同窓会の幹事代行サービスに依頼する前に知っておきたい「会費」の基本

同窓会では会費にまつわるトラブルが発生することが多くあります。トラブルを避けるために、事前にしっかり決めておく必要があるでしょう。幹事代行サービスを利用した際の料金も加算して請求することになります。ここでは会費の基本について解説しますので、これから同窓会の幹事をするという方は参考にしてください。

会費に関する基本事項について知ろう

会費の徴収方法はさまざまです。最近は積立をしている学校もありますが、こうした場合には同窓会当日に支払いをする必要がありません。サークルによっては、サークルの部費としてあらかじめ同窓会の費用を徴収しておくケースもあります。同窓会を企画する際には、最初に同窓会費の積立等がないかを確認するとよいでしょう。

もしも積立があるのに請求してしまうと、クレームにつながる可能性があります。他にもいろいろな徴収方法があります。たとえば、当日に会場で現金を徴収する方法や、事前に振り込みなどで徴収する方法です。幹事の事前準備に余裕がある場合は、事前に徴収しておいた方が同窓会当日の仕事を減らすことができるでしょう。

支払い方法もなるべく多様にしておくと親切です。たとえば、クレジットカード払いは利便性が高く、参加者に喜ばれるでしょう。ただし、後払いはトラブルが発生することが多いため、できる限り避けることをおすすめします。

適切とされる会費の金額について

会費の中には幹事代行サービスを利用する際の費用や会場費用、送迎代等が含まれています。そのため、会費はサービス内容や会場などの状況次第で大きく変わってきます。居酒屋の一室で行う同窓会であれば、飲み放題コースをつけても会費は数千円で満足できるでしょう。

しかし、規模が大きくなると一気にかかる費用が増えてきます。内容を豪華なものにすると、費用が一人あたり数万円かかる場合もあるでしょう。会費を設定する際に最も大切なことは、営利を目的にしないことです。必要以上に費用を回収すると「営利目的で同窓会を実施しているのか」と非難される可能性があります。

そのようなトラブルを避けるために、かかった費用は詳細に開示して、妥当な金額であることを証明できるようにしておきましょう。もしもこうした証明ができなければ、次回から参加者がいなくなったり、裁判沙汰になったりする可能性があるため、十分気を付ける必要があります。

幹事代行サービスは幹事の強い味方

幹事代行サービスを利用することで、手間のかかる会費の徴収も代行してもらえることがあります。サービスを利用する費用はかかりますが、業者を利用することで参加者に営利目的だと思われることや徴収に関するトラブルを減らすことができるでしょう。プロにまかせることで徴収方法についても適切なアドバイスを受けることができ、会費の徴収をスムーズに行うことができます。

せっかくの同窓会でトラブルを起こすことは避けたいため、プロに頼ることも一つの選択肢です。業者によっては領収書等も用意してくれるところがあります。代行を依頼できる内容は多岐にわたるため、相談しながら希望に合ったサービスを選んでいくとよいでしょう。

幹事代行サービスの費用については、一日につき2万円程度から依頼できます。依頼するサービス内容が多かったり、有名な幹事に依頼したりする場合には追加料金がかかります。会費にはこれらの費用も含める必要があるため、幹事だけでなく参加者も満足できる業者を選ぶことが大切です。

幹事代行サービスを用いた場合の費用などは会費から支払います。その会費についてはトラブルにつながることが多いため、状況が許すのであれば幹事代行サービスに徴収等を委託するとよいでしょう。また、金額によっては今後の参加率に影響を与える可能性があるため、プロである幹事代行サービス業者のスタッフとじっくりと相談して決めていくことをおすすめします

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