幹事代行サービスの提携会場で同窓会を開くメリット

同窓会を開催しようと計画したとき、会場の手配や参加者への通知など、幹事役になる方は頭を悩ますのではないでしょうか。最近ではこうした幹事の負担に注目した「同窓会の幹事代行サービス」が登場しています。活用することで、手軽に同窓会の機会を持つことが可能です。今話題の同窓会幹事代行サービスの特徴や利用のポイントをご紹介します。

幹事代行サービスとは、どんな内容なのか

幹事代行とは、同窓会を開催するときに必要になる一連の手続きを代行してくれるサービスのことです。具体的には会場の手配にはじまり、案内状の作成・送付や当日の出欠確認、司会進行から二次会の手配、写真や動画撮影などすべての作業を依頼できるというものです。全部を任せるのではなく、一部の作業のみのサポートを依頼することもできます。

同窓会の幹事にとって頭の痛い問題の一つが、卒業生名簿をたたき台にして案内状の作成や印刷・郵送や当日の出欠確認から、転居先の確認などの負担の大きい作業をやらなくてはならないことです。

それらをすべておまかせできるのはメリットが大きいといえるでしょう。気になるのは料金体系ですが、サービス利用の基本料金が設定されていて、参加人数に応じて報酬が加算される仕組みになっているのが一般的です。参加者が増加すると一人あたりの単価が安くなる料金体系ではないことも多いので注意しましょう。

幹事代行サービスのメリットとは

同窓会の幹事代行サービスはすべての施設に対応しているわけではなく、基本的に提携会場を利用するのが前提になります。参加者の現住所や遠方から参加する方のことも考慮すれば、交通アクセスなども提携会場選びにあたっては重要な視点です。そして提携会場で幹事代行サービスを利用することには数々のメリットがあります。

まず主催幹事からすれば最小の労力で同窓会を開催できることです。本業を抱えながらの準備作業は思いのほか労力を必要とします。また従来とは大きく異なって個人情報の取り扱いが厳重になり、卒業生名簿自体が作成されないこともあります。

住所などの基本データがまとまって手元にない状況では、出欠確認ひとつもおぼつかないのではないでしょうか。この点、同窓会の幹事代行サービスは、専門家ならではのノウハウでソーシャルメディアなども駆使して連絡をつけて、出欠確認までつなげてくれます。同窓会を諦めていた方には心強い味方になってくれるはずです。

幹事代行サービスを選ぶときのポイント

まだ登場して日の浅い提携会場を利用した同窓会の幹事代行サービスですが、利用にあたっての注意点は何があるのでしょうか。まず依頼するタイミング、これは開催予定日の半年前が目安とされています。これは同窓生の現状を把握するために、調査などの作業が必要なためです。

若い世代では各種のソーシャルメディアのアカウントを取得していることが多いので、3カ月前くらいのタイミングでも大丈夫なこともあります。依頼するにあたっては卒業生名簿を用意できるならベターです。名簿などがない場合でも対応してくれるサービス事業者もあるので諦めないで相談することをおすすめします。

また幹事代行サービスを利用すれば当然報酬が発生します。監事一人で負担するにはかなりの出費になるので、会費に上乗せするなどの形で対応する必要があります。さらに業務の性質上、個人情報を数多く取り扱うので信用できる幹事代行サービスを利用するのもポイントです。

同窓会の幹事に抜擢されると、住所の現状把握にはじまり出欠確認や会場の手配などいろいろな作業に忙殺されます。自分一人では限界を感じたら提携会場で同窓会を開催する幹事代行サービスを利用するのがおすすめです。提携会場と連動した幹事代行サービスを利用することで、同窓会を開催するための幹事の労力は大きくカットできます。

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