同窓会に恩師を招く際の会費はもらうべき？

同窓会に参加したことはある場合、いつも不思議に思うのはいったい誰が決めて行われるのかということです。卒業前に決まっている場合もあり、一般的には誰がやってもOKというのが同窓会の幹事でしょう。最近は幹事代行サービスがあり、プロにお任せすることもできます。幹事代行サービスを利用すればさまざま任せることができ便利です。

同窓会の「具体的な会費の中身は何か？」

同窓会を行うにあたって、開催する地域や場所や年齢によって費用が大きく異なってきます。

たとえば70人以上が参加した同窓会の場合、全国平均でみると5,000～10,000円の間くらいです。内容については飲食以外にも、会場使用料(プロジェクター利用などの設備費)、案内状の印刷と発送費、当日備品代(名札、パンフレット、筆記用具)がかかります。

さらに、先生方へのプレゼント代(花束、おみやげなど)、恩師を招待する場合は接待費、参加者への記念品代(印刷された集合写真配布、写真のデータを記録したDVDなど)、急なキャンセル発生時の予備費などです。

今まですでに参加したことある方も、こうしてみると案外さまざまなお金がかかっていることに気づくでしょう。また、問題が起こり、急にキャンセルをすることも充分起こりうるので、幹事側も困らないよう資金不足がないようにする必要があります。

同窓会は「どこで開催されるか？」

開催するにあたって重要なのは場所となります。学校を卒業してから地元におさまる人もいれば、どこかへ引っ越す人などさまざまな状況で皆が集って開催されます。主に高級ホテルや結婚式場、中堅ホテル、レストラン、居酒屋、屋形船、クルージング、その他市や区が運営している施設を利用するようです。

基本的には年齢が高くなるほど会費が高くなる傾向があります。会場選択には会費に大きな差がでるので、会の目的や規模によって選ぶ必要があります。たとえば、名門校や大学の同窓会なのか、または中学高校の学年全体の同窓会なのか、少人数クラス会なのか、特別感を出したい同窓会なのかどうかなどです。

また集まる時期については40代の同窓会がいちばん多いようで、それから順に30代、50代、20代となっているようです。コミュニティー別の開催割合でいうと、中学がいちばん多く、次いで高校となります。

同窓会に招いた「恩師は会費を払うかどうか？」

同窓会を開催するとき、恩師を招く際の会費はもらうべきかどうかですが、この疑問は皆さんあることでしょう。幹事もどうするか悩むようで、さまざま相談が寄せられます。会費を払う会費制にするのか、恩師だから会費をもらわない招待制にするのかどうかです。招待制にするメリットとしては当時の恩師への感謝を伝えることができます。

逆にデメリットは招待費を参加者の上乗せにするため負担がかかることです。近年では恩師も会費制にするところが圧倒的に多いようです。先生方が何人来られるかわからず、人数の把握は難しいため、予備費を想定した会費設定が難しいようです。

たとえば5人ほど先生がいらっしゃるという連絡をいただいても、何かトラブルなどで出席が難しくなることも充分起こります。それなら最初から恩師の会費を負担するということに決めた方がスムーズに進めることができるでしょう。

その他、恩師から会費をいただいた場合は、花束や記念品などプレゼントでお返しするという方法もあるようです。このような場合も幹事代行サービスを利用することで、もし恩師から会費をいただく場合も幹事が直接頼むよりはスムーズに支払いをお願いできるでしょう。

このように同窓会を開催するにあたって、さまざまな準備から始まり、さまざまなことに会費が使われることがわかります。それは同窓会幹事代行のプロにお任せすればスムーズにことが進むうえ、皆がなかなかやりたがらないような面倒な作業も省けます。恩師を招く際の会費はもらうべきかどうかは判断が難しいところですが、もし負担することになっても当時の感謝の気持ちを込め、気持ちよく払いたいものです。

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