同窓会を幹事代行業者に依頼した場合、幹事はどんな準備が必要？

同窓会は幹事の負担も大きくなるため、できるならば代行サービスを活用しましょう。

さまざまな経費が発生したり、いろいろな希望もあるでしょうから、依頼するにしても何が必要なのか、成功させるにはこうしたことが大事になります。

名簿や業者が介入する旨を伝えること

同窓会は東京であれば100人以上が参加することもあるでしょう。同窓会の幹事を頼まれたものの、仕事をしながら出欠席の管理や会場探しをおこない、当日は進行まで担うのはかなり気苦労がたえない話も耳にします。

手分けして準備を進めるにしても、集まって進行の打ち合わせができれば問題ありませんが、地方に散らばったクラスメートを集結させるよりも個々で連絡を取り合うことが一般的ですから、収拾がつかなくなることは避けたいものです。

そんなときには、幹事代行サービスを利用することをおすすめします。その理由は、同窓会に関することほぼすべてを任せることができるからです。段取りよく当日までのスケジュールが組まれていき、滞りなく同窓会がおこなえます。

依頼した場合、幹事はどんな準備をしておけばよいのでしょうか。業者によっては専用のSNSを利用し、出欠席の管理をおこなうこともありますが、個人情報の管理がもっとも大変で、自分が管理していて漏れ出ない不安を抱えるより、そうした部分が徹底されている業者に依頼するのであれば安心です。幹事がやることといえば、案内状の発送、会場の手配などです。

どの程度の人数が集まるのかにもよりますが、打ち合わせではどうやって案内をするかに焦点がおかれます。準備しておきたいのは、クラスや学年の名簿や連絡先などです。案内状の発送に関しては、メールなどからでもおこなえますが、やはりハガキによる案内状が望ましいでしょう。

しかし、引っ越しなどによって案内状が返送されることもあります。今はSNSに専用のグループを作って集めたり、それこそ友人関係が幅広いクラスメートに情報を提供してもらうこともあるようですから、そのときには業者から連絡がある旨をその友人には事前に知らせておきましょう。業者ならば、個人情報に細心の注意をしながら集めてくれます。

追加でお金が発生する可能性もある

幹事代行サービスでは、料金のシステムも気になるものです。一般的に会費制でおこなわれていますから、例えば、参加者が100人で当日の会費が1万円であれば、100万円が代行費用となるわけです。基本的に飲食代や会場代などは会費でまかなえますし、当日は業者がまとめて支払ってくれることになります。ですから、当日、参加者から会費を徴収することが幹事あるいは会計の役割です。

ちなみに、居酒屋で安く済ませたい、高級会場で盛大にやりたいなどの要望もあるでしょう。相応しい会費相場で開催ができるかどうかを確認することも大事になります。それによって準備金を用意しなければならないからです。

基本的には、参加人数にあわせた会費でまかなえますが、クオリティを高くしたいという場合には、写真撮影サービスやビンゴやクイズ、ゲームの景品などのオプションを追加することになります。プランに含まれている場合と追加費用が発生する場合がありますから、費用が違ってくれば、当然のことながら会費に影響があります。ですから、とりあえず準備金を用意しましょう。

どこまで利用するのかで異なる準備

依頼した場合、準備が必要なものがあるのかを事前に問い合わせるのが無難です。ですが、どんな同窓会にしたいのか、イメージを固め、業者と場所や予算のおおまかな打ち合わせをしておきましょう。丸投げできるサービスですが、業者の負担を考え、協力できるところはしながら準備を進めます。

全体を取りまとめる幹事代行サービスをどこまで利用するのかによって準備しなければならないことも変わってきます。例えば、司会や受付、会計、撮影係りなどを業者に依頼しないのであれば、早い段階で仕切りがうまい人を抜粋しなければなりません。会場によって心付けを用意することもあり得るでしょうから、やはり業者にアドバイスを受けて進めるのがおすすめです。

東京のみならず、エリアによっては全国に対応している幹事代行サービスを請け負う業者がたくさんあります。その魅力はすべてをお任せできる点です。

だからといって、同窓会を開催したい、それだけでことが進むわけではなく、幹事にもそれなりに事前準備が必要です。それは、参加者の居所が分かる名簿を提供したり、同窓会のイメージを掴んでおいたり、多岐にわたります。

そうしたことで、スムーズに当日を迎え、幹事も楽しむことができます。

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