同窓会でドタキャンした人がいると幹事代行業者に追加でお金を支払う？

同窓会は幹事代行業者に頼むことが増えてきています。その方が何かと楽だからです。しかし、代行してもらうからには費用が発生します。当日までの間にいろいろとトラブルが生じることもあるでしょう。

たとえば、ドタキャンした人がいる場合の費用はかかるのかどうかなど、細かなところも事前に確認しておかなくてはなりません。

細かなトラブルに対して確認しておこう

同窓会では細かなトラブルが発生することがあります。遅刻したり、会場を間違えたりといったことはよくあることです。特に幹事代行業者に当日の進行なども任せている場合には、このようなちょっとしたトラブルでも代行業者に迷惑をかけてしまうことになります。

特にドタキャンとなると面倒です。あらかじめ頼んでおいたコース料理をキャンセルしたり、出席人数の確認を何度もしたりというように手間がかかってしまうからです。そもそも代行してもらっているので、いろいろとやりとりをすることになります。どのようなトラブルが起きたらどのように対処するのか、あらかじめ聞いておきましょう。

ドタキャンとなると、予定していた会費もその人の分、もらえなくなってしまいます。代行業者に支払う費用が少なくなってしまうので、会に参加する人の間でも話し合っておかなくてはなりません。いずれにしても、どんなトラブルにも素早く対応できる業者にお願いしておけば安心です。

知名度の高い業者や実績のある業者などを選びましょう。そして、トラブルが起きても追加料金が発生しないような業者を選べば費用的な面で戸惑うこともありません。

追加料金が発生するかどうか確認しよう

同窓会を開く場合、案内状を発送することになります。そこで出欠確認を取ることになるのですが、出席の連絡があったにもかかわらず、当日ドタキャンをするという人もいるはずです。このような場合、幹事代行業者に全てを任せているとなると困ります。

追加料金が発生するのかどうか、事前に確認しておきましょう。何人もドタキャンがいて、追加料金が発生するとなれば、相当な費用になってしまうかもしれません。通常、ドタキャンしたからといって幹事代行業者に追加料金を支払うことはありません。しかし、これは業者によって異なります。

いくらくらいかかるのか、事前に確認しておかないと莫大なお金が発生するかもしれないので大変です。しかも、誰がその費用を支払うのか決めておかないと、同窓会に参加する人の間でトラブルとなってしまうことでしょう。業者とは細かな打ち合わせをしておくことが大事です。

サービス内容の良い業者にお願いしよう

同窓会で幹事代行業者を利用するのなら、少しでもサービス内容の良い業者にお願いした方がお得です。各業者にはさまざまな特徴があります。たとえば、案内状の発送から会が終わるまで担当してくれるといったところもあれば、会の幹事だけしかおこなわないというところもあるのです。

少しでも楽をするためには全て任せられる業者にお願いしたほうがいいでしょう。どこからどこまでやってもらえるのか、確認しておくことが大切です。

また、さまざまなトラブルが発生することもあります。どんなトラブルにも迅速に対応できるような業者なら安心です。ドタキャンされた時の対処法など、いろいろと確認しておきましょう。

同窓会を幹事代行業者に任せる場合には、事前に細かな点も確認しておいた方がいいかもしれません。たとえば、追加料金が発生するのはどんなときなのか、ドタキャンした人がいた場合には追加料金が発生するのかというように、当日までの間にいろいろなトラブルが生じるかもしれません。

それぞれの対処法などについても確認しておきましょう。つまり、綿密な打ち合わせが必要です。できるだけ追加料金が発生することなく、サービス内容が充実している業者にお願いしましょう。

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