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同窓会の幹事代行なら会費の回収もおまかせできる?

公開日:2021/02/15  最終更新日:2020/12/18


楽しい同窓会も幹事になってしまうと、事前や当日にやることがたくさんあります。それが負担になって幹事は楽しめないとなれば、せっかくの機会ももったいないです。全員が楽しみな人と話す時間を持つには幹事代行を利用するのもよいでしょう。でも、どこまで対応してもらえるのかは疑問です。幹事としてやっかいな会費の回収までお願いできるでしょう。

会費の回収スタイルもさまざま

一般的に参加者の中から幹事を出すときには、会費は前もって回収することが多いです。会場への支払いが前払いのことが多く、幹事だけで一時的とはいっても負担するのは難しいです。もし、当日来ない人が出れば、キャンセル分も幹事が負担することにもなりかねません。

そのリスクを避けるためにも、公平性の面からも前払いのことも多いです。この場合は直接手渡しや振込をすることが多くなります。いちいち誰の分かをチェックしていくのも大変な作業です。他にも前払いしなくてよいケースでは、当日会場で受付係に渡してから参加という場合もあります。この場合は回収と参加がセットなので管理はしやすいです。

ただし、参加者人数を事前に把握できない、受付係が必要などのデメリットもあります。どちらの方法にしても、人手と時間がかかってしまうため、幹事代行に依頼できるなら幹事の負担が減ってスムーズです。一番やっかいな会費回収も依頼できるのかは依頼するときに見逃せないポイントでしょう。

会費回収の心配も不要の幹事代行が多数

案内の送付や会場の確保など幹事代行でできることはたくさんあります。他にも会費の清算も担当してもらえるので、幹事が代わりに立て替えたり、キャンセル分を払ったりすることもありません。

ですから、幹事だけにしわ寄せが来ることがないので安心です。当日に受付もお願いすることもできますから、参加者からきちんと会費を回収して誰の分かの管理も任せられます。しかも、それを取りまとめて会場に支払い、領収までやってもらえますから、回収した会費を数えて支払うといった面倒もありません。

幹事になっても同窓会中は進行や支払いのことで席を外すことがありません。これなら、多くの仲間と楽しむ時間をしっかりと確保できるため、同窓会参加者全員が平等に懐かしい時間を過ごせます。

中には当日に来られなくなって回収できない会費が発生しても、その分を補填するプランがある幹事代行業者もあります。すべてコミコミで一人当たりの会費を提案してくれるので、後からの面倒もありません。

二次会でもフォローしてくれるのは心強い

同窓会で会費が必要になるのは先生への贈り物や二次会でも同じです。この場合も、個人で幹事をする時には、実際にかかった金額を人数で割ったり、二次会も別途振込んでもらったり、会場で集めることになります。こうなると贈り物にも制限が出てきますし、あまり高いものだと不満も出てきて調整が大変です。

ここでも幹事代行は助けてくれます。打ち合わせの段階で会費に贈り物や二次会もあると伝えると、その分も加味して会費を決めてくれます。その金額で回収も代行してくれますから、なにを贈るのかを考えるだけで済みます。

本来は気持ちを込めて贈るものですから、それに集中できることは幹事代行を利用する大きなメリットになります。さまざまなノウハウを持っている幹事代行だからこそ、より無駄がないコストと方法で回収をしてくれます。同窓会をトータルでサポートを行ってくれるでしょう。

 

同窓会でやっかいな会費回収も、幹事代行を利用することで幹事の負担を軽減できます。また、当日キャンセルの場合のリスク管理や、支払いまでお願いできる業者もあります。参加者全員が楽しむ時間を持つためには、プロの力を借りると安心です。

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