同窓会を幹事代行業者に依頼する際の注意点

同窓会を開催するためには、会場選び・案内状の作成・参加者の確認など事前に様々な準備をする必要があります。

これらを行うのは幹事と呼ばれる人ですが、忙しい中で行うのは難しいという場合も少なくはありません。

そこで、注目されているのが同窓会の幹事を代行してくれる業者の存在です。

ここでは、同窓会幹事代行業者に依頼する際の注意点について紹介していきます。

依頼する前に確認するべきこととは

同窓会幹事代行業者と一口に言っても、その規模はそれぞれ異なります。

日本全国に対応しているところもありますが、小規模な業者の場合は対応しているエリアが限られている場合もあります。

そこで、依頼する際には同窓会を開催する予定の場所に対応しているかどうかを確認するようにしましょう。

多くの業者は自社の公式サイトを持っていますので、そこで確認することが出来ます。

次に、出席人数が少ない同窓会の場合には、対応していない業者もありますので、対応人数を事前に確認することも大切です。

同窓会の場合、どのくらいの人数が集まるかは最終段階にならないと分からないという場合もあるでしょうが、そのような時にはおおよその人数を伝えておくだけでも後々のトラブルを防ぐことが出来ます。

サービスプランを確認・比較しよう

サービス内容は業者によって異なりますが、通常のプランとして含まれていることが多いのは、出欠席者の管理・案内状の発送・会場の準備・名簿のデータベース化・専用のSNSの提供・当日の司会というものです。

さらにクオリティを高くしたいという場合には、写真撮影サービスやベビーシッターサービスなどをオプションで追加依頼することが出来るところを選ぶようにしましょう。

元々プランに含まれているコースが用意されている場合と、追加で依頼する場合とでは費用に違いが出てきますし、費用が違ってくるとなれば当然のことながら会費にも影響があります。

費用が安いからと言って依頼してしまうと、満足度が低くなる可能性がありますし、費用が高額になればそれに伴って会費が高くなってしまう可能性がありますので、いくつかの業者を比較し決めるということが大切になってきます。

幹事代行業者を選ぶ際の最も重要な注意点とは

同窓会幹事代行を依頼した場合の料金は参加者の人数分の会費です。

一人ひとりの会費の中には飲食費や各種経費、会場使用料などが全て含まれています。

幹事として代行業者を選び、依頼した場合でも参加者の一人として同額を支払う必要があります。

会場のランクやサービスプランの内容、オプションの有無によって会費は異なってきますし、適している場所は参加者の年齢などによっても異なります。

そして、同窓会当日に参加者の人数に変動があった場合の対応も確認しておくようにしましょう。

一人ひとりの負担額は変わらないというところがほとんどですが、中には一定の基準が設けられているところもあります。

幹事代行を依頼するという時には、参加者の名簿・連絡先を相手に渡すことになります。

これらは重要な個人情報となりますのでしっかりと管理をしてくれるところを選びましょう。

公式サイトにプライバシーマークや個人情報の利用目的として「同窓会開催以外には利用しない」という記載があるかどうかを確認しましょう。

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