理解しています。

もし、自身が幹事になってしまった場合、どうすればいいのか知っておくことは大切です。状況によっては急に幹事を任されることもあるかもしれません。

 

やるべきことをリストアップしておこう

同窓会の幹事になった場合、どんなことをやるべきかリストアップしておくといいかもしれません。その方がスムーズに進行できるからです。一般的に言われているのは、まず、会に招待すべき人の連絡先をリストアップすることです。

例えば、成人してから中学の同窓会を開く場合、住所が変っている人もたくさんいるはずです。連絡が取れなくなっている人もいることでしょう。招待状を出しても戻ってきてしまうこともあります。そんな時には共通の友人たちに協力してもらわなくてはなりません。誰か転居先を知っているかどうか聞いてみましょう。

それから、幹事になると会を催す会場選びもすることになります。誰もが安心して訪れられる場所を探しましょう。飲食店を予約することになりますが、子連れで出席する人もいるかもしれません。子連れ可能なところやメニューが充実しているところなど、幅広い条件で探すことをおすすめします。

このようにたくさんやるべきことがあるため、どうしても大変さが浮き彫りになりがちです。効率よく準備できるようにしましょう。

 

プロに任せるという手段も有効的

同窓会は幹事代行のプロに任せてしまうという方法もあります。最近はやりたがらない人が増えてきていることもあり、最初からプロに依頼してしまうことも少なくありません。その手のプロなら的確に代行してくれるので安心です。

その代わり、費用がかかります。費用は当然、会に参加するみんなから徴収しましょう。少しでも安い費用で行うことがポイントです。これまでの実績はもちろん、評判の良いところにお願いしましょう。

それから、招待状の発送も代行してくれるところが多くなっています。しかし、個人情報を提供することになるため、信頼できる代行業者を選ばないと危険です。その点も踏まえた上でより良い代行業者を選びましょう。

 

自身も楽しめるようにすることがポイント

同窓会の準備がきちんと整っても、幹事自身も楽しめないことには会を催す意味がありません。自身の立場のことでいっぱいいっぱいになってしまい、会が終わってから全く楽しめていなかったことに気づく人も少なくないため、その点は気をつけましょう。

自身も楽しめるようにするためには、自身の希望も取り入れることが大事です。自身が幹事ではなかったらどんなお店で集まりたいのか、第三者的視点で考えてみるのもいいかもしれません。

また、代行業者を利用することによって、自身の担当業務が軽減できることもあります。代行業者とのやりとり窓口担当として携わるだけなら、それほど大変さを感じることはないはずです。代行業者の中には誰もが楽しめるような会を提案しているところも増えてきています。

オプションやサービス内容なども確認して選びましょう。口コミ情報を参考にして代行業者を選ぶのもいいかもしれません。一度、頼んでみて良かった業者なら、口コミでも話題になっています。

 

上記のように、同窓会の幹事にはいろいろとやるべきことがあります。何をやるべきかリストアップし、スムーズにできるようにしておきましょう。その大変さに耐えられないというのなら幹事代行のプロに任せてしまうのもいいかもしれません。その方がとても楽です。

また、自身が幹事になったとしてもその業務に追われるだけではなく、自身も楽しめるような同窓会にすることがポイントです。事前にどんな会にしたらいいのか、研究しておきましょう。

 

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