同窓会で幹事代行を依頼するまでの流れとは？

同窓会の幹事を頼まれたものの、どう用意すればいいのかわからないということはありませんか？

幹事を押し付けられてしまって困った人も少なくないでしょう。

そこで活用してもらいたいのが、同窓会の幹事代行サービスです。

幹事代行を業者が行ってくれるので、面倒な手間はありません。

今回は、そんな魅力的なサービスの依頼の仕方や流れについて詳しくご紹介していきます。

幹事代行サービスってどんなことをしてくれるの？

幹事代行サービスを行っている会社というのは、ビジネスのコンサルティング会社からの派生であることが多く、経営者のニーズに応えることを一番に考えてきた会社です。

コンサルティングのノウハウや知識を活かすことができるので、安心して依頼することができるのが最大のメリットです。

特に幹事代行サービスでは、幹事も一緒に楽しむことができる同窓会をモットーにしています。

そもそも同窓会の幹事は、準備からお会計まで全てを任されているので、同窓会そのものに参加できていませんでした。

しかし、このサービスを利用することで幹事本人も参加することができるのです。

会場を手配することや、参加者の出欠確認、さらに当日の運営なども行うので負担なく参加することができます。

さらに、皆が楽しんでくれるのか不安に思う人にとっては、当日も不安が付きまといますが、コンサルティングのプロがサポートしますので、安心して任せることができます。

実際に用意するものといえば、卒業生名簿の一覧ぐらいのもので、それ以外には必要としません。

面倒なことや気苦労なども含めてサポートしてくれるのが、幹事代行サービスなのです。

幹事代行会社は料金やオプションで選ぶ

同窓会の幹事を任されるということは、周囲の人から責任感のある人だと認識されているのでしょう。

それは一重にあなた自身の人望であり、評価が高いとも言えます。

しかし、責任感のある人だからこそ、そのプレッシャーは計り知れません。

そこで活躍してくれるのが幹事代行サービスです。

まずは、どの会社に依頼するか選ぶことから始めます。

今はたくさんの会社がこのようなサービスを代行してくれていますので、評判や口コミなどから利用する会社を決めましょう。

料金プランや司会進行サービスなどオプションにも着目することが大切です。

依頼する会社が決まったら、まずは相談をしてください。

日時や細かい情報などをスタッフに伝えることで、一緒にプランを立てていきます。

多くの会社では一人の人間が専任として抜擢されることになるので、引継ぎがうまくいかなかったなどのトラブルなどはほとんどありません。

細かいことを伝えながら、一緒に考えてくれるので安心感があります。

依頼した後には必要な名簿などのやりとりをするのみになります。

サービスを利用するにあたって、最初にしておかなければならないのが発起人を募ることです。

同窓会の計画が立案されたら、次に代表幹事を選び、発起人たちによってどのような会にするかを決めていきます。

発起人は4人～5人程度がスムーズに話し合いができる人数と言われています。

それ以上の人数になると話がまとまらないなどの不具合が発生してしまいますので、人数調整も必要です。

相談のポイントとしては、開催期日がいつなのか、時間は何時からにするかという内容から始めます。

それから、場所の相談や内容の相談をすることになるでしょう。

ここまでは発起人たちで行います。

その後、幹事代行サービスに申込する流れになるのですが、この時に名簿も用意しておいてください。

案内状発送に関しては、開催する日から逆算して3か月前ぐらいが好ましいとされていますので、余裕をもって準備することが大切です。
依頼する会社によっては専用ホームページを立ち上げることもあります。

このホームページを通すことで、会いたい仲間への呼びかけがスムーズになったり、当日を盛り上げる要素にもなります。

ここまでやったら、後はお任せでOKです。