同窓会で当日キャンセルの人が出た！幹事代行の対応は？

同窓会を開催するときには幹事が必須ですが、手間もかかり負担が大きくなりがちだからこそ、幹事代行サービスを利用するケースが増えています。その際に気になるのが、当日キャンセルの人が出た場合ではないでしょうか。キャンセル料金の有無やどのような対応をしてくれるのかは、依頼する代行会社による違いがあるので確認しておきましょう。

基本的にはキャンセル料は発生しない

当日キャンセルをする人が多いのが同窓会の特徴の一つであり、だからこそ幹事代行サービスを利用する際には、キャンセルした場合の対応に関して気になるのは当然のことといえます。近年では会費に当日の参加人数をかけた費用となっていて、キャンセル料は発生しない幹事代行サービス会社が増えています。

代行サービスを利用していない場合には、利用する会場にキャンセルした人数分の料金を支払わなくてはならないことが大半ですが、代行サービスを利用することによりそういった負担も軽減させることができるのが魅力となっています。

キャンセルする人が出た場合には、その都度幹事代行のスタッフに伝えるべきですが、連絡もなく無断で不参加になる人もいるので、あらかじめ対応に関しては確認しておくべきです。慣れている経験豊富な幹事代行サービス会社では、キャンセルする人が出ることも当然経験済みであり、予想もある程度はしているので雑な対応をされるようなこともありません。

代行サービス会社による違いについて

相談し契約する前に、キャンセルを始めとした内容をきちんと確認しておくことが、トラブル回避のためには必須となってきます。幹事代行では同窓会当日だけではなく、面倒な準備もほとんどすべて代行してもらうことができ、案内状の作成も任せることができます。

案内状を作成する場合には、キャンセル料の有無に関してしっかりと記載したものを作成してくれるのも、幹事代行サービスを利用することによる魅力であり、安心して当日を迎えることができる要因の一つとなります。同窓会当日に急遽キャンセルする人が発生した場合には、どのような取り決めになっているかを案内状でも明言していると、幹事がキャンセル料を負担するような事態にはならないのでトラブルは起きません。

参加する側が、内容に納得した上で参加を決めたということになるので、幹事は安心できます。もちろん代行サービス会社により、どのような対応をしてくれるのかには大きな違いがあるのでしっかり比較して選ぶべきです。

注意しておかなくてはならない点とは

前日や当日になり急遽キャンセルする人が発生するのは、同窓会ではよくあるパターンであり珍しいことではありません。だからこそ経験豊富な幹事代行サービス会社では、当日キャンセルになる人が出る事態も想定しています。そのことからキャンセル料の負担を実際の幹事が請け負う必要がなく、より安心して幹事代行に依頼することができるでしょう。

その際に気を付けておかなくてはならないのが、当日のキャンセル人数が多く幹事代行サービスを利用する上で必要となる、最低利用者数を下回ってしまう場合です。そうなるとキャンセル料が発生する可能性があるので、注意しておくようにしましょう。

それだけではなく同窓会の開催自体が中止になってしまった場合には、基本料金や案内状を送る費用、会場料などあらゆる料金負担が発生してしまうケースが多いです。早い段階でキャンセルに関してわかっている場合には、少しでも早く幹事代行会社に伝えるようにしましょう。

幹事代行サービス会社を利用する場合には、同窓会の当日になりキャンセルする人が出たときにどのような対応をしてもらえるのかにも注目して選ぶべきです。一般的にはキャンセル料は発生しないことが多いので、金銭面の負担で悩まなくてよいのも依頼する利点です。

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