同窓会の幹事代行業者に依頼するときの会場選びのポイント

高校や中学など学校の同窓会を開く際に困るのが、幹事の依頼をされたときです。恩師や友人からの依頼だと断ることができずに仕方なく引き受けることもあるかもしれませんが、他の人のようにゆっくり楽しみたい場合もあります。

そんなときに役立つのが幹事代行業者で、ここでは幹事代行業者の特徴や依頼したときの会場選びのポイントを紹介します。

お手頃価格でアクセスが良い会議室

一般的に貸し会議室はビジネスで利用することが多いですが、駅も近くてアクセスが良く、幹事代行を利用するときにも同窓会会場で比較的選ばれやすいです。全国各地から参加者が集まることも予想されるため、初めて参加する方も迷うことなく行けるところが良く、飲酒もするなら駅から近い方が安心です。

会議に使うスクリーンやプロジェクターは、学園祭や体育祭、修学旅行など思い出の映像や写真などを流すときにも便利です。前半に恩師やOB、活躍している同級生の後援会、後半にパーティーなどいろいろな用途でも使えます。

会議室は内装も質素で向いていないのではないかと感じますが、最近はこれまでのシンプルな部屋から豪華な部屋まで種類も多いです。同窓会の会場として借りるには、豪華な貸し会議室やホールを借りて、小さいシンプルは部屋を資材置き場などとして予約することもできます。少人数からでも対応してくれますし、必要なものもそろっているので案外向いている会場です。

結婚式会場やホテルなども利用できる

大人数が参加するなら、幹事代行を選ぶときも結婚式場やホテルなどが使えるところがおすすめです。結婚式場は会場が広いので人数が多くても安心で、予算は1人8,000円～1万円と少し高いですが料理がおいしくて雰囲気が良いです。

ただ、通常婚礼ブロックがあり、結婚式としての利用を優先させていて一般の宴会予約は2～3ヶ月前からのみ受付を開始します。仏滅や連休の最終日だと結婚式が入ってないことが多いので、会場が取りやすいです。

ホテルだとランクごとに予算も5,000円～1万円と幅広く、会場の雰囲気や料理、接客サービスなどが変わってくるため年齢や目的で使い分けるとよいでしょう。例えば若い世代なら6,000円程度で中高年なら8,000円など、それぞれ設定も変えることができます。

大小色々な会場が用意されていたり、仕切りを使って受け入れを変更したりすることもあり、ある一定の人数以上だと大きい場所、それ以下なら少ない場所にできるかなど、代行業者に依頼するときに聞いてみた方がよいでしょう。

レストランや居酒屋で予算を抑える

幹事代行に依頼してから会場選びをするときに、予算を抑えるならレストランや居酒屋などもおすすめです。堅苦しくなくカジュアルな感じになるレストランは予算も4,000円～5,000円でドリンク飲み放題や、結婚式の2次会で使っているところはプロジェクターやスクリーンの設備を無料で使えたりします。

レストランの貸切は最低保証額が設定されていることも多く、予約も受け入れが多いレストランほど高くなります。予想参加人数が最低保証額に達するかも計算し、赤字を防ぐこともポイントです。

中には、若い頃は多く参加していたので今回も同じぐらいと考えることも多いですが、実は一般的な同窓会だと2割から3割程度の参加率となることも珍しくありません。 また、居酒屋なら少人数であれば飲み放題付きで予算3,000円～5,000円程度で可能で、お店や座席の選択肢が多く、お座敷を貸切にすればプライベートな空間にもなり、リラックスして友達などと会うこともできます。

居酒屋は席を移動しにくいので、時間を区切って席替えの時間を設定したり、できる限り多くの人と話せる機会を作れたりするように進行も工夫が必要です。お店に行くと複数の個室になってしまったということを避けるために、これも幹事代行業者と相談して決めておくと安心です。

同窓会の会場選びは同窓会が楽しいものとなるためにも大切であり、幹事代行業者を依頼するときにも重要なポイントです。それぞれの場所によってそろっている設備や備品、部屋の種類も違うので、予算なども確認しながら決めていくことがおすすめです。

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