同窓会の幹事代行に依頼！会場がホテルとレストランでは料金は変わる？

同窓会の幹事代行を業者へ依頼するときに、会場をどこにするかはとても重要です。中でもホテルとレストランはよく選ばれる場所です。それぞれ違う特徴があり、費用なども異なっています。

ここではホテルとレストランの特徴や相場などについて紹介していきます。それぞれプランなどもあり予算にあわせて内容も違います。

レストランは小から中人数の同窓会に最適

幹事代行業者に依頼してレストランを会場にしたいときは、少人数から中人数が適していて人数次第で貸切にすることもできますし、席の移動もしやすいです。結婚式や2次会も行えるような大きいところだと、イベントや余興などもできます。

中堅ホテルと比べて利用料金が安く、フリードリンクやメニューも豊富で、プロジェクターやスクリーンの設備を無料で使えます。貸切補償金額が設定されていることが多いですが、大体5,000円～8,000円の費用で、中学校や高校の学年全体同期会などに向いています。

レストランで行う場合は幹事代行を利用するときでもそれほど急ぐこともないですが、人数が多くて店のほとんどを占めてしまうときや、貸切を検討するなら早めの予約が必要なので、幹事代行の依頼も早めにした方が賢明です。

あまり遅いと普段利用できるところが選べなくなる恐れもあります。業者へ依頼するとしても、できれば下見をして雰囲気を確認しましょう。実は騒がしい環境だったり、必要な設備が整っていなかったりと、実際に見てみないと分からないこともあります。

ホテルには高級と中堅があってプランも用意されている

一方、幹事代行へ依頼するときはホテルも会場として利用できます。例えば宴会場などを貸切にすれば大人数で、中に入っているレストランや会議室などを使うと少人数でも可能で、それぞれのニーズに合わせて同窓会ができます。宿泊施設なので宿泊セットプランもあって、アクセスが良い場所を選ぶと参加するのが難しくありません。高級なホテルだとそれなりに予算もかかるので、よく考えて選ぶことが重要です。

高級ホテルは雰囲気が良くてきれいで、料理もおいしくて広い宴会場があり、立地も良いですが、そのため料金が高いです。予算は1万円以上で、大学関係や高齢の少人数での同窓会に適しています。

中堅ホテルは比較的料金がお手頃で、会場イメージがつきやすく、参加しやすいのが特徴です。ただ、清潔感や接客など会場による差があって、費用は7,000円～9,000円ぐらいが目安です。中学校や高校など学年やクラス会などに幅広く使えます。

社会人だと同級生たちもそれぞれの地域へ散らばるため、開催地は最も集まれる実家がある地元を選ぶのもポイントです。参加者がアクセスできる駅がある都市部にして、駅の近くのホテルを選ぶと遠いところからも参加しやすいです。

形式も立食と着席があり人数によって選ぶのがコツ

レストランやホテルで同窓会を行うとき、形式にも二つ種類があります。30人以上参加する場合は立食形式がおすすめで、頻繁に会っている友達以外の人とたくさんの交流を持つことができます。恩師の先生や妊婦、足の悪い方などが参加されることもあるため、完全立食ではなく、壁際へ椅子を並べる半立食がよいでしょう。

例えば30名以上を着席スタイルで行うと、歓談になると席を立つ人が多くなり、料理に手が付かなくなって次の料理が出せない状況も多いです。最終的にすべての料理をテーブルに乗せられるだけ提供されますが、自分の箸などがどこにあるか分からない状況で、テーブルの上にほとんどの料理が残ってしまいます。すると食べたい人も食べられなくなります。

少人数や開催頻度が多い場合は、着席形式がおすすめです。着席方式は料理やサービスの質を上げられますが、席を立って話せないので席替えをしないと多くの人と話すことが難しいです。人数によって使い分けることで、無駄なく料理を食べながら会話も楽しむことができます。

幹事代行に依頼して同窓会をするときにも、ホテルまたはレストランを選ぶのでは違ってきます。高級感がある場所なら高級ホテル、予算を抑えつつ食事を楽しむならレストランと、集まる人数などに合わせて相談して決めるのがよいでしょう。

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