東京周辺の方に口コミで評判!同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

同窓会の幹事は当日忙しくて楽しむことはできないの?

公開日:2019/08/01  最終更新日:2019/07/23

同窓会の幹事は、学べることがたくさんあり、とても良い経験ができますが、中高年世代のように経験豊富な方だと手間に感じる方もいます。

忙しくなってしまうと、当日楽しむことができなくなる方もいるため、サポートが充実する幹事代行サービスを利用することをおすすめします。

参加者を楽しませるため幹事はやることがたくさん!

同窓会当日は忙しく、早めにお店に行って準備を進める必要がありますし、記念品のプレゼントを用意するなど、喜んでもらえるように商品情報を集めて考える時間も必要です。同窓会を楽しみたい気持ちがある方は、忙しくなってしまう幹事を任されるのは避けたい気持ちになり、中高年の世代の集まりの際には特に中々、手を上げる方がいないケースもあります。

同窓会幹事は責任ある仕事を任される方が多いため、お店の予約など、準備をする時間がない方もいますし、失敗したときのことを考えて、不安な気持ちになってしまう方もいます。

集まる人数が多く、特別な会場を用意する必要がある場合、数か月前には予約をする必要がありますし、集まる人数が多いと大金をあずかり、お会計を済ませる必要も出てきます。集まる人数が多くなればなるほど、当日にやるべきことが増えてしまったり、高齢になって幹事をするのがだんだんと大変に感じることもあります。

規模が大きくなる場合は代行サービスを利用しよう

広い会場を借りて、大規模な同窓会を進めるときは時間も手間もかかるため、幹事代行サービスを利用し、プロのスタッフに対応してもらうことによって安心感を持てます。プロのスタッフが当日にサポートしてくれると、受付の準備を進めるだけではなく、ホテルスタッフとの打ち合わせなどスムーズに次のステップへと進められるようになります。

人数が多いと、受付名簿や名札の用意など、時間がかかることが多くありますが、プロのスタッフに任せることにより、幹事の負担が軽減されます。集まる人数が多いと、遅刻をしてしまう方もいるため、幹事代行サービスのスタッフに遅刻者対応もしてもらえます。

幹事も当日楽しめる同窓会にしよう

幹事に当日無理をさせてしまうと、参加者が気を使ってしまうことになるため、幹事代行サービスを利用し、サポートしてもらえる環境を事前に整えることをおすすめします。実績がある代行サービスを見つけることにより、幹事も含めて、参加者全員がイベントを楽しんでもらえるように、こまかなところまでこだわって準備を進めてくれます。

イベントがより盛り上がるように、オリジナルムービーを作ってもらうなど、技術のあるスタッフのいる代行サービスを利用することで、デジタル面でも安心できます。集まる人数が多いと、欠席者に対するフォローも重要になりますが、実績がある代行サービスなら、ビデオレターを作ってくれるなど、欠席者のフォローもしっかりとしています。

 

同窓会は集まる人数が多いと、特別な会場を用意する必要があったり、遅刻者や欠席者のフォローも大切なので、幹事の負担が大きくなります。参加者全員が楽しめるように幹事代行サービスを利用して、プロのスタッフに準備を任せることができれば、幹事の負担が軽減されます。

実績がある代行サービスを利用することで、オリジナルムービーを作ってもらうことができるなど、素人では難しいと感じることも丁寧に準備を進めてくれる点も魅力があります。

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