人数が少なくても同窓会幹事代行業者に依頼できる？

同窓会は昔の仲間に再び出会うことができ、若かりし頃の思い出を振り返ったり盛り上がる場、参加することは楽しみという人はかなり多いです。

しかし同窓会を開催するとなれば悩みとなるのが、幹事の存在ではないでしょうか。

当然ながら幹事役がいないことには同窓会は開催されることはありませんが、メンバーに連絡をして参加の有無の返事を受け、日時や会場を決めたりとイメージしている以上に手間と時間がかかります。

準備だけが大変というわけではなく、当日にも出席者のチェックの受付や会費の徴収など大変なことは盛りだくさんです。

参加はしたくても幹事にはなりたくないという人が大半ではないでしょうか。

そんな時に役立つサービスとして近年人気を高めているのが、幹事代行業者です。

経験豊富なプロに任せることで、よりスムーズに開催することができ満足度も高い同窓会にすることができます。

業者によりサービス内容や料金には違いがありますが、見逃してはならないポイントの一つが最低参加人数は何人からかという点です。

業者による最低人数の違いについて

一口に幹事代行といっても数多く存在していますが、業者による料金の違いはそれほど差がないケースが多いです。

幹事の代行サービスは参加者の人数により儲けに大きな違いが生まれることになるので、参加者が少ない依頼は受け付けないという業者も少なくはありません。

基本的に参加する人が多いほど儲かるシステムとなっているので当然のことではありますが、初めての同窓会など人数がどの程度集まるのかわからないという場合には、業者が対応可能な最低人数はあらかじめリサーチしておくべきだといえるでしょう。

同窓会幹事代行サービスを依頼できる目安

実績のある同窓会幹事代行サービス業者を十数社調べてみたところ、人数や規模に制限がないような業者もあれば、一定の人数を越えないと利用ができない業者もあるなどさまざまです。

中には学年単位であれば小規模の同窓会が可能な業者もありますが、もちろん学校によって一学年何名の生徒が在籍していたのかにも違いがあるので、具体的な数は決まっていない業者も多いようです。

まずは、気になった業者があれば問い合わせてみるべきではないでしょうか。

また、同窓会といってもさまざまなシチュエーションでの開催に対応している業者も増えています。

一般的な学校の同窓会のほか、サークルや大人になってからの集まりにも対応し、人数の融通もきくところが増えつつあるようですね。

業者の探し方や選び方のポイントとは

幹事代行業者は、同窓会を開催するお知らせから会場の予約、プラン内容などさまざまな業務を代行してもらうことができる非常に役立つサービス内容となっています。

しかし一口に代行業者と言っても数多く存在しており、それぞれ異なる点はあるので良く比較してから選ぶようにしておきましょう。

その中でも特に気になるのは、依頼したことで必要になる費用ではないでしょうか。

代行業者はボランティアではないので、依頼することで当然料金が発生することになります。

その金額は参加者で割ることになるので、一人頭いくら必要になるのか見積もりをしっかり把握しておく必要があります。

また、料金だけではなく基本プランに含まれるサービス内容も重要なポイントです。

「会場提案」「専属プランナーの有無」「司会者・受付スタッフの派遣またはサポート」「音響・BGM制作」「案内状・メール制作」「荷物運搬」などに関わることは、あらかじめチェックしておけると良いですね。

注意しておかなくてはならないポイント

経験豊富な幹事代行業者は、必要となる費用の最低金額のおおよそを予測することができるので、余程でない限りは赤字になることはありません。

きちんと考えている業者に依頼すれば、後々追加の費用を請求されるような無用な出費も起きません。

同窓会の場合は参加できるといっていた人が当日になり、急遽欠席になるということもよくあります。そうなった時には、欠席の人の分をどう補うのかも業者と事前に話し合っておく必要があります。

最低人数が決まっている場合で、参加者が当日減ってしまい契約時の数と大幅に変わるとなれば、最低人数分は支払わなくてはならないケースが大半ということも忘れてはいけません。

また、業者によっては提携している会場しか借りることができないケースがある点には注意です。人数との兼ね合いで会場の選択肢が非常に少なくなる可能性もあるので、事前に業者に確認しておくことで、トラブルを防げるようにしましょう。

まとめ

同窓会の幹事はイメージ以上に大変ですが代行サービス業者に依頼することで、幹事も楽しむことができるようになります。

依頼時には最低対応人数をあらかじめ確認しておき、複数の業者から見積もりを取ると同時にサービス内容をしっかりと比較したうえで依頼ができると安心です。

少人数であっても対応してくれる幹事代行業者はありますので（条件にはよりますが）まずは情報収集してみてはいかがでしょうか。

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