同窓会の幹事代行業者に依頼すると赤字リスクがなくなる

同窓会は数年や数十年に一度おこなわれるイベントです。学年単位やクラス単位でおこなわれるので100人以上が参加するケースもあるでしょう。開催するのに大変なのが幹事の仕事です。そんなときは無理をせず幹事代行業者に頼むことで面倒な業務をおこなってくれます。

赤字発生のリスクを限りなく減らせる

同窓会の幹事代行を依頼するメリットはやはり幹事さんの手間が省けて楽になることです。代行してくれることは多く大きな時間短縮が見込めます。自分たちでおこなうより質やスピードが上がります。ほとんどが会場の手配・名簿の入力・出欠管理・受付・司会進行などあらゆる業務をおこないます。

また、幹事代行業者に任せることで赤字のリスクがなくなります。幹事を引き受けようと思っても赤字のリスクのことは考えないといけません。自分たちで開催するのなら準備金を用意することになります。

せっかく用意しても予定よりも出席の人数が集まらなかったら赤字となります。代行すれば膨大な準備金がかからず参加人数が少なくても費用を請求されることはありません。最低ラインもしっかり計算して赤字リスクを減らすプランを立てられるからです。

始めから終わりまですべてサポート

当日も幹事代行業者が受付・司会進行・担当者のやり取り・写真撮影など多くの業務をおこなってくれます。特に100人を超える大規模な同窓会になれば連絡を取り合うだけでも手間がかかります。手分けして準備を進めても互いに連絡を取り合えば収拾がつかなくなります。

代行サービスを利用すれば1から10までの段取りを任せられるので滞りなく同窓会がおこなえます。業者によっては専用のSNSを利用して出欠席の管理をしています。いわば丸投げで楽しむことができるのです。二次会を開催する場合は二次会も同様にサポートしてくれます。お酒が入っている状態でまとめたり金銭を扱ことはリスクになるのでプロに任せれば安心です。

また、1回開催するだけでなく仲間との継続した付き合いができるのも利点です。多くはそのときだけの盛り上がってもその後に付き合いが発生しないケースが多いです。他のイベントや次回の同窓会の企画する交流場所がなくそのまま放置状態になってしまうことが多いです。管理がずさんになると次回が開かれないこともあり得ます。代行業者に名簿を管理してもらったりホームページ作成をしてもらうことにはメリットがあります。

費用負担も業者によって変わってくる

同窓会は開催するのは数年か数十年に1度です。めったにない機会なのでできればクオリティーを高くしたい幹事もいるでしょう。料金が高いからといって必ずしも満足度が高まるわけではありません。いくつかの幹事代行業者を比較・検討して決めることが大切です。一般的に料金は参加人数×会費で算出されます。

会費は平均8000円程度で、高くて10000円となります。30人規模で参加するなら24万円程度となります。料金がいくらになるか調べればあとは会費や必要なサービス次第と言えそうです。幹事代行業者は料金にそれほど差がなく、サービスを重視して選ぶことで満足度が上がります。

中には幹事負担がなく、当日の会費のみでサービスを提供する業者もあります。初めて幹事をする方は実績の高い老舗と言える業者を利用しましょう。個人情報を扱うので情報管理がしっかりしているプライバシーマークを取得した業者が信頼できます。代行に頼むことで手間なく便利になることでしょう。

しかし、すべてのサービスがほんとうに料金に見合うものなのでしょうか。だからこそ信頼できる業者では予算に応じたプランを用意してくれています。例えば、すべてのサービスではなくメンバーを集めるだけというお手軽なプランもあります。

同窓会の幹事をおこなう際は何かと面倒な業務が多いです。出席管理をしたり予算を確保したり開催までにおこなう業務は何かと大変です。当日おこなう業務も多く、幹事はお酒を飲みながらゆっくりと楽しむ余裕は限られてきます。そんなときは幹事代行業者を利用すると問題が開場されることがあります。

料金にはそれほど大差ないので業者選びは希望するサービスがあるかどうかにかかってくるでしょう。オプション費用などもきちんと調べて幹事代行を依頼してください。

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