東京周辺の方に口コミで評判!同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

同窓会の幹事代行サービスを利用すればめんどくさがられずに済む?

公開日:2020/09/01  最終更新日:2020/08/07

同窓会を開催したいとき、会場の予約や同級生への通知、当日の進行役など、面倒くさいと感じる作業があります。手配する幹事はこういったさまざまな業務を行わなければならないため大変です。しかし同窓会の幹事代行サービスを利用すれば、手間なく簡単に開催できます。そこで今回は、幹事代行サービスのメリットをいくつか紹介します。

面倒な仕事を代行してくれるので便利

同窓会の幹事代行サービスとは、必要な作業をプロが代行してくれるものです。自分がやるにはめんどくさい作業はいろいろとあります。たとえば会場の手配や案内状の作成、印刷や発送などの出欠確認を依頼できます。当日の司会進行や写真・動画の撮影も依頼することが可能です。

二次会の手配まで対応しているなど、関係するすべての作業を注文できるでしょう。仕事を丸投げすることに抵抗があるようであれば、事前準備だけお願いするなどアレンジすることもできます。とくに幹事が頭を悩ませるのは卒業生の名簿から案内状を作成・印刷し、発送してから出欠者の確認をすることですが、これらの仕事を依頼するだけでも負担は軽くなります。

基本的に代行サービスは基本料金とは別に、いろいろなオプションを選択できますので、依頼したい業務を選ぶことが可能です。依頼するタイミングとしては、通常開催予定日の半年ぐらい前が目安で、SNSで連絡のつきやすい場合はサービス事業者に3カ月前でも依頼することが可能です。

依頼する際に必要なものとして、代表幹事の連絡先や卒業生の名簿を準備しておきましょう。名簿に連絡先がなくても対応しているサービス事業者もありますので、気軽に相談することが可能です。

連絡先がわからない人も探してくれます

幹事代行サービスを利用すると、いろいろなメリットがあります。一つは、少ない労力で同窓会を開催できることです。代表幹事は最小の労力で開催でき、同窓会のコントロールを幹事の意思で行うことができます。連絡先が不明な人にも案内できますので便利です。

最近はプライバシー保護から住所録のない卒業生名簿が多く、連絡先がわからず案内状が出せないこともあります。しかし幹事代行サービス事業者であれば連絡先が不明でも、SNSなどを駆使しながら連絡をつけることができるでしょう。サービスにはいろいろなオプションを選択でき、自由度の高い会を開催することが可能です。

専用ウェブサイトを提供していることもあり、プロに動画や写真の撮影を手配することもできます。ビンゴゲームやマジシャン、芸人などいろいろなパフォーマーを手配でき、フラワーアートなどを依頼することも可能です。自由度の高い同窓会を事業者と相談するだけで行うことができますので、面倒な仕事を削減できます。

信頼できる業者を見つけるのがポイント

同窓会幹事代行サービスは事業者によって異なりますが、一般的に同窓会の企画や卒業生名簿のデータベース化、出欠確認や案内状の作成から発送などに対応しています。同窓会専用ウェブサイトを運営管理したり、当日の受付や司会進行に対処したりすることも可能です。リーズナブルな価格で利用でき、幹事の希望やニーズを満たしてくれます。

ただ、いろいろな業者がありますので、まずは事業者のウェブサイトにおいて会社概要をチェックしたり、資本関連を確認したりして、信用できるかどうか判断することをおすすめします。プライバシーポリシー保護がしっかりしているかも大事なチェック項目です。個人情報の取り扱い方法をしっかりとチェックしましょう。

幹事代行サービスは卒業生の連絡先という個人情報を活用するため、利用料金の安さだけで幹事代行サービスを選ぶと、連絡先の情報などが流出するといった個人情報漏洩のリスクがありますので注意が必要です。きちんと信用のできる事業者を利用することによって、同窓会を成功させることができます。

 

同窓会の幹事代行サービスを活用すると、大変な作業を一任できます。必要な一連の作業を肩代わりし、出欠確認が難しくても対応してくれますので便利です。気軽に相談でき、名簿を持っていくとスムーズに打ち合わせをできるでしょう。信用のできる事業者を選択すれば、手軽に満足のいく同窓会を開催できます。

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