幹事代行を使えば同窓会の開催がスムーズに

昔の仲間と久しぶりに会えて、交流できる同窓会は楽しいものです。しかしそれには条件があり、幹事でなければ楽しいものなのです。全体を管理する幹事になってしまうと、どうしてもみんなと同じ様には楽しめません。そんなときに使えるサービスが幹事代行です。主催を丸投げできるサービスですが、どういったことをしてくれるのかみていきます。

幹事はどうしても全力で楽しめない

飲み会の幹事というものは同じグループで開催していると持ち回りでやっていそうですが、そうではありません。つまり毎回同じ人が幹事をやっており、本人がよいというなら周りも甘えてしまうのです。幹事になるとどうしても全力で楽しめません。

開始までには全員の出席や遅刻を確認する必要があり、店とのやり取りも発生します。急遽増える場合は席の問題が発生し、急遽減る場合は食事の問題が発生するのです。そういった細々とした問題点を一つずつその場で解決しながら、自分も楽しく飲んで食べて酔っ払うというのは中々難しいのです。

しかもこれが居酒屋で料理はお店任せではなく、もっと企画の込み入ったものの開催であればさらに大変です。同窓会などはどこかのホテルの大部屋を借りることが多く、ホテルスタッフとの綿密なやり取りが必要になるでしょう。

そして挨拶やプレゼント、スライドやゲームなどイベントを盛り込むならばかかりっきりになってしまいます。幹事をやる人がいない、でもどうしても自分もしっかり楽しみたいといったときに使えるのが幹事代行サービスなのです。

幹事代行サービスがやってくれる事

幹事代行サービスは何でもやってくれるサービスです。同窓会を開催する場合を考えるなら、企画を立てるところから参加してくれます。場所の予約と参加者への連絡、イベントの準備から何からこちらがお願いすればやってもらえるのです。

単にこちらの希望を叶えるというだけでなく、プロの目線からこのぐらいの人数ならこういった場所がいい、同窓会ならこのようなイベントが向いている、そのための準備はこれが必要、などの助言をしてくれます。何よりも当日に完全にお任せできるのが大きく、幹事代行に頼まなかったとしたら幹事で忙しかったはずの代表者も参加者気分で同窓会に参加できるのです。会場の料理やドリンクの手配だけでなく、受付の準備や写真撮影、恩師への記念品の準備なども行ってくれます。

そしてイレギュラーであるドタキャン対応などもしてくれるので、幹事代行に任せていればすべてがスムーズに進むのです。一度お願いしたことのある人は一定以上の集まりでは必ず依頼するといわれるぐらい、欠かせないサービスになっています。

参加者リストを管理してイレギュラーに対応する

現在では携帯電話やネットワークの普及により、各個人の連絡が非常にスムーズに行えるようになっています。はぐれてしまったから探し回るといった行為はもう行われませんが、これが連絡手段を交換していない間柄だとそうは行きません。

同窓会の会場に辿り付けない、でも聞く人と連絡が取れない、そのようなときはお手上げになってしまいます。しかし幹事代行は初めに参加者のリストを入手しているので、幹事代行スタッフを中心に連絡網が完備されています。もし急遽行けなくなって、連絡する暇もなかったといった場合でも、幹事代行はプロの技で対応してくれるのです。

通常ならば幹事が誰か事情を知っている人がいないか探し回り、どうにかして理由を察知します。そこから店に連絡して欠員を知らせ、イベントに響く様なら調整しなければなりません。幹事代行はこういったイレギュラーな場面もスムーズに対応してくれるため、代表者が冷や汗をかく必要もないのです。

幹事代行サービスを利用することで、幹事でも参加者と同じ様に楽しめるようになりました。また事前の準備も全て任せることができるため、幹事の負担を最小限に抑えられるでしょう。幹事を任された方は、幹事代行サービスも検討してみてください。

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