同窓会の幹事がやるべきこととは？抑えておきたいポイントを知ろう！

同窓会を開くにあたって「幹事」になった人がやらなければいけないことは、数多く存在します。事前に知っておかない、と同窓会をスムーズに進めることができない可能性もあるので注意が必要です。そこで今回は、同窓会の幹事がやらなければいけないことを詳しく解説していきます。

同窓会の幹事がやるべきこととは？

同窓会の幹事がやるべきことをまとめると以下の通りです。

・開催日時を決める
・同窓会の会場を決める
・同窓会の案内を行う
・出欠席確認をする
・前確認をする
・当日の進行

それぞれどういったことをやらなければいけないのか、以下で詳しく解説していきます

■開催日時を決める

まずは同窓会の開催日時を決めなければいけません。出欠席の確認から準備、それぞれの人が予定の調整などを行う必要があるので、少なくとも半年前には開催日時を決めておきましょう。

■同窓会の会場を決める

開催日時を決めたら、次に同窓会の会場を決めましょう。会場は集まる人数によって、ホテルやレストランなどさまざまな選択肢があるため慎重に選ぶ必要があります。また集まりやすい場所で開催するというのも、同窓会の人を集めるには重要なポイントです。どういった会場なのか、事前に下見をできると当日のイメージなど行いやすいので、さらに安心できます。

■同窓会の案内を行う

日時と会場を決めたら、同窓生やお世話になった先生などに案内を送りましょう。ハガキなどを利用するのが一般的ですが、近年ではアプリなどを利用して簡単に行うこともできます。

■出欠席確認をする

基本的に同窓会の2か月前には、出欠席の確認をして利用する会場に連絡しておきましょう。出欠席の確認に関しては、SNSなどを利用すると連絡が取れなかった同級生にもコンタクトを取ることが可能です。同窓生同士で連絡を取り合いながら、連絡先不明の人にたどり着くこともできます。

■前確認をする

基本的に当日行って行き当たりばったりではなく、あらかじめ会場の人と前確認をしておくと、失敗を防ぐことができます。1か月前程度には、当日担当してくれる人と一緒に大まかなセリフや進行を確認しておくと、トラブルなく同窓会を進めることができるでしょう。

■当日の進行

幹事は当日もやらなければいけないことが数多くあります。司会進行から集金作業まで、バタバタすることは間違いないので余裕を持って会場に向かいましょう。

同窓会の幹事をする上で抑えておくべき点

同窓会の幹事をする上で絶対に抑えておきたいのは、できるだけ複数人で行うということです。1人でやってしまうとかなり負担がかかってしまうので、何人か仲のよい人と協力しながら進めるとスムーズに同窓会を行うことができます。

また当日どのように司会進行を行うのか、挨拶などがあるのであればどういった形で行うのかなど、事前にしっかりと準備を行っておくのも重要です。出欠席確認の段階でドレスコードなどを決めておくと、参加する人も服装に迷わずに参加できるためおすすめですよ。

忙しい方は幹事代行サービスを利用するのもおすすめ！

近年では同窓会の幹事がやらなければいけないことをすべて代行してくれる「幹事代行サービス」を利用する人も増えつつあります。幹事代行サービスを利用するメリットは以下の通りです。

・幹事の負担が少なくなる
・プロによって同窓会を企画してもらえる
・赤字になりにくい

幹事代行サービスを利用することによって、プロの人が代行して同窓会に必要なことをすべて行ってくれることもあり、幹事の負担も少なくなり満足のいく同窓会を開催することが可能です。一方で幹事代行サービスを利用するデメリットは以下の通りです。

・費用がかかる
・個人情報が必要になる
・同窓会という私的な場に企業を入れることを嫌がる人がいる

幹事代行サービスはあくまでもサービスであるため、一般的な同窓会よりもかなり費用がかかってしまいます。また人を集めるために個人情報が必要になるというのも、人によっては不快感を覚えてしまう人がいるので注意が必要です。メリット・デメリットそれぞれを比較して、うまく幹事代行サービスを利用しましょう。

同窓会の幹事はやらなければいけないことがたくさんあり、かなり時間と労力を取られてしまいます。そのため忙しい人にとっては、幹事代行サービスを利用するのがかなりおすすめです。うまくサービスを利用して、大事な同窓会を成功に導いてください。

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