同窓会で当日必要になる備品は幹事代行サービスでレンタルしてくれる？

同窓会を行う時には、誰かが幹事となりさまざまな手配を行う必要があります。事務処理や会場の手配に慣れた人であればさほど難しいものではありませんが、時間的な負担は大きいといえます。そこで増えているのが同窓会の幹事代行サービスです。同窓会の開催に必要な手配から当日の運営まで幹事代行をしてくれます。

同窓会を行うために必要な準備とは

同窓会を行うための準備として、まずは出席名簿を作ることが必要です。卒業名簿などから出席者に対して同窓会の開催を知らせる連絡を行うのです。この際、一般的な方法としては往復はがきを使って出欠をとりますが、いずれにしても名簿を作らなければなりませんから、第一には名簿作りが重要となってきます。

同窓会を一定の間隔で開催をしている場合には、名簿を次の幹事に渡すことで作業の負担は軽減させることができますが、一方で返送されてきた出欠の有無について管理する必要があります。また、事前にある程度の参加人数を予測して、会場を手配する必要があります。

同窓会は会費によって開催しますから、その規模によって会費の金額が変わってきます。そして出欠をとって出席者の数が決まれば、それらをもとに当日の料理などの発注を行う必要がありますし、会費を集める場合には当日に会場で受付を行う必要もあります。いずれにしても幹事となった場合には、同窓会に参加するというよりは、同窓会を開催する側となってしまうため十分に楽しむことができないというのが現実です。

当日に必要な備品は幹事代行サービスで用意してくれる？

同窓会の幹事代行サービスのポイントとしては、当日に受付などの業務を代行してくれるサービスがあるということが挙げられます。実際のところ幹事代行サービスを利用する多くの場合には、この当日の受付業務の代行を希望するというのが最大の理由です。幹事になった人でも幹事代行サービスを利用することで同窓会に参加することが可能になるのです。

一方で当日に必要な備品などは、会場手配も含めて行なっているのですべて用意してあり、それらを手配する必要もありません。個人が幹事となった場合には経験もノウハウもほとんどありませんから、進行することもなかなか難しいものです。

その点で、代行サービスでは熟練のスタッフが対応してくれるので円滑に進行できますし、想定されるトラブルも十分に対処できるのが大きな強みといえるものです。とくに会費を集めてそれを開催費用とする場合には、プロの意見やアドバイスを得ることで赤字になるリスクを最小限にできます。

幹事代行サービスを利用する注意点

同窓会の幹事代行サービスを利用する注意点としては、その規模によって費用が変わってくるという点です。大規模に開催するのであれば会費を押さえたうえに代行サービスを利用しても十分に費用を賄うことができますが、小規模開催となると代行業務を行ってもらうということが負担になる可能性があります。

ただ近年は小規模開催を可能としている業者も増えており、そのような場合には従来の大人数で行う同窓会というよりは気の知れた仲間同士やサークル活動で一緒になった人たちと久しぶりに集まるといった趣旨のものになるものです。

いずれにしても幹事代行サービスを利用する場合には、費用が発生するのがデメリットではあるものの、負担が少なくなるため幹事を引き受けた本人も同窓会を楽しむことができ、不要なトラブルも避けることができます。成功させるためには費用対効果を考慮してサービスを選ぶことがポイントです。

同窓会の開催は幹事の良し悪しによって、その進行の具合や内容に大きな影響を与えるものです。安定して開催したい場合には幹事代行サービスを利用するのも一つの選択肢ですし、幹事を引き受けた人も当日楽しめるのが大きなメリットといえます。また当日備品を用意する必要もなく、代行サービスのスタッフがすべて行なってくれるので円滑に進行させることができるものです。

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