同窓会の当日の流れと幹事がやること

同窓会では昔からの友人たちが集まる貴重な機会です。学生のころは毎日のように同じ時間を過ごしていた仲間も、大人になればそれぞれの生活がありなかなか大人数で集まる機会はありません。そのため同窓会を企画する際には前日から当日までの流れをしっかり組み、全員にとってよい思い出となるようにしましょう。

当日までにやっておくべきこと

学生時代から数年、数十年経ってからの同窓会では「誰が参加するのか」「合計何名となるのか」「当日キャンセルとなりそうな人の人数」を確認しておくことが大切です。会場を手配する際には人数の確認が必須となるため、参加の可否が曖昧な人の人数は入念にチェックしておきましょう。

あらかじめ「○人が欠席となるかもしれない」とお店側に伝えておけば、料理の数や飲み物、席数なども調整可能な場合があります。また、同窓会までに用意しておくべきものの準備をしましょう。

人数によっても異なりますが、一般的には「当日のプログラム」「恩師への花束や贈り物」「会場にセッティングする案内板」「受け付け用の備品」などが必要となります。これらをすべて一人で準備するのは非常に大変なため、4～5人の複数人で分担して行うか同窓会の幹事代行業者に依頼することをおすすめします。

同窓会当日の流れ

同窓会の当日は、開始時間の1時間程度前から受付を開始します。名前と参加費を受け取ったことがわかるようにチェックしましょう。お釣りの準備をしていないと対応がもたついてしまうため注意してください。また、参加者の席がしっかりと確保されているか、この時点で最終的な確認をすることも大切です。

さらに、遅刻や急なキャンセルがあった場合にはこの時間に連絡が入ることが多くなります。同窓会が始まってからも参加者からの連絡がとれるように準備しておきましょう。同窓会が開始したら、まず幹事代表の挨拶を行うのが一般的です。

その後に恩師の紹介、挨拶として簡単な言葉をもらい、すぐに乾杯となります。30分程度、食事やお酒を楽しみながら歓談の時間を設け、その後はパフォーマンスや出し物などを行うとスムーズです。パフォーマンスなどが終了した後はまた30分程度歓談の時間を設け、学校の校歌を合唱したり集合写真を撮ったりしてお開きへと近づいていきます。

最後は閉会の挨拶で締めくくるとよいでしょう。同窓会の全体をとおして、2時間半から3時間の会にすると急ぎ過ぎず、中だるみしにくい会となります。一般の参加者はここで同窓会が終わりとなり、親しかったメンバーで二次会に行くこともあるかもしれません。しかし幹事は二次会を企画しているのであれば二次会の準備を行い、会場の精算も行う必要があります。ここまでの流れを追っただけでも、相当忙しく感じるのではないでしょうか。

同窓会の後日にやること

同窓会が無事終了したら、足を運んでくれた恩師へお礼状を送りましょう。同窓会で撮影した写真を同封する、ムービーが見られるURLをQRコードにして送るなどしてもよいかもしれません。当日撮影した写真は幹事が手分けして参加者に送るか、参加者だけがダウンロードできるサイトなどを作成してもよいでしょう。

同窓会の開催にあたって専用のサイトや企画ページを用意したのであれば、次の同窓会に向けて幹事候補に引き継ぐ、あるいはページを削除するなどの対応が必要です。このように、同窓会の幹事は同窓会の前から当日はもちろん、後日までにわたってさまざまな業務に追われることになります。

一つ一つの作業は難しいものではないため安請け合いしてしまうと、仕事や家庭と両立できず、負担を感じることもあるでしょう。同窓会幹事の仕事は意外に大変なものなのです。そこでおすすめなのが同窓会の幹事代行に依頼するという方法です。同窓会の幹事代行は、事前準備から当日の司会、出し物の手伝い、アフターケアまで一貫して代行してくれます。

「同窓会を開いて昔の仲間に会いたい。でも幹事の仕事が大変そうで言い出せない」という人は多いのではないでしょうか。学生時代をともに過ごした仲間と会い昔の話をしたり、近況報告をしたりする時間は何物にも代えがたいものです。

また、大人になってからできた友人と学生時代からの友人とでは、未熟な子どもだった自分を知っているぶん学生時代の友人のほうがあっという間に打ち解け、リラックスして話せることもあるでしょう。もし幹事が担当する作業量の多さが理由で同窓会の開催を迷っているなら、幹事代行にまかせることをおすすめします。

今回は、同窓会の幹事代行に依頼した際の当日の流れとして、事前準備と当日、後日についてもお話ししました。同窓会において、幹事は非常に多くの役割を担います。その重荷を幹事代行というプロに肩代わりしてもらい、旧来の友人とかけがえのない時間を楽しんでみてはいかがでしょうか。同窓会では、日頃家族や周囲の人と話すのとはまったく違った時間を体験でき、きっとよい思い出になるはずです。

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