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同窓会の案内状の作成方法とは?幹事代行を依頼してみよう

公開日:2019/05/15  最終更新日:2019/05/16

同窓会を開く際に面倒だと感じてしまうのが案内状の作成です。案内状や名簿の作成に時間がかかってしまい、思うように準備を進めることができないということもあるでしょう。

複数の幹事がいてもなかなか進まないということもあるので、手間を省きたいと考えているのであれば、幹事代行を専門会社に依頼するとよいでしょう。

 

どんな手配をしなければいけないのか

同窓会を開催する場合、さまざまな準備が必要になります。この準備に手間がかかってしまい、面倒だと感じてしまう人は多いです。やらなければいけないのが名簿の作成、案内状の作成、送付。出欠席の管理、会場の手配などです。それだけではありません。当日の運営管理も行わなければいけないので、幹事になってしまうと負担も増えてしまいます。

自分も楽しみたいのに全く楽しむことができなくなってしまうということがあります。お金のことも全て行わなければいけないので責任も重大です。幹事によってその同窓会が楽しいものになるのか、つまらないものになるのか、ということも決まってくるので、苦労は多いです。

幹事を経験したことがない人が開催をするともなると、不備も出てきますし、トラブルも起きてしまうということになります。トラブルが起きないように万全の準備をしておく、というのもよいですが、なかなかできないことも多いです。

 

専門業者に任せてしまうということ

同窓会の案内状など手間のかかることは幹事代行会社に依頼をするとよいでしょう。中にはイベント会社で対応をしてくれるというところもあります。イベント会社であれば、楽しい企画をしてくれるので幹事にだけ負担がかかってしまうこともありません。

代行会社に案内状の作成を依頼するとどうしても情報漏えいの点が気になるということもあるでしょう。セキュリティーもしっかりしている幹事代行会社もたくさんあるので、まずは口コミサイトをチェックしてみるのもよいでしょう。

またどこまでの範囲を代行してもらうのか、決めることもできます。案内状や名簿の作成のみを依頼することができる代行会社もあり、企画に関しては幹事たちで決めるという方法もあるので、利用をしたい範囲で依頼をすることもできます。

料金に関しては代行会社によってばらつきがあるので、依頼をするということになった場合には事前に確認をしておくとよいでしょう。見積もり依頼をすることができるところも多いので安心して任せることができます。

 

どんなデザインの案内状を送るのか

同窓会の案内状を送る場合、どんなデザインにするのかも考えることができます。文面だけのシンプルなものもありますが、せっかくなのでデザインを施したいとする人もいるでしょう。

手間はかかるかもしれませんが、今はパソコンで作成をすることができますし、考えたデザインをメールで添付することによって、簡単にオリジナルの案内状を作成することができます。返信に関しても出欠席をチェックするのはかなり時間もかかりますし、面倒です。

そこまで代行会社でやってくれるので便利ですし、デザインに関する相談に応じてくれるところもあるので、楽しみながら準備をすることもできます。

 

同窓会は準備が面倒ですし、当日の運営もスムーズに進めることができるように十分準備をしなければいけません。例えば、案内状の作成は比較的簡単ですが、手間のかかることもとても多いので、幹事代行会社に全て依頼をするとよいでしょう。

代行の依頼をする範囲も自分たちで決めることができるので、全て任せるということもできますし、一部分だけを依頼することもできます。幹事になっても楽しむことができる同窓会にすることができるので、代行会社も場合によって利用をしてみるとよいでしょう。

 

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