同窓会専用ホームページ作り方｜幹事代行サービス利用が便利

同窓会を開催する際、会場探しや案内状の準備に追われがちになりますが、専用ホームページ作りも同じくらい大切です。開催日など細かな情報はもちろん、掲示板で懐かしい面々と雑談できたり参加の呼びかけにも使えたりします。会員登録が必要なSNSサービスとは違い、容易にアクセスできて参加率も伸ばしやすい専用ホームページの作り方を解説します。

専用ホームページに基本情報・機能を搭載する

専用ホームページに基本情報を掲載するところから始めてみましょう。必要なのは開催日時や会場を掲載した同窓会開催情報のページ、挨拶のページです。案内状を既に送付していても紛失したり、外出先でふと予定を再確認したりしたい際に何かと便利だからです。

会場の公式ホームページや地図アプリとリンクしておけば、さらに便利になるでしょう。また、挨拶のページでは開催にあたっての呼びかけ、参加率向上に貢献できます。同窓生と恩師の挨拶文を載せれば、参加意志が固まりやすくなるためおすすめです。

次に必須なのが、転居先不明者の情報を共有するページです。卒業から時間が経つほど、転勤や結婚などで転居して住所不明になる割合が増加します。同窓会の準備の中でも困難なのが、転居先不明者とのコンタクトです。このページに転居先がわからない同窓生を掲載して、他の方から情報を募ると効率がよくなります。

名前は旧姓で掲載するか、もしくは現在の姓名の後に括弧をつけてその中に記すとよいでしょう。注意したいのは、転居先不明者の名前を掲載するのは同窓生のみが閲覧できるページにすることです。同窓生の集まりとはいえど、個人情報の保護は厳重に行ってください。

出席・欠席にまつわる機能とコミュニティページも忘れずに

続いて出席率を向上させる出席や欠席にまつわる機能の追加です。出欠状況を専用ホームページ上で確認できれば、迷っている人の背中を押すことになるでしょう。消極的な方も、人数が増えるごとに参加意欲を刺激することになるためおすすめです。

ホームページ上に出欠表明ができるボタンを作成しておくのも、出席率を上げやすくなります。なお同級生同士で、雑談ができるコミュニティページを作成するのもよいでしょう。

たとえば、無料ブログの掲示板機能を活かしたり、SNSの非公開コミュニティ機能を使ったりします。最初のうちは幹事の方々が準備中に出てきた話題などを提供しておけば、徐々に参加者がコメントを載せるでしょう。雑談が盛り上がるほど、当日の参加率がアップするのでぜひ作成してみてください。

作成が困難な場合は幹事代行サービスがおすすめ

幹事代行サービスとは、文字通り同窓会の幹事の役割を代わりに担ってくれる会社です。会場の手配から案内状の送付・出欠管理などの準備、会の進行や会計および二次会の手配などあらゆる作業を担当するため便利です。もちろん専用ホームページ作成も行う会社がほとんどであるため、ページ作りに難航している方は幹事代行サービスの利用を検討してみてもよいでしょう。

代行サービスを利用した場合のメリットとして、当日は幹事も楽しめることが挙げられます。自身で幹事を行っていると、当日も運営や進行に追われて、満足に楽しめない状況になりがちです。しかし代行サービスを利用することで負担が激減するので、他の参加者と同様に楽しめるでしょう。

赤字のリスクが少ないのも、幹事代行サービスの強みといえるでしょう。人数が多い場合は大きな会場が必要となりますが、その分多額の手付金や参加人数に満たなかった場合の補填、キャンセルが発生した際の負担など赤字のリスクは常につきまといます。しかし代行会社は、費用の最低ラインを予測しつつ会場の調整が可能です。

同窓会は卒業後に一旦離れた縁を再び深め、新たな交流を生み出す大切な機会です。出欠状況やコミュニティに加えて、卒業アルバムや思い出の場所の写真をアップロードすればさらに参加意欲は高まります。もし専用ホームページの作り方について悩んでいる、会の準備や進行に不安があるなどの場合は幹事代行サービスがおすすめです。

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