同窓会の案内状の書き方とは？実際に使える例文をご紹介！

同窓会で幹事をすることになったら、当日までにさまざまな準備をする必要があります。最初のステップとして取り掛かるのが、案内状の送付になるでしょう。しかし、いざ案内を出すとなると内容に悩む方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、案内状の書き方を解説しますので、ぜひ参考にしてくださいね。

同窓会の案内状を作るときのポイント

同窓会を開催するとなると、幹事の方が悩むポイントに案内状作成が挙げられます。同窓会は頻繁に開催するものではない分、どのような内容を記載すべきか、どのように作成するのか悩んでしまうのでしょう。しかし、参加者の人数が把握できなければ、お店を探したり、必要な費用を考えたりすることができません。

ただし、基本的なポイントを押さえておけば、作成するのに悩むことはほとんどありません。きちんとポイントを押さえた文章を作成し、同級生が参加したいと思えるようにしましょう。

まず同級生のリストを作成します。リストは主に「発送先リスト」と亡くなった方宛に案内状を発送しないための「逝去者リスト」の2パターンを作成します。

リストの作成が完了したら、どのようなタイプにするのかを決定しましょう。往復ハガキや封書などのタイプがあり、往復ハガキを送る場合は、個人情報保護シールが必要です。

記載する内容は、学校名や卒業年度、挨拶文、案内文、幹事の名前、参加する先生の名前、会場と日時、出欠の連絡方法（いつまでに）、問い合わせ先などを記載します。

なお、デザインはシンプルなものもあれば、凝ったデザインのものもあります。凝ったデザインにする場合、印刷費用が高くなるケースがあるため、予算と相談しながら検討しましょう。また、同級生宛のものとは別に、先生宛に送るものも作成が必要です。

同窓会の案内状に使える例文

同級生宛の案内状に使える例文を紹介します。

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〇〇高校、〇期生のみなさま、お久しぶりです。卒業から〇年経ちましたが、いかがお過ごしでしょうか。このたび、卒業から〇年という節目を記念し、同窓会を開催することになりました。

また、学生時代にお世話になった〇〇先生、〇〇先生も出席いただけるとのことです。

当日は、近況を報告しあったり、学生時代の思い出話に花を咲かせたりして、楽しい時間を過ごせればと思っています。

以下に詳細を記載しておりますので、内容をご確認いただき、〇月〇日までに出欠の返信をお願いいたします。一人でも多くの同窓生に会えることを楽しみにしています。

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先生宛の同窓会の案内状の例文

案内状で先生宛に使える例文を紹介します。

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拝啓

先生方におかれましては、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。さて、私達が〇〇高校を卒業して〇年が経ちました。

そこで、卒業から〇年という節目を記念して、〇〇高校〇期生の学年同窓会を開催することになりました。

大変お忙しいかと思いますが、私たちと当時に戻ったような楽しい時間を過ごしていただければ幸いです。同窓生一同、先生方のご参加を心よりお待ちしております。

敬具

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また、会費を同窓生だけで負担する場合と、先生にも支払ってもらうケースがあります。幹事できちんと相談し、先生にも会費をもらう場合は、案内文に内容を記載しておきましょう。また、先生宛の文章は丁寧な言葉遣いにするよう心がけましょう。

同窓会の幹事をする際、悩みがちなのが案内状の作成でしょう。しかし、基本的なポイントを押さえておけば、あまり悩むことなく作成が可能です。なお、すでに逝去されている方宛に案内状を送付しない、先生にも参加を依頼する場合は、丁寧な言葉遣いの文章にするなどが注意点です。なお、最近では紙のやりとりをやめ、メールで案内するケースも増えています。幹事の中で相談し、スムーズかつ管理しやすい媒体を選ぶのがおすすめです。

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