同窓会幹事代行業者との打ち合わせの内容は？

同窓会の幹事がいざ行おうとするとき、何から手を付けたらいいのかわからないでしょう。

代行業者に依頼をすれば面倒な部分はほとんど業者が行ってくれます。

ただ幹事が何もしなくていいわけではなく、打ち合わせなども必要になります。

対象者に対してどうやって案内をするか

早い時は同窓会は卒業をしてすぐに行うときもあります。

3月に卒業して4月にもう集まっているときもあるかもしれません。

もちろん住所などがわかっているのですぐに連絡が付くので特に問題はないでしょう。

しかし高校を卒業するくらいから徐々に地元離れや交友離れが始まります。

大学進学や就職などで地元に住まなくなれば住所が変わりますし、大学などで異なる友人などが増えれば連絡も疎遠になります。

卒業から10年以上経過すると卒業時の名簿ではすべての人に案内を送るのは難しいかもしれません。

同窓会幹事代行業者を利用するときに行う打ち合わせの内容として、まずは対象者に対してどうやって案内をするかになるでしょう。

クラスや学年などがあるでしょうが、それぞれに所属している生徒とその時の担任の先生、担当してくれていた教科の先生などになるかもしれません。

今の情報の集め方としてはインターネットを利用する方法があります。

ホームページを作成して情報を募ったりSNS上に専用のグループを作って集めたりすることが多くなります。

個人情報に注意しながら集める必要があります。

会にふさわしい人数をどうやって集めるか

何らかの会や式を行いたいとき、それ相応の参加者が必要になるでしょう。

個人的に行う忘年会などなら最低二人ぐらいでも楽しめます。

しかし結婚式にそれぞれの参加者が数名となるとかなり寂しい式になってしまいます。

結婚式などでは人数集めのためにアルバイトを雇うなどもあるようです。

同窓会を行うにあたって幹事になるといろいろなことをする必要がありますが、日常の生活をしながら行うのは大変です。

その時に幹事代行業者を利用すると多くのことを業者が代行してくれるので助かるかもしれません。

と言ってもすべてを行ってもらえるわけではなく、適宜打ち合わせをしながらどうやって会を行うかなどを決めていきます。

その内容として会にふさわしい人数をどう集めるかがあります。

いざ案内は送ったものの一通も参加の返事が来ないとなるとやる意味がありません。

これまでしたことがない人は、どれくらいの人数が集まるといいのかわからないときもあります。

業者であれば最低これくらいの人数を集めればいい、その人数を集めるためにどうするのがいいなどの提案をしてくれるでしょう。

当日にどんな会にするかを相談する

同窓会にはいろいろなタイプがあります。

田舎のクラス単位で行うものなら、メンバー同士で一泊旅行をしたり料理店を貸し切って食事をする程度が多いでしょう。

旅行会社や料理店に予約をするだけで済み、特にその他の準備をする必要はありません。

一方都市部の学年単位で行うものとなると下手をすると数百人規模の参加があるかもしれません。

となると会場の確保が大変ですし、ただ食事を用意して好きに食べてくださいとするだけでは済まないでしょう。

幹事代行業者を利用するときの打ち合わせの内容として、当日にどんな会をするかがあります。

ある程度参加者の人数やメンバーが固まってきたら場所の確保を行います。

多くの人が参加しやすいように土日などの休日にそれなりの広さで食事ができるところを確保する必要があるでしょう。

当日の簡単なスケジュールを決め、場合によってはゲストを呼んだりするときもあります。

それらの人の芸などを見ることで盛り上がれるかもしれません。

こちらも代行業者がいろいろなアドバイスをしてもらえます。

先生に対する配慮なども必要になるでしょう。

まとめ

まずはどうやって対象者に連絡をするかでしょう。

名簿をもとに郵送したり、住所不明の人への連絡が必要になります。

会を行うのに必要な人数を確定し、当日にどこでどんな会にしていくかなどの相談をしていくことになります。