同窓会の準備期間はどれくらい？

「同窓会の幹事になったら大変」と考えている人が多いかもしれませんが、今は幹事代行サービスがあるのでやることはあまり多くありません。しかしそれでも準備は必要であり、実際に同窓会を開く前の日から一定期間前から始めないといけません。いつ頃から準備をしたらいいのか調べてみましょう。

対象が数百人規模なら3ヶ月から4ヶ月あると良い

学校を卒業して10年が経過したとき、学生時代から交流が続いている人がどれくらいいるでしょうか。

クラブ活動などをしていれば比較的つながりがあるかもしれませんが、日常生活で仲が良かったぐらいだとすでに付き合いはなくなっているかもしれません。

同窓会の幹事として会を行おうとすると、多くの人に連絡して、さらには会場なども用意する必要があります。

幹事代行業者に依頼をするとかなり楽になると言われていますが、実際にはどれくらいの準備期間が必要になるのかというと、参加する対象つまりは知らせる人数によって変わってくるといわれています。

数百人規模で知らせないといけないときは3ヶ月から4ヶ月ぐらいかかるかもしれません。

まずはその人たちの連絡先を確定する作業に1ヶ月から2ヶ月かかるとして、加えて会場の予約もある程度余裕を持って行う必要があるでしょう。

そうなると1ヶ月などではなかなか準備をするのが難しいかもしれませんが、もちろん業者がいろいろな事情に応じたプランニングをしてくれるので希望を伝えると良いでしょう。

過去に何度か行っているなら短期間も可能

同窓会を行う頻度はそれぞれの学校やクラスによって異なるようです。

最近の人はあまり行わないケースもあるようですが、地方の学校などであれば人数も少ないこともあってそれなりに結束力が強いようです。誰かが「もうそろそろしないのか」と言って行うこともあるらしいです。

行うときに結構大変になのが対象者への知らせです。

すでに独立などをして住所が変わっているとき、その住所がわからなくて連絡ができないときがあります。

しかし10年に一度行っているようなところだとその都度名簿を再作成していますし、自分から変更したときに連絡する人などもいるようです。

幹事代行サービスを利用して行うときの準備期間は、事前に用意する情報によってかなり短くできるときもあります。

対象者への連絡がほぼ名簿がすでにあるときは、連絡をして返事を待つ期間ぐらいになるでしょう。

会場さえ決まれば1か月ぐらいでも十分対応できそうです。

高齢になって幹事をするのが大変になるときもありますが、業者に依頼をすれば面倒な部分をほとんどしてもらえるでしょう。

当日に行う会によっても異なってくる

同窓会のドキドキ感は以前からの期間が長いほど大きくなるかもしれません。

卒業してから数年ぐらいだとまだまだ見た目の変化もないでしょうが、10年や20年となるとそれなりに年を重ねています。いろいろな人の変化を見るのが楽しみの人もいるかもしれません。

それを取り仕切るのが幹事で事前に準備をしておく必要がありますが、幹事代行のサービスもあるので仕事などがある人でも比較的楽に行えるようです。

そうは言っても何もしないでいいわけではなく、いろいろな判断もしていく必要があります。

基本的には多くの人を集めてかつての友人たちとの会話を楽しめる場を設ければいいのでしょうが、それ以上のイベントを企画するときもあるでしょう。

そうなると急に行うことができないときもあります。

特別な会場を使うときは急に予約ができないかもしれませんし、数ヶ月前に予約しないといけないでしょう。

イベントを盛り上げるためにいろいろな人に出し物をしてもらうかもしれませんが、それも急に依頼をしても受けてもらえないでしょう。

シンプルなら短くても構いませんが、凝れば凝るほど時間が必要です。

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