利用前に知っておこう！同窓会の幹事代行サービスを利用するリスクは？

同窓会幹事代行サービスというものをご存知でしょうか。同窓会案内状の発送から当日の司会進行まで、同窓会に関係する一連の作業を請け負ってくれるサービスのことです。いざ同窓会を開こうと思ってもその準備はなかなか大変なもの。そんなとき、同窓会幹事代行サービスを利用して、気軽に同窓会をひらいてみてはいかがでしょうか。

同窓会の幹事代行サービスを利用するリスクは？

同窓会幹事代行サービスを利用する際のリスクを大きく3つ解説します。それぞれそのリスクに対する対処の仕方や回避方法も紹介するので、ぜひ参考になさってくださいね。

■参加者の個人情報が流出するリスクがある

同窓会を開催するには、案内状の発送などの作業のために、個人情報を幹事代行サービス事業者に預けなければなりません。そのため、参加者の個人情報が漏れるリスクがあります。利用料金が安すぎたり、資本関係のおかしかったりする事業者を利用すると、個人情報の流出の可能性がありますので、ご注意ください。

■同窓会の会費が高くなる

幹事代行サービスを利用することで、その費用の分、同窓会の会費が高くなります。サービスの料金は、基本料金に加えて参加者人数分の費用が別途かかり、その費用は幹事がすべて支払うには高すぎます。そのため、同窓会会費に幹事代行サービスの料金を上乗せする必要が出てきます。

■参加者に幹事が手抜きをしたと誤解される場合がある

同窓会幹事代行サービスのことを知らない人も多いため、他の参加者から「幹事がすべき仕事をせずに手抜きをした」と誤解される場合もあります。幹事代行サービスの利用料金を会費に上乗せする場合、さらに説明責任が問われます。そんなときのためにも、幹事代行サービスを利用する経緯や利点などをしっかりと説明できるようにしておきましょう。

同窓会の幹事代行サービスを利用する利点

幹事代行サービスを利用する際のリスクを紹介してきましたが、ここからは利点をお伝えします。リスクと利点を合わせて確認し、同窓会幹事代行サービスを利用するか検討してみてくださいね。

■幹事の負担が軽くなる

同窓会を開催するとなると、会場の手配に案内状の作成、同窓会当日の司会進行から写真の撮影まで、幹事はさまざまな作業をこなさねばなりません。そんなとき、幹事代行サービスを利用することで幹事の仕事が最小限に抑えられます。ただし、幹事代行サービスの事業者からとのやり取りを行い、同窓会の流れなどの重要な判断をするのは幹事の仕事です。仕事がゼロになるわけではありませんので、ご注意ください。

■連絡先がわからない人にも同窓会の案内ができる場合がある

住所などの連絡先がわからない場合、幹事に慣れていなければ、途方に暮れてしまいますよね。しかし、幹事代行サービスは同窓会を開くプロ。FacebookやLINEなどのSNSを活用し、住所不明な相手とも連絡をこぎつけてくれる場合があります。

■オプションサービスで同窓会をより楽しめる

幹事代行サービスは同窓会開催の事務作業はもちろん、オプションサービスでプロのカメラマンに当日の写真撮影を依頼できたり、会場装飾のフラワーアートを頼めたりすることがあります。余興でビンゴゲームや、マジシャン・芸人などによるパフォーマンスも楽しめることがあるので、ぜひ相談してみてください。

信頼できる業者選びのコツ

幹事代行サービスのサービス内容はどの事業者も基本的には同じです。そのため、まずはリーズナブルな事業者を見つけることをおすすめします。ただし、上記のようなリスクもあるため、その事業者のウェブサイトなどを活用し、会社の概要・資本関連をしっかりチェックしてください。信頼できる業者かを確認しましょう。

また、プライバシーポリシーがあるかどうかも重要なチェックポイントです。個人情報流出などを起こさないためにも、その取扱い方法等が明示されている事業者を選ぶことをおすすめします。もしどの事業者を選ぶか悩む場合には、同窓会幹事代行サービス業界最大手の事業者や老舗を選んではいかがでしょうか。安心して依頼できるでしょう。

同窓会幹事代行サービスのリスクと利点について解説しました。サービスを利用することで幹事の負担が軽くなったり、オプション機能によってより楽しい同窓会が開催できたりと利点もたくさんありますよ。一方で個人情報流出など心配な点もあるため、信頼できる業者選びのコツをしっかりチェックしてください。仕事量の多い同窓会幹事。信頼できる幹事代行サービスを利用することで、気軽に同窓会を開いてみてはいかがでしょうか。

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