同窓会の幹事代行サービスで幹事が自腹を払わないといけなくなるケースは無くせる？

同窓会は楽しいものですが、参加者から会費を徴収しても支払う金額には足りないことがあります。皆が帰ってしまったり言い出せる雰囲気ではなかったりすると、不足分を幹事が自腹で支払うことも。幹事代行サービスを頼んでおけば、幹事は自腹で払うことはなくなります。その理由をサービス内容から確認してみましょう。

なぜ徴収した会費では足りないのか

同窓会で幹事が徴収する会費は、本来ならば全体の費用を参加者で均等に割っていますから、不足分が出るはずがありません。しかし、なぜ支払いに足りなくなってしまうのかというと、単純なミスとしては計算が間違っている場合があります。食べ物や飲み物の料金だけでなく、会場を貸切にするための料金や、同窓会で使った機器のレンタル代などが入っていないと、かなりの金額が不足してしまうことに。

また、こういった同窓会でよくあるのが、開催直前にキャンセルをする人がでてくることです。直前になるとすでに食材の準備などはできていますから、キャンセル代がかかります。しかし、会場に来ていないので、本人からは徴収できないという理由から、不足するという事態が発生。

一方では、参加したのに、徴収前に帰ってしまう人も。計算間違いなどは幹事の不注意ですが、それ以外のことはどんなに気を付けても起こる可能性があります。幹事を引き受けたのならばその点は覚悟しなければいけません。

幹事代行サービスとはどんなことをしてくれるのか

幹事代行サービスを頼めば、会費が不足したときに幹事が自腹を切る必要はなくなります。その幹事代行サービスとはどのようなサービスなのかというと、本来は幹事がしなければいけない作業を一手に引き受けてくれることです。会場や提供される飲食物の手配はもちろんのこと、当日の受付や司会進行まで頼めますから、幹事の負担は大幅に減らせるでしょう。

ネット上に専用のコミュニティサイトを開設するサービスもありますから、同窓会の内容を告知するのも簡単で、出欠も全員が把握できます。同窓会の幹事も、普段は仕事や育児で忙しい人も多いので、片手間で準備をしているとよい会場を予約できなかったり、料理の質に問題がでたりすることも。しかし、幹事代行サービスなら、幹事が仕事や家事で一生懸命に働いているときも、代わりに準備を進めてくれますから、クオリティーの高い同窓会を開催が可能です。ある程度の料金は必要ですが、十分に見合ったサービスが提供されます。

なぜ幹事代行サービスを頼むと幹事は自腹を切らなくてもいいのか

幹事代行サービスでは、受付スタッフを派遣して入り口で会費の徴収を行います。同級生だけの集まりでは、おしゃべりをしていて徴収し忘れが発生することがありますが、幹事代行サービスでは、事前に渡された名簿を元に誰が支払っているのかを把握できるので、徴収し忘れることはありません。同窓会だと恩師に対しては遠慮してしまうこともありますが、派遣された受付スタッフは、事務的に徴収をするのでしっかりと支払ってもらえます。

万一、直前のキャンセルが発生したときでも、幹事にその料金をまとめて請求することはしない仕組みです。その料金をどうやって徴収するかは、サービス会社毎に異なりますが、キャンセルに対して一定割合までならば追加料金がかからない保証制度などもありますから、依頼をするときにはその点をよく確認しておくとよいでしょう。このように幹事が自腹で払うことがなくなれば、リスクを嫌って幹事に立候補しなかった人もやってみようという気持ちが生まれやすいでしょう。

同窓会の幹事は、会費を計算ミスしたり直前のキャンセルや徴収のし忘れなどが起きると不足分を自腹で払う場面がでてきます。そうした事態に備えて会場の予約から受付・司会進行までを請け負う幹事代行サービスに頼めば、幹事がリスクを負うことを避けられます。受付スタッフによる正確な会費の徴収に加えて、キャンセルなどが発生しても幹事に一括請求がくることはありません。便利な幹事代行サービスを利用すれば、同窓会の開催が格段に楽になります。

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